Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man kan hantera kontantuttag ur kassan:
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man gör omutskrift av kassaavslut:
Kassaplats läggs upp i ett referensregister till kassa
(Huvudmeny - Referensregister - Kassa - Kassaplatser)
För att lägga upp en ny kassaplats, klicka på knappen "Ny" och fyll i samtliga fält enligt beskrivningen nedan.
Identiteten på kassan
Aktuellt lager som kassan ska registreras för
Den certifierade kontrollenhetens nummer
Anges om PENGVIN kontokort (Nets eller Point) används. Val av kortterminal sker via listrutan som hämtas från referensregistret "Kortterminaler".
Markera rutan om flera kassadatorer använder samma kortterminal. Om man inte kör delad kortterminal kan kunden dra sitt kontokort direkt när utleveransen börjat registreras, i annat fall måste kunden vänta tills utleveransen är klar.
Anger om skatteverkets kontrollenhet är aktiv eller inte.
Anger vilken kontantkvittonummerserie aktuell kassa ska använda.
Här har man möjlighet att använda en separat nummerserie per kassaplats. Enligt den svenska kassalgen är det krav på separata nummerserier för olika kassor. Nummerserier lägg upp i systemregistret "Nummerserier" (Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier).
Om nummerserien angetts till <Standardvärde> hämtas kassanummerserien från bolagsregistret.
Text som skrivs ut som slutrader på kvittot.
(Referensregister- Övrigt - Betalningssätt)
Visar de olika betalningssätt som lagts upp i registret
Identiteten på betalningssättet
Beskrivning av betalningssättet
Val av betalningskontroll. Om PENGVIN kontokort används ska ”Kontokort via Strålfors/Auriga” väljas, annars ”Manuell via kassör/kassörska”. Övriga betalningssätt ska ha ”Manuell via kassