Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man backar en inleverans:
Dialogen listar aktiva inleveranser för inloggad användare. I denna dialog har man möjlighet att redigera inleveransrader, hämta beställning och hämta utleverans.
Till inleveransen finns en systeminställning (flagga) ”Ange hantersignatur vid registrering av inleverans”. Om denna är aktiverad tvingas användaren att ange signatur vid inleveransen i samband med att beställningen hämtas. Inleveranssignaturen är synlig i ”visa inleverans”. Om inleverans görs på nytt på samma utleveransunderlag så byts ”plockat av-sign” till den nya personen som plockar.
Vid registrering av inleverans föreslås inloggad användare i rutan för ”Inlevererat av” under förutsättning att användaren har behörighet ”Registrera inleverans” angiven i användarregistret.
När processen för skapande av utleveransunderlag körs kan man välja att systemet ska skapa separat underlag per märkesrad från order. Funktionen aktiveras via samma systeminställning (flagga) som skapar plockunderlag per märkesrad.
Det finns en systeminställning (flagga) ”Tillåta inleverans mot annat lager”. Är flaggan aktiv får man en varning att inleverans sker mot annat lager än inloggat. Om denna flagga inte är aktiverad kan man inte inleverera lagerbeställningar till annat lager än det man är inloggad mot.
I dialogen för registrering av inleverans finns det möjlighet att hämta upp en utleverans skapad från ett annat lager. Detta kan göras antingen genom att scanna in streckkoden från följesedel direkt i inmatningsrutan eller genom att välja ”Hämta utleverans” från menyn. De utleveranser som kan hämtas fram är sådana som har aktuellt lagerid som kundnummer. När inleveransen sparas hanteras den som vilken annan inleverans som helst och fyller på lagersaldon. Utleveransen markeras så att den inte av misstag kan levereras in flera gånger.
Om utleveranser kommer från en internorder knyts inleveransen mot den interna beställningen med automatik.
Systeminställning (flaggan) "Automatisk tilldelning till order vid inleverans" kan överstyras för enskilt lager. Detta görs genom en speciell lagernyckel (upplagd mad automatik i systemet) där man kan ange ett avvikande värde.
På de lager denna nyckel saknas gäller systemflaggan.
Med denna systeminställning (flagga) kan man exkludera inleveransrader kodade som lagervaror (levkod=L) vid tilldelning. Det finns möjlighet att överstyra flaggan via lagernyckel (upplagd mad automatik i systemet) där man kan ange ett avvikande värde. På de lager denna nyckel saknas gäller systemflaggan.
För information om hur man hanterar/ändrar PENGVIN Explorer-fönster, se avsnitt Anpassa skärmutseende
Knappar
Utför/exekverar flerfunktionsval.
Om rutan är markerad ändras datat/resultatet i underliggande
flik med automatik när annan post markeras. Om rutan inte är markerad
måste man manuellt klicka på refresh-knappen när man vill uppdatera datat.
Refresh, hämtar data på nytt, dvs uppdatera resultatet/databladet.
Används för att spara ändringar som gjorts i datablad,
t ex om man flyttat kolumner eller grupperat uppgifter. Samma knapp används
också för att återställa grundinställningar om man ångrat sina ändringar.
När man sparat ändringar i datablad är knappen grön
och visar på så sätt tydligt att förändringar är gjorda.
Print. Skriver ut aktuellt resultat
Överför resultatet till Excel
Öppnar PENGVIN-manual. Om hjälpavsnitt saknas till
aktuell dialog öppnas hjälpen i huvudmenyn.
Används för att ta bort poster.
Kalender
Öppnar sökdialog för aktuellt fält
Används för att klistra in sparat kund-/leverantörs-/produkt-produktgruppsnummer
beroende på vilken dialog man befinner sig.
Inleveransnummer. Nummer hämtas automatiskt från löpande nummerserie.
Leverantörens leverantörsnummer i leverantörsregistret.
Leverantörens namn
Fält för att manuellt mata in leverantörens följesedelnummer/packsedelsnummer. I leverantörsregistret finnsen kryssruta där man kan sätta upp om det skall vara krav på registrering av följesedel vid inleveransrapportering. Om denna flagga är aktiverad går det inte att uppdatera en inleverans från leverantören om leverantörens följesedelsnummer inte är registrerat. Detta är till stor hjälp vid leverantörsfakturakontrollen, då inleveransen sedan kan sökas via detta nummer (och leverantören i regel märkt sin faktura med just detta nummer). Kan också anges genom att registrera numret i inmatningsfältet längst ner i bilden och sedan trycka funktionstangent [F10].
