(Huvudmeny - Ekonomi - Leverantörsreskontra - Attestering av leverantörsfakturor)
För att attestera leverantörsfakturor används "Attestering av leverantörsfakturor". Via denna dialog kan alla användare nå sina leverantörsfakturor för att attestera dem på ett enkelt sätt.
I dialogen visas ej attesterade leverantörsfakturor för inloggad användare. Samtliga fakturor är markerade (fältet för löpnumret är tegelfärgat) vid uppstart.
Samtliga fakturor är markerade (fältet för löpnumret är tegelfärgat) vid uppstart.
Se till att den/de fakturor som skall ha status ”Godkänd för betalning” är markerad(e) och klicka därefter på knappen ”4. Attestera markerade”.
Markera/avmarkera fakturor görs genom att dubbelklicka i grå rutan till vänster på raden eller genom att klicka någonstans på fakturaraden (så att den svarta trekanten befinner sig på rätt rad) och klicka på knappen "1. Markera/Avmarkera". Fakturan är markerad när fältet för löpnumret är tegelfärgat.
Välj ur referensregistret den person som ska attestera leverantörsfakturan och klicka på knappen "Sänd denna faktura vidare". Vill man meddela mottagaren något skriver man in detta i fältet under. I samband med att fakturan skickas skapas då ett meddelande i mottagarens meddelandeflik i huvudmenyn och detta meddelande länkas också till leverantörsfakturan.
Det finns en funktion för att sätta upp krav på fler än en attesterare för att en leverantörsfaktura skall bli godkänd för betalning. Om man vill ha flera attesterare aktiveras detta per lager genom att man lägger upp lagernycklar.
Nycklar skall vara med nyckeltyp = "#LFA1" för extra attesterare nivå 1 och om man önskar två nivåer lägger man även till nyckeltyp "#LFA2". Som nyckeldata för respektive nivå lägger man in användarsignaturen för respektive attesteringsnivå.
Därefter knyts nycklar i lagerregistret för aktuellt lager
Logiken blir enligt följande:
När den "vanliga" attestören (oftast inköparen) godkänner en faktura för betalning loggas detta som ett meddelande (i fliken statusinformation) på fakturan som sedan automatiskt delegeras till den användaren som är angiven på nyckel som första extra attesterare. Status på fakturan är då fortfarande ”ej godkänd för betalning”.
När den extra attestören godkänner sker samma sak om det finns angivet en nivå 2.
När det saknas en nästa attestnivå blir fakturan godkänd för betalning.
För respektive steg i attestkedjan sker en loggning av meddelande på fakturan.
En och samma attestperson skall aldrig behöva godkänna fakturan mer än en gång.
Attestansvarig för visst lager
En nyckeltyp kan läggas till för att knyta en viss användare som attestansvarig för visst lagers leverantörsfakturor. Nyckeltypen skall heta #LFA34.
Konteringsansvarig på leverantörsfakturan hämtas enligt följande prioritetsordning:
1 – Leverantörsregistrets lagerflik
2 – Leverantörsregistrets reskontraflik
3 – Lagerregistrets nyckelflik
4 - Attestansvarig från användarregistret (roll Attestansvarig leverantörsfakturor klient)
I dialogen visas de leverantörsfakturor som ska attesteras av inloggad användare. Samtliga fakturor är markerade (fältet för löpnumret är tegelfärgat) vid uppstart.
De uppgifter/fält i dialogen som kan ändras/redigeras av användaren har normalt en vit bakgrundsfärg. När de markeras ändras färgen till gul och tydliggör på detta sätt var markören står och vilket fält som för tillfället redigeras.
Vill man använda tangentbordet för att klicka på en dropplista (pilfält) använd funktionstangent F4. Växling mellan flikar sker med tangentkombinationen Alt + understruken bokstav/siffra i rubriken, t ex. Alt + 4 för att attestera samtliga markerad leverantörsfakturor.
Referensregister, kan öppnas med F4-tangenten
Här anges det bolag för vilket man vill attestera leverantörsfakturor
Här anges den sorteringsordning man önskar för leverantörsfakturorna.
Markerar/avmarkerar aktiv faktura (den svarta trekanten befinner sig på avsedd rad). Fakturan är markerad när fältet för löpnumret är tegelfärgat.
Markerar samtliga leverantörsfakturor
Avmarkerar samtliga leverantörsfakturor
Attesterar samtliga markerade leverantörsfakturor, dvs sätter status till ”Godkänd för betalning”
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Tegelfärgat löpnummer visar att fakturan är markerad.
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturanummer
Förfallodatum
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), anges den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Valuta
Fakturabelopp omräknat i basvaluta
Visar vilken varuleverantör som avses
Visar aktiv fakturas (den svarta trekanten befinner sig på avsedd rad) detaljuppgifter
Används för att titta på
de ev bilagor som är länkade till leverantörsfakturan. Bilagorna öppnas
i ett separat fönster som kan flyttas runt i skärmen och man har då möjlighet
att växla mellan attesteringsraderna och samtidigt se innehållet i aktuell
bilaga. Se avsnitt Bilagor för mer
information.
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Tegelfärgat löpnummer visar att fakturan är markerad.
Leverantörsnummer och -namn
Fakturanummer
Här visas senast lagda meddelande, fältet kan inte redigeras.
Attesterar aktiv faktura (den svarta trekanten befinner sig på avsedd rad), dvs sätter status till ”Godkänd för betalning”
Byt attestperson. Välj ur referensregistret den person som ska attestera leverantörsfakturan och klicka på knappen "Sänd denna faktura vidare". Vill man meddela mottagaren något skriver man in detta i fältet under. I samband med att fakturan skickas skapas då ett meddelande i mottagarens meddelandeflik i huvudmenyn och detta meddelande länkas också till leverantörsfakturan.
Används när en faktura ska sändas vidare till annan attestperson. Referensregister innehållande de personer som har rätt att attestera leverantörsfakturor. Se ovan "Sänd denna faktura vidare".
Används när en faktura ska sändas vidare till annan attestperson och man vill meddela mottagaren något. I samband med att fakturan skickas skapas då ett meddelande i mottagarens meddelandeflik i huvudmenyn och detta meddelande länkas också till leverantörsfakturan.