I dialogen "Kontroll av leverantörsfakturor" visas och arbetar man vidare med de leverantörsfakturor som buntuppdaterats.
När man gör en ändring av en leverantörsfaktura och konteringen redan är godkänd och ett verifikationsnummer är uttaget sker inte någon kontroll mot konto och bokföringsdatum.
När man godkänner en faktura (attest, kontering eller båda delarna), sätts fokus på nästa faktura. Denna funktion kan styras via en systeminställning (flagga.) Om man aktiverat systeminställningen (flaggan) "Hoppa ej till nästa leverantörsfaktura" ligger fokus kvar på den post man just uppdaterat.
Det finns en funktion för att sätta upp krav på fler än en attesterare för att en leverantörsfaktura skall bli godkänd för betalning. Om man vill ha flera attesterare aktiveras detta per lager genom att man lägger upp lagernycklar.
Nycklar skall vara med nyckeltyp = "#LFA1" för extra attesterare nivå 1 och om man önskar två nivåer lägger man även till nyckeltyp "#LFA2". Som nyckeldata för respektive nivå lägger man in användarsignaturen för respektive attesteringsnivå.
Därefter knyts nycklar i lagerregistret för aktuellt lager
Logiken blir enligt följande:
När den "vanliga" attestören (oftast inköparen) godkänner en faktura för betalning loggas detta som ett meddelande (i fliken statusinformation) på fakturan som sedan automatiskt delegeras till den användaren som är angiven på nyckel som första extra attesterare. Status på fakturan är då fortfarande ”ej godkänd för betalning”.
När den extra attestören godkänner sker samma sak om det finns angivet en nivå 2.
När det saknas en nästa attestnivå blir fakturan godkänd för betalning.
För respektive steg i attestkedjan sker en loggning av meddelande på fakturan.
En och samma attestperson skall aldrig behöva godkänna fakturan mer än en gång.
Attestansvarig för visst lager
En nyckeltyp kan läggas till för att knyta en viss användare som attestansvarig för visst lagers leverantörsfakturor. Nyckeltypen skall heta #LFA34.
Konteringsansvarig på leverantörsfakturan hämtas enligt följande prioritetsordning:
1 – Leverantörsregistrets lagerflik
2 – Leverantörsregistrets reskontraflik
3 – Lagerregistrets nyckelflik
4 - Attestansvarig från användarregistret (roll Attestansvarig leverantörsfakturor klient)
Längst upp i betalningsdialogen har man möjlighet att filtrera och sortera datat med hjälp av de olika fälten som visas.
De uppgifter/fält i dialogen som kan ändras/redigeras av användaren har normalt en vit bakgrundsfärg. När de markeras ändras färgen till gul och tydliggör på detta sätt var markören står och vilket fält som för tillfället redigeras.
Vill man använda tangentbordet för att klicka på en dropplista (pilfält) använd funktionstangent F4. Växling mellan flikar sker med tangentkombinationen Alt + understruken bokstav/siffra i rubriken, t ex. Alt + D för att aktivera fliken Detaljpost.
Öppnar sökdialog beroende på i vilket
fält markören är.
Referensregister, kan öppnas med F4-tangenten
Dialogen "Kontroll av leverantörsfakturor" är indelad i åtta olika flikar:
Visar de fakturor som är av fakturatypen "Varuinköp" och markerade att matchning skall ske (manuell eller automatisk) men som ännu inte är matchade. Fakturorna visas även om de inte bokförda (=prel.konterade) eller attesterade osv.
Innehåller de fakturor som inte är slutkonterade (dessa kan också vara icke betalningsgodkända)
Innehåller fakturor som inte är klara för betalning (de kan samtidigt vara preliminärkonterade, dvs ej bokförda)
Innehåller fakturor klara för betalning (men kan vara preliminärbokade)
Visar de fakturor som är godkända för betalning.
Innehåller fakturor skickade för betalning men som inte återrapporterats
Innehåller fakturor där betalningsuppdraget är återrapporterat, dvs all historik.
Genom att markera en faktura och därefter välja fliken "Detaljpost" kan man godkänna kontering, godkänna betalning men också makulera kontering och makulera faktura.
Stänger dialogen för Leverantörsfakturakontroll. Finns även som knapp
på knappraden 
.
Visar alla öppna dialoger/fönster. Klicka på det fönster som skall ligga överst.
Fönsterdialogen går att ändra i storlek och flytta till önskad plats i skärmen.
sfakturor
Här anges det bolag för vilket man vill registrera leverantör
Leverantörsnummer, används för selektering. Om man inte vet leverantörsnumret kan det sökas fram med hjälp av leverantörssökningen som startas med knappen med två prickar.
Varuleverantör
Systemet visar automatiskt både vanliga och kreditfakturor men om man endast vill se någon av typerna väljer man det här.
