Detta dokument beskriver standardregelverket för inköp av lagarvaror. Man har också möjlighet att ange avvikelser från detta genom att ange önskat val i systeminställning (referensen) "Inköpsregelverk". Där kan man välja tre alternativ utöver standardregelverket: Alt 1 Fyller upp till maxlager plus antal i order, Alt 2 Föreslår beställningskvantitet plus antal i order och Alt 3 föreslår beställningskvantitet.
För att en produkt skall komma med på inköpsunderlag krävs följande:
Man utgår från lagersaldo och drar av summan av antalet i order med leveranskod L (Lagerleverans) som är markerade som reserverade (Visas som ”Antal i order” vid produktfråga).
Till detta lägger man till summan av antalet redan beställt av leverantör med leveranskod L (Visas som ”Beställt” vid produktfråga).
Det antal man får skall vara mindre eller lika med produktens beställningspunkt. (Med hänsyn taget till ev. procentuell förhöjning).
Dessutom skall produktens beställningskvantitet beställningspunkt vara större än noll eller antalet i order vara större än noll.
Andra kontroller som sker innan inköpsunderlag skapas:
• Att produkten är av produkttypen ”Vara”.
• Att produkten inte är makulerad. (statuskod 9)
• Att produkten inte är knuten till en hanteringskod där det är angivet ”Varning” eller ”Spärrad” vid beställning.
Om summan av lagersaldo och redan beställt antal är mindre eller lika med beställningspunkt blir det föreslagna inköpet lika med produktens beställningskvantitet plus antal in order.
Ett undantag är här om produktens beställningspunkt är större än beställningskvantiteten. I sådant fall blir föreslaget inköp lika med summan av beställningskvantitet, antal i order och beställningspunkt minus lagersaldo.
(Det senare undantaget är till för att man alltid skall fylla upp lagret till minst beställningspunkt.)
Om summan av lagersaldo och redan beställt antal är större än beställningspunkt blir föreslaget inköp lika med antal i order.
Baserat på det föreslagna inköpet som räknats fram enligt ovanstående regelverk sker ytterligare ett antal kontroller:
Om föreslaget inköp summerat med lagersaldo och redan beställt antal är större än summan av beställningspunkt, beställningskvantitet och antal i order (d.v.s. man överskrider maxlager som är beställningspunkt plus beställningskvantitet), räknas förslaget om till att istället omfatta maxlager minus summan av lagersaldo och redan beställt antal.
Det som här är framräknat ses som det reella inköpsbehovet. Detta måste vara större en noll för att ett inköpsunderlag skall skapas.
Antal som motsvarar produktens beställningskvantitet ändras ej
Om det föreslagna inköpet är lika med produktens beställningskvantitet (under förutsättning att förhöjd beställningskvantitet inte tillämpas) så förblir detta det föreslagna inköpet.
Hänsyn tas till leverantörens förpackningsstorlek
I de fall föreslaget inköp skiljer sig från beställningskvantitet eller att förhöjd beställningskvantitet tillämpas och det samtidigt finns angivet en förpackningsstorlek under inköpsfliken på aktuell produkt, jämnas inköpet av uppåt till närmaste hel förpackning.
Skulle antalet efter uppräkning till hel förpackning överstiga maxlager minskas inköpet med en förpackning.
Om antalet efter ovanstående minskning skulle komma ner i noll samtidigt som uppgift om minimiantal saknas (är noll) föreslås inköp av en hel förpackning.
Antal får ej understiga minimiantal
Som en avslutande kontroll verifieras att föreslaget inköp inte understiget det minimiantal som finns angivet på produkt under fliken inköp. Om så är fallet kommer minimiantalet att föreslås för inköp.
Antal får ej understiga det reella inköpsbehovet
Om minimiantalet föreslås för inköp samtidigt som detta är lägre än det reella inköpsbehovet är det istället inköpsbehovet som föreslås för inköp.
Antal avrundas till hela enheter
För att undvika att beställning skapas på halva varor så sker en avrundning nedåt till närmaste heltal i de fall uppgift om leverantörens förpackningsstorlek saknas.
Med hjälp av systeminställningen (referensen) har man möjligt att sätta upp alternativa inköpsregelverk som överstyr standardregelverket. Det finns tre alternativ utöver standardregelverket som beskrevs ovan.
Följer tidigare regelverk utan någon förändring.
Föreslår det antal som krävs för att fyll upp till maxlagret (summan av beställningspunkt och beställningskvantitet)
Föreslår det antal som angetts som beställningskvantitet plus det antal som finns i order.
Om beställningskvantiteten är lägre än eller lika med beställningspunkten föreslår systemet alltid inköpsantal så att det fylls upp till maxlagret.
Systeminställning 2 används, om man till skillnad från systeminställning 0, inte vill ha någon skillnad i antal på inköpsförslaget om det är order- eller lagersaldo som triggar ingång ett inköpsbehov.
Föreslår det antal som angetts som beställningskvantitet. Även om antal i order överstigen beställningskvantiteten beställs bara det antal som beställningskvantiteten anger.