Leveranskod
Det lager som är mottagare för varorna, t ex lager 01, och hämtas normalt från den beställning man levererar in. Om man gör en inleverans utan någon beställning till grund så föreslås den inloggade användarens standardlager (från användarregistret).
Mottagarnamn, t ex namnet på det mottagande lagret (vid Lagerleverans och Transitleverans) eller den mottagande kunden (vid Direktleverans).
Inleveransdatum. Dagens datum föreslås men man har möjlighet att redigera detta. Funktionen är extra användbar vid inrapportering av direktleveranser där det utleveransdokument som genereras även får inmatat leveransdatum. Rätt inleveransdatum ger också korrekt inleveransstatistik även om registreringsdatum inte överensstämmer med det faktiska leveransdatumet.
Avser den inköpare som står som "Vår referens" på beställningen.
Här listas inleveransrader, för specifik inleverans, i ett datablad. Man möjlighet att redigera rader och utföra kommandon som t ex ändra antal, slutmarkera rad, nollställa levererat antal, föreslå totalleverans, skapa rader från produkturval, markera och avmarkera samtliga rader, ta bort rad, spara inleverans och skriva ut inleveranskvittens.
Anger om raden är märkt, dvs om raden kommer att sparas då man väljer Spara eller Spara och stäng.
Varuradens positionsnummer i inleveransdialogen
Produktens produktnummer (vårt produktnummer)
Produktens benämning.
Produktens försäljningsenhet.
Beställt antal (hämtas från den beställning man håller på att inleveransrapportera). Om man inleveransrapporterar utan att ha en beställning till grund, är Beställt antal 0.
Om man hämtar upp en beställning för inleveransrapportering, där man på den aktuella raden tidigare gjort en delinleverans, visar "Beställt" det antal som återstår att inleveransrapportera.
Här anges levererat antal för den aktuella produkten.
Om systeminställningen (flagga) ”Automatiskt addera antal vid inleverans” inte är aktiverad blir standardförslag alltid det antal som krävs för att det ska bli fullevererans (dvs samma antal som visas i "Beställt"). Ändrar man antalet så plockas automatiskt markeringen i kolumnen S bort. Vid överleverans av transit, kan överskottet förmedlas till kunden eller läggas in på lager. Standardinställning för detta kan ställas via systeminställning.
Om systeminställningen (flagga) ”Automatiskt addera antal vid inleverans” är aktiverad blir standardförslaget alltid 0 och antal ökar med det antal som registreras vid inleveransregistrering av produkter.
Levererat antal kan nollställas resp. återställas för samtliga markerade rader samtidigt genom funktionsvalet "Nollställ levererat antal" resp. "Föreslå totalleverans" under funktionsmenyn.
Den enskilda raden kan av- och påmarkeras genom att dubbelklicka i levererat-fältet.
Här visas hur många etiketter systemet föreslår ska skrivas ut.
Hur många etiketter som föreslås beror på hur produkten kodats i produktregistret (där man kan ange Etikett Ja/Nej samt faktor. Antalsfaktor är till för att slippa få ut t ex 1000 etiketter när man levererar in 1000 skruv som ligger i 100-pack.).
I de fall antalet inte blir jämt delbart sker en avrundning uppåt till jämt antal etiketter. Om man har ett regelverk på produkten som skulle ge fler än 999 antal etiketter vid registrering av inleverans sätts antal etiketter med automatik till 0.
De föreslagna antalen kan ändras, och själva utskriften görs sedan under Arkiv – Utskrifter – Varuetiketter.
Om man manuellt rensar fältet för antalet etiketter (tomt fält, inte siffran 0), får man upp en fråga om man önskar att avaktivera etikettutskrift på produkten (markeringsrutan ”Varuetikett” i produktregistret). Omvänt om fältet är blankt, vilket det är om etikettutskrift inte är aktiverat, och man manuellt anger ett antal så får man upp en fråga om etikettutskrift skall aktiveras på produkten.