Valutakod
Välj på vilket fält sorteringen av leverantörsfakturorna ska ske. Sorteringsordningen gäller för samtliga flikar.
Lager
Sorteringsordning stigande eller fallande på det begrepp man valt i fältet ovanför.
Ankomstdatum. Filtrerar bort leverantörsfakturor äldre än angivet datum.
Fakturadatum från och med. Datum sätts automatiskt till ett datum bakåt i tiden som räknas fram genom att ta dagens datum och backa det antal dagar som anges i systembeloppet "Antal dagar bakåt i tiden faktdatum fr.o.m".
Fakturadatum till och med.
Filtrering på typ av kontroll (Ingen, Manuell, Automatiskt eller <samtliga>). Fältet kontroll visas i kolumn i datablad i flikarna "Ej matchade", "Ej bokförda" och "Ej attesterade".
Om löpnummer anges öppnas detaljinfofliken när man trycker [enter]. Man har också möjlighet att söka leverantörsfaktura via sökknappen vid löpnummerfältet.
Filtreringsknapp som aktiverar vald filtrering.
Knappen hämtar fram nytt data efter ändring i filtrering.
De leverantörsfakturor som inte ska visas i fliken ska ha inleveranskontroll
"ingen" (kod 0 i fältet matchas). Har levfakturan 0 ska den
inte matchas och kommer aldrig att visas i fliken, oavsett vilken status
som ligger på fakturan/fakturaraderna.
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Löpnummerserien behöver inte vara unik utan kan återanvändas. (Däremot måste levfakdokid vara unikt och den nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren.)
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturanummer
Leverantörsfakturans ankomsdatum
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), ange den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Valuta
Moms i fakturans valuta
Fakturabelopp inklusive moms omräknat till svenska kronor (basvaluta)
Här visas vem som ansvarar för leverantörsfakturan.
Visar om varorna levererats av annan leverantör än den som fakturerar.
Aktuellt lager
Visar vilken typ av inleveranskontroll som är aktuell (Ingen, Manuell eller Automatiskt)
Egen informationstext som lagts in på fakturan.
Innehåller preliminärkonterade fakturor (dessa kan också vara icke betalningsgodkända)
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Löpnummerserien behöver inte vara unik utan kan återanvändas. (Däremot måste levfakdokid vara unikt och den nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren.)
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturanummer
Leverantörsfakturans ankomsdatum
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), ange den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Valuta
Moms i fakturans valuta
Fakturabelopp inklusive moms omräknat till svenska kronor (basvaluta)
Här visas vem som ansvarar för leverantörsfakturan.
Visar om varorna levererats av annan leverantör än den som fakturerar.
Aktuellt lager
Visar vilken typ av inleveranskontroll som är aktuell (Ingen, Manuell eller Automatiskt)
Egen informationstext som lagts in på fakturan.
Innehåller fakturor som inte är klara för betalning. De kan samtidigt vara preliminärkonterade, dvs ej bokförda.
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Löpnummerserien behöver inte vara unik utan kan återanvändas. (Däremot måste levfakdokid vara unikt och den nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren.)
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), ange den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Valuta
Differensvärde mot rader
Antal varurader
Fakturanummer
Leverantörsfakturans ankomsdatum
Leverantörsfakturans förfallodatum
Antal dagar kvar/överskridet jämfört med förfallodatum
Bokföringsdatum
Här visas vem som ansvarar för leverantörsfakturan.
Visar om varorna levererats av annan leverantör än den som fakturerar.
Aktuellt lager
Visar vilken typ av inleveranskontroll som är aktuell (Ingen, Manuell eller Automatiskt)
Egen informationstext som lagts in på fakturan.
Innehåller fakturor som är klara för betalning men de kan vara preliminärbokade.
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Löpnummerserien behöver inte vara unik utan kan återanvändas. (Däremot måste levfakdokid vara unikt och den nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren.)
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturanummer
Leverantörsfakturans ankomsdatum
Leverantörsfakturans förfallodatum
Antal dagar kvar/överskridet jämfört med förfallodatum
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), ange den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Valuta
Här visas vem som attesterat leverantörsfakturan.
Visar om varorna levererats av annan leverantör än den som fakturerar.
Aktuellt lager
Egen informationstext som lagts in på fakturan.
Visar de fakturor som är godkända för betalning och ligger som betalningsförslag i "Hantera betalningsunderlag"
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Löpnummerserien behöver inte vara unik utan kan återanvändas. (Däremot måste levfakdokid vara unikt och den nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren.)
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturanummer
Leverantörsfakturans förfallodatum
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), ange den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Valuta
Sättet som används för att betala leverantörens faktura
Betalningsdatum
Betalningsbelopp (kan skilja från fakturabelopp om det är en delbetalning)
Visar om varorna levererats av annan leverantör än den som fakturerar.
Aktuellt lager
Egen informationstext som lagts in på fakturan.
Innehåller fakturor skickade för betalning men som inte återrapporterats
Överst i dialogen ligger betalningsbuntarna samlade där buntnummer, antal ingående leverantörsfakturor och totalt buntbelopp redovisas. Genom att markera en bunt ser man de inneliggande leverantörsfakturorna i nedre delen av dialogen.
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Löpnummerserien behöver inte vara unik utan kan återanvändas. (Däremot måste levfakdokid vara unikt och den nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren.)
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturanummer
Leverantörsfakturans förfallodatum
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), ange den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Valuta
Sättet som används för att betala leverantörens faktura
Betalningsdatum
Betalningsbelopp (kan skilja från fakturabelopp om det är en delbetalning)
Visar om varorna levererats av annan leverantör än den som fakturerar.
Aktuellt lager
Egen informationstext som lagts in på fakturan.
Innehåller fakturor där betalningsuppdraget är återrapporterat.
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Löpnummerserien behöver inte vara unik utan kan återanvändas. (Däremot måste levfakdokid vara unikt och den nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren.)
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturanummer
Leverantörsfakturans förfallodatum
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), ange den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Valuta
Sättet som används för att betala leverantörens faktura
Betalningsdatum
Betalningsbelopp (kan skilja från fakturabelopp om det är en delbetalning)
Visar om varorna levererats av annan leverantör än den som fakturerar.
Aktuellt lager
Egen informationstext som lagts in på fakturan.
I denna flik kan man godkänna kontering, godkänna betalning men också ändra eller makulera kontering och makulera faktura.
Under Detaljpost klickar man på knappen "Godkänn för betalning" när fakturan är färdigkonterad. Därefter kommer fakturan med när man gör urval på fakturor under "Hantera betalningsunderlag".
Om man ändrar belopp, momsbelopp eller valuta på en tidigare ankomstkonterad faktura påverkas också ankomstverifikatet. I de fall ankomstverifikatet har förts över till redovisningen skapas ett vänt verifikat som neutraliserar det tidigare. Det skapas också ett nytt verifikat med de nya beloppen. Det vända verifikatets datum är det samma som grundverifikationen om denna bokföringsperiod fortfarande är öppen, annars blir datumet den första vardagen i den äldsta öppna perioden. Alla dessa händelser loggas i meddelandeloggen och visas i fliken "Statusinformation".
När fakturan är klar för betalning klickar man på ”Godkänd för betalning”. Fakturan kommer därefter med i betalningsförslaget under ”Hantera betalningsunderlag”.
I samband med att man godkänner konteringen får leverantörsfakturan ett verifikationsnummer och blir slutkonterad
Godkänner både kontering och betalning i ett moment
Makulerar aktuell leverantörsfaktura
Används om konteringen är felaktig ock skall ändras. Vid makulering av kontering skapas automatiskt ett vänt verifikat som neutraliserar det tidigare. Det vända verifikatets datum är det samma som grundverifikationens om denna bokföringsperiod fortfarande är öppen, annars blir datumet den första vardagen i den äldsta öppna perioden. Efter makulering kan man på det nya verifikatet ändra de uppgifter som tidigare var felaktiga och därpå godkänna det. Alla dessa händelser loggas i meddelandeloggen och visas i fliken "Statusinformation".
För beskrivning av fält och underflikar, se Registrering av fakturor Detaljpost
Man kan ändra priset på en redan konterad levfaktura utan att behöva makulera konteringen genom att aktivera systeminställningen (flaggan) ”Tillåt ändring av bokförd leverantörsfaktura”. Om flaggan är markerad tillåter systemet att man tar bort eller redigerar rader på en redan bokförd leverantörsfaktura.
Det är möjligt att ta bort och/eller ändra rader från en leverantörsfaktura som är inlästa från en EDI-fil. Den tidigare spärren mot detta kan upphävas genom systeminställningen (flagga) ”Tillåt ändring av rader från EDI-faktura”. Om flaggan är aktiverad tillåter systemet att man tar bort eller redigerar originalinformation från importerade EDI-fakturor.
Markera aktuell faktura och byt till flik "Detaljpost"
Samtliga uppgifter i vita fält går att ändra. När fakturan är färdigkonterad godkänner man konteringen genom att klicka på "Godkänn kontering". I samband med att fakturan godkänns får den ett verifikationsnummer och finns för utskrift/efterbearbetning under ”Verifikationer”.
I samband med att verifikationen skapas görs en inleverans och en följesedel av direktbeställningar. Om man har aktiverat flaggan för obligatorisk inmatning av följesedelsnummer ligger inleveransen kvar i dialogen för inleveransregistrering.
Om fakturan är inlagd som ”Preliminär faktura” utan att manuell/automatisk Inlevkontroll är vald (finns under Hanteringsuppgifter) och därefter uppdaterad med bunten så sker ev komplettering av inleveranskontroll på formuläret ”Kontroll av leverantörsfaktura”. Väljs "Manuell Inleveranskontroll" visas ytterligare tre flikar för att kunna hantera rutinen.
Gå igenom de olika posterna i fliken "Inleveranser" och markera den/de rad(er) som hör till inleveransen genom att klicka på knappen "1.Markera rader" (om alla rader ska markeras), eller bocka i rutan ”M”. Därefter klickar man på knappen "3.Hämta markerade rader". Då kommer inleveransens varurader att läggas in under fliken ”Varurader” och programmet skiftar automatiskt över till fliken "Varurader".
Om man behöver göra någon förändring av t ex fakturerat antal, pris/st på fakturan, eller rabatt i procent klickar man på knappen "3. Redigera rader". (Övriga uppgifter i gröna fält kan ej ändras.)
När man byter till fliken "Kontering" ser man att kostnadsbeloppet konterats med korrekt belopp och att kontot hämtats från Grundregister – Produktgrupper (som aktuell produkt tillhör) eller från Referensregister - Övrigt - Konteringsregelverk. Om man använder inleveranskontroll bör man därför inte sätta upp något varukostnadskonto på leverantören.
Om fakturan inte är betalningsgodkänd går man in under fliken "Ej attesterade", markerar den aktuella raden och klickar därefter på fliken "Detaljpost".
Man kan attestera fakturorna på tre sätt. Antingen här i fliken detaljinfo i "Kontroll av leverantörsfakturor" där klickar man på knappen "Godkänn för betalning", eller i någon av dialogerna "Attestering av leverantörsfakturor" eller "Attestregistrering av leverantörsfakturor".
När en faktura har blivit attesterad kan man skapa ett betalningsunderlag där fakturan ingår. Man kan ”ångra” godkännandet genom att ändra atteststatus i fliken detaljinfo i Kontroll av leverantörsfakturor ända tills fakturan ligger på ett betalningsförslag.
Fakturor som är betalningsgodkända (men kan vara preliminärbokförda) hamnar under fliken Attesterade. Är konteringen tidigare godkänd kan man makulera den och istället ändra konteringen till den korrekta.
Markera fakturan och byt till flik "Detaljpost".
Klicka på knappen "Makulera kontering".
Byt till fliken "Kontering" så visas ett nytt förslag på kontering. Kostnadsbeloppet är konterat med korrekt belopp och kontot har hämtats från Grundregister – Produktgrupper som aktuell produkt tillhör eller från Referensregister - Övrigt - Konteringsregelverk. Om man använder inleveranskontroll bör man därför inte sätta upp något varukostnadskonto på leverantören.
Fälten är nu öppna för att man ska kunna ändra både belopp och konton (koddelar). Därefter godkänner man återigen konteringen på knappen "Godkänn kontering". Detta innebär att två verifikationer skapats, en som vänder den ursprungliga konteringen och en på den nya konteringen. Dessa finns nu i Redovisning – Verifikationer där kan man skriva ut bokföringsunderlag.
Här visas de fakturor som godkänts under hantera betalningsunderlag men ännu inte har återrapporterats. På dessa fakturor kan konteringen makuleras även om de är slutkonterade.
För de betalda fakturorna som återrapporterats gäller samma som för fakturorna under Betalningsuppdrag. Dvs det går att makulera en kontering fast fakturan är återrapporterad. Om den ursprungliga konteringen innehåller kommande periodiseringar så skapas även makulleringar på dessa, med rätt datum, så man behöver inte åtgärda dem manuellt.
Fakturor som inte har skickats för betalning/är betalda kan makuleras. Är konteringen godkänd ska den makuleras först. Därefter kan fakturan makuleras. Markera fakturan som vanligt under Kontroll av Leverantörsfakturor och tryck på Detaljposter. Klicka på knappen "Makulera faktura". En verifikation skapas som vänder konteringen.
Det finns två sätt att hantera detta:
Man kan "antiattestera" en faktura, dvs ändra atteststatus till exempelvis "Ej godkänd för betalning" eller "Skall ej betalas". Detta fält var tidigare låst men är nu öppet för redigering.
Man kan lägga upp ett nytt betalningssätt som man t ex kallar "Stoppad för betalning". Välj detta betalningssätt på aktuell faktura. Vill man sen ta ut en lista på dessa går man till "Hantera betalningsunderlag" och skapar rader på detta betalningssätt. Skriv ut listan och rensa därefter betalningsraderna.