I dialogen för registrering av utleverans har man möjligheten att ange en e-postadress som kopia av kvitto eller följesedel skall skickas till. I fältet kan man förutom att manuellt registrera en e-postadress även välja den fördefinierade adressen på kund, mottagare eller kontaktperson. I de fall man har angivit en e-postadress skickas en kopia av följesedel eller kontantkvitto till denna adress i samband med att man sparar utleveransen till en följesedel eller skriver ut ett kvitto. Det skickas bara en kopia på följesedeln vid första tillfället den sparas, om den plockas upp och sparas om skickas ingen kopia även om det gjorts förändringar på följesedeln.
Om det är följesedel man vill skicka kopia via e-post på så hämtas layouten enl ord regelverk, dvs från mottagare, kund eller standardlayout men det skall vara en RS-rapport. Det krävs alltså ingen systemreferens för detta.
För att skicka kvittokopia däremot måste man ange en RS-rapport i systemreferensen.
Funktionen kräver processerver (automatiskt jobb, inget man lägger upp själv).
Kopia av dokument via Epost
Funktionen kräver att systemflaggan "Kopia av dokument via
Epost" är aktiverad.
För att kunna skicka en kvittokopia krävs att man anger en layout för kvitto A4 av typen RS. Saknas layout i denna systeminställning skickas ingen kopia även om epostadress anges.
Om systemflaggan "Kopia av dokument via Epost" är aktiverad visas denna funktionsrad
Ange/välj Epost
Epostadress saknas
Genom att markera raden E1 kan man registrera epostadressen i inmatningsfältet
och trycka [enter] så sparas den på utleveransen.
Epostadress finns
Om det finns en Epost-adress på kund, mottagare eller kontaktperson
visas den på E1-raden och den föreslagna adressen väljs genom att trycka
[+] och [enter.] Vill man inte använda föreslagna adress markerar man
ändå E1-raden, skriver in önskad epostadress i inmatningsfältet och trycker
[enter].
Prioritetsordningen för den adress som föreslås på raden är
1: Epost på referensperson så att epostadressen ligger i fältet "Telefon"
2: epost från godsmottagare
3: epost från kund, saknas epost på dessa tre hämtas epostadress från
någon i kontaktpersonsregistret under förutsättning att där ligger
en epostadress där med prio 1.
Om uppgiften inte är registrerad på utleveransen skickas det ändå en kopia till kunden om det finns en hanteringsprofil angiven på kund eller mottagare.