PayEx används främst vid privatkunder som handlar via webbutik och betalar med kort. Vid köp genereras ett kontrollnummer som läggs med som referensnummer på ordern. Ordern får en särskild fakturatyp (anges som systeminställning (referens)). Ordrarna genererar utleveranser och därpå fakturor som hamnar i kundreskontran. En betalningsfil kommer via mejl från PayEx och denna matchas på samma sätt som en BG-/PG-fil
Om en matchning inte kan skapas (t ex om prishöjning har skett mellan ordertillfälle och matchning) skapas ett ärende i ärendehanteringen så att man kan följa upp och rätta till problemet. Om differensen är mindre än 1 krona bokas fakturan av med automatik (avrundning), annars matchas den inte.
Anger fakturatyp för kortbetald webborder. Används vid import av order via Elektroniska dokument.
Anger ert kontonummer/accountnumber hos PayEx. Används vid lagertilldelning under bevakning av webborder.
Anger den krypteringsnyckel som erhållits från PayEx. Den kan genereras via administrationsgränssnittet "PayEx Admin". Används vid lagertilldelning under bevakning av webborder.
Om flaggan inte är aktiverad är funktionen kopplad mot PayEx testmiljö (default). Om systemflaggan är aktiverad är systemet kopplat mot PayEx produktionsmiljö.
Anger ärendetyp som skall skapas när fel sker vid import av Elektroniska Dokument i "Filiimport datafil", xml-fil Balance Report från PayEx. Referensen lämnas tom om man inte önskar att ett ärende skall skapas.
Hämtar och returnerar PayEx transaktionsnummer från ordernyckeltyp "#WEB02" för en order.
Ordrar med PayEx-koppling får en viss fakturatyp (systeminställning)
När det finns en kontoreservation sker ett anrop till webservice hos PayEx för att dra pengar. I de fall transaktionen går igenom så släpps ordern till valt lager.
Om dragning av pengar inte går igenom ligger ordern kvar och kompletteras med ett felmeddelande, kvarvarande order hanteras manuellt.
Faktureringsunderlag som skapas av de utleveranser som är kopplade till PayEx-order får OCR uppdaterat med transaktionsnummer för att senare kunna matchas mot återrapportering från PayEx. När dessa faktureringsunderlag sedan bearbetas så flaggas de som redan utskrivna.
Transaktionsnummer från PayEx ligger tillsammans med prefix i ordernyckeldatat med nyckeltypen #WEB02.
Prefix:
"D-"=Kontokort belastat direkt vid ordertillfället.
"L-"=Kontokort belastas vid leveranstillfället.
Fakturor som är skapade tas med i ordinarie hantering för att skapa bokföringsunderlag och flyttas över till kundreskontran. Leveranser från order där pengar redan är dragna vid ordertillfället hanteras på samma sätt med undantag att inget anrop sker mot webservice hos PayEx utan samtliga utleveranser skapar fakturaposter direkt.
En inläsningsfunktion läser återrapporteringsfilen (XML-fil) från PayEx, som kommer via mejl, och matchar mot fakturaposter i reskontran. Matchning sker mot fältet OCR-nummer. Hanteringen är densamma som vid inläsning av en BG-fil förutom att konteringen kan hanteras antingen som kundfordringar eller annat konto. Om avvikande kundfordringskonto angetts på kunden PayEx i kundregistret används detta istället för det generella kundfordringskontot som anges i systemuppsättningen "Konto kundfordringar".