Markerad ruta innebär att raden är slutlevererad. Vid ändring av "Levererat" plockas automatiskt markeringen bort, dvs det antal man inte fick leverans av ligger kvar som en restpost på beställningen. Ska raden ändå betraktas som slutlevererad trots att man inte fått levererans av fullt antal, markerar man rutan igen.
Radens leveranskod
Leverantörens produktnummer
Sätter levererat antal till 0 på samtliga rader på den aktuella inleveransen. Används för att slippa manuellt "nolla" en massa rader då man bara fått leverans av enstaka varurader på en stor beställning. Efter att alla rader "nollats", anger man verkligt levererat antal på den/de rader där man fick leverans.
Sätter levererat antal till bestantal, dvs det antal som krävs för att resp. rad ska bli fullevererad. Används t ex då man nollställt antalen "av misstag" och vill återställa till ursprungsförslaget (fulleverans av samtliga rader).
Skapar en inleverans av de produkter som finns i produkturvalet.
Markerar samtliga varurader, vilket visas med en bock i rutan under "M". Standardläge är att alla rader är markerade. Det är endast markerade rader som sparas när man väljer "Spara" resp. "Spara och Stäng". Enstaka rader kan på- och avmarkeras genom att klicka i rutan under "M" på respektive rad.
Avmarkerar samtliga rader.
Tar bort den aktuella raden från inleveransen. Används t ex om man registrerar en manuell inleverans (utan beställning till grund) och av misstag rågar registrera en rad med fel produktnummer.
Sparar (och stänger) de markerade varuraderna på den aktuella inleveransen samt skapar utleveransunderlag på den fördelning som ev. fanns på de markerade raderna. Inleveranshuvudet samt icke markerade rader ligger kvar i skärmbilden. Används när man vill arbeta med delar av en leverans i taget, och t ex vill skapa utleveranser på vissa varurader innan man hunnit inleveransrapportera samtliga varor. Används också då man vill "fånga" eventuella skapade utleveransunderlag från aktuell inleverans (fliken "Skapade Utleveransunderlag") för att t ex skapa följesedlar på dem direkt.
Sparar och stänger inleveransen (inleveranshuvudet samt de markerade raderna sparas, eventuella icke markerade rader rensas bara från skärmen). Utleveransunderlag skapas på den fördelning som ev. fanns på de markerade raderna, och dessa underlag + inleveranskvittens skrivs ut om rutorna för detta är markerade.
Leder till dialogen för Beställningssökning varifrån man kan välja att öppna en beställning för inleveransrapportering. Finns även som funktionstangent F2.
Beställningsdokument går att söka på de olika kriterier som syns i dialogen. Det går också att kombinera flera olika sökbegrepp för att minimera träffbilden.
Beställningsnummer
Leverantörsnummer. Man kan söka leverantörsnumret genom att klicka på knappen för att öppna sökdialogen för leverantörer.
Leverantörens namn
Lager/filial, väljs ur listboxen
Inleveransens
leveranskod, väljs ur listboxen .
Leveransdatum större eller lika med angivet datum. Man kan söka datum genom att klicka på knappen för att öppna kalenderdialogen.
Leveransdatum mindre eller lika med angivet datum. Man kan söka datum genom att klicka på knappen för att öppna kalenderdialogen.
Referensnummer från beställningen. Kan t ex vara eget angivet nummer eller ärendenummer från ärendehanteringen.
Godsmottagarens namn
Ansvarig inköpare på beställningen,
väljs ur listboxen .
Produktnummernummer. Man kan söka produktnumret genom att klicka på knappen för att öppna sökdialogen för produkter.
Leverantörens produktnummer
Kundordernummer
Välj att söka fram ett beställningsdokument beroende på hur långt i systemet det har gått:
Inköpsunderlag, förfrågan, Svar förfrågan, ej effektuerad, effektuerad, dellevererad, ej levererad, slutlevererad, makulerad eller samtliga.
Sök fram beställningsdokumentet efter viss beställningskod, t ex veckobeställningar, beroende på hur systemet är uppsatt. (Huvudmeny - Referensregister - Beställning - Beställningskoder).
Sök fram beställningsdokumentet efter viss beställningstyp, t ex normal- eller snabbbeställningar, beroende på hur systemet är uppsatt. (Huvudmeny - Referensregister - Beställning - Beställningstyper)
Om man väljer ”samtliga” visas inte de beställningar med den beställningstyp som används för serviceorderbeställningar utan dessa söks fram separat.
Sök fram beställningsdokumentet efter viss beställningssätt, t ex fax eller EDI, beroende på hur systemet är uppsatt. (Huvudmeny - Referensregister - Beställning - Beställningssätt)
Om rutan markeras har man möjlighet att filtrera fram beställningar som saknar bekräftelse från leverantör. Vid visning av sökresultat på radnivå visas även bekräftelsedatum.
Beställningssnummer
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Referensnummer från beställningen. Kan t ex vara eget angivet nummer eller ärendenummer från ärendehanteringen.
Mottagande lagers identitet
Leveranskod
Kan vara mottagande lager (levkod L eller T) eller slutkund om beställningen härstammar från en direkteställning (levkod D)
Leveransdatum
Signatur som visar vilken användare som har beställningen i sitt urval
Används för att hämta upp en utleverans skapad från ett annat lager vid internöverföring. De utleveranser som kan hämtas fram är sådana som har aktuellt lagerid som kundnummer. När inleveransen sparas hanteras den som vilken annan inleverans som helst och fyller på lagersaldon. Utleveransen markeras så att den inte av misstag kan levereras in flera gånger.
Om utleveranser kommer från en internorder knyts inleveransen mot den interna beställningen med automatik.
Utleveransdokument går att söka på de olika kriterier som syns i dialogen. Det går också att kombinera flera olika sökbegrepp för att minimera träffbilden.
Utleveransnummer
Ordernummer
Det bolag som dokumentet är registrerat på
Det lager som dokumentet är registrerat på
Hanteringsreferens från referensregistret Hanteringsreferenser (Huvudmeny - Referensregister - Fakturering - Hanteringsreferenser). Används för att kunna selektera på olika dokument, t ex Avvakta priskontroll, Klar för fakturering eller Skickad för brodyr.
Kundnummer, om du inte vet kundnumret kan du söka fram kunden i kundsökningsdialogen genom att klicka på sökknappen
Man kan välja att söka på leveransdatum från och med ett visst datum, till och med ett visst datum eller inom angett datumintervall.
Man kan välja att söka på leveransdatum från och med ett visst datum, till och med ett visst datum eller inom angett datumintervall.
Godsmottagarens nummer
Den säljare som registrerat dokumentet
Man har också möjlighet att söka fram dokument som innehåller en viss produkt genom att ange produktnumret (eller benämning, se nedan) för den produkt man söker
Ange benämningen eller del av benämning och komplettera med stjärnor (*) för säkrare träff (om man inte är säker på stavning eller hur benämningen är angiven). Sökning sker även på totalbenämning, dvs även information som finns som benämning 2 på en viss varurad. Sökningen sker mot benämning 1 och 2 på utleveransraden och inte mot produktregistrets benämning 2 (då detta kan skilja sig åt på t ex specialvaror).
?????????????
Här anges vilken typ av dokument som sökningen ska ske på.
Aktiva - Följesedlar som ännu inte fakturerats
Historiska - Fakturerade följesedlar
Makulerade - Makulerad följesedlar
Spärrade - Spärrade följesedlar. De som är spärrade med markeringsrutan i utleveranshuvudet och alltså inte enbart preliminärprissatta.
Underlag - Utleveransunderlag, de dokument som ännu inte gjorts om till följesedlar (och där varorna inte levererats till kunden)
Kontant - Kontantkvitto
<Samtliga> - samtliga typer av dokument
Här har man möjlighet att söka på en viss typ av dokumentet, t ex söka fram utleveransunderlag för enbart räntefakturor eller avräkningar.
Ger möjlighet att söka fram de dokument som är konterade på visst konto. Om man väljer sökning på ”Konto” kopplas selektering på ”Urval” bort eftersom kontering sker när utleveransen/kvittot är historiskt. Sökningen sker därmed bara på historiska utleveranser och kontantkvitto.
Sökresultat
Vill man registrera en inleverans på varor som inte beställts via PENGVIN, får man manuellt ange vilken leverantör man fått leverans ifrån (Arkiv - Ny).
Varuraderna matas sedan in via inmatningsfältet längst ner i bilden. Nya rader kan anges via eget produktnummer, leverantörens produktnummer, registreras med +-tecken före numret) eller EAN-nummer. Produkterna kan också sökas fram via produktsökningsknappen brevid inmatningsfältet. När rader manuellt läggs upp på det här sättet, är det viktigt att knappen "Ny rad" bredvid inmatningsfältet är markerad.
För att ange antal för en rad som manuellt matas in, registrerar man först produkten i inmatningsfältet och trycker [Enter], därefter registrerar man antalet och trycker [F8]. Vill man istället ange både antal och produkt i en och samma registrering går det bra genom att först ange antalet följt av tecknet * och därefter ange produktnumret, t ex 2*100000.
På radnivå finns möjlighet att registrera nytt antal och nytt inpris om det av någon anledning blivit fel vid inleveransregistreringen. Förändringar av pris och antal på en sparad inleverans loggas och hittas via inleveranssökningen, flik ”Visa inleverans”, knapp ”Ändringslogg”.
I de fall man anger nytt antal påverkas även lagersaldot (gäller ej historisk inleverans, se nedan). Det vägda inpriset uppdateras när det är frågan om en lagerleverans.
Bakomliggande beställning kommer att uppdateras och ta hänsyn till det ökade eller minskade antalet.
Tänk på att lagersaldot inte påverkas om inleveransen är matchad och man har godkänt konteringen på leverantörsfakturan (dvs raden är historisk). lagersaldot. Lagerjustering måste därför göras manuellt om lagersaldot ska ändras.
Registrerar man in ett nytt inpris kommer detta att påverka det vägda inpriset vid lagerleveranser. Vidare kommer prisuppgiften även att ändras på beställning.
Är den aktuella inleveransraden en transit- eller direktleverans påverkas inpriset på orderrad och ev. genererade utleveransrader. Detta under förutsättning att inpris är markerat som preliminärt. Preliminärflaggan tas även bort med automatik i dessa fall.
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man backar en inleverans:
Sök fram den aktuella inleveransen (Huvudmeny - Stödrutiner - Dokumentsökning - Inleveranser)
Gå till fliken "Visa inleverans"
Ändra antal och/eller inpris och tryck enter
Vid överleverans av transit, kan överskottet förmedlas till kunden eller läggas in på lager. Standardinställning för detta kan ställas via systeminställningen (flagga) "Föreslå total vidareleverans på transitvaror" (Systemet föreslår inlevererat antal som det antal som ska levereras till kund om leverantören skickar fler än vad som beställts t ex p g a förpackningsstorlek.). Om systeminställningen ”Automatiskt addera antal vid inleverans” är aktiverad blir standardförslaget alltid 0 och antal ökar med det antal som registreras vid inleveransregistrering av produkter.
För att kunna ha bättre kontroll på de skaffvaror som överlevereras men som inte utlevereras till kund finns det en systeminställning "Ärendetyp Överleverans skaffvaror" som skapar ärenden på dessa. Ärendetypen läggs upp i referensregistret för ärendetyper. Där har man också möjlighet att knyta en ansvarig användare som mottagare av dessa ärenden. Om ingen systeminställning anges skapas inget ärende.
Vid överleverans av skaffvaror har man möjlighet att ange en användare som tilldelas rollen som ansvarig för detta. Det görs i användarregistret. Om roll saknas används ansvarig (”Hanteras av”) på ärendetypen. Hänsyn tas också till lager. Saknas roll mot aktuellt lager sker kontroll om rollen finns utan lagerkoppling. I de fall flera användare har tilldelats rollen tas den första.
Om kvantiteten skiljer mellan order och utleverans, och där orderantalet var mindre än hel förpackningsstorlek och utleveransantalet når upp till hel förpackningsstorlek, så sätts utleveransraden till preliminärprissatt. Därefter får man manuellt titta på denna och avgöra från fall till fall om det ursprungliga priset (delad förpackning) ska gälla eller om man vill ändra det till priset för hel förpackning.
Exempel
Kunden beställer 8 st skruv. Dessa är ej lagervara hos oss. Från leverantören skickas hel kartong, 200 st, vilket också levereras (överleverans) till kunden. På utleveransen behålls styckepriset trots att kunden nu får en hel förpackning men raden blir preliminärprissatt och man avgör sedan i efterprissättningsrutinen vilket pris kunden är berättigad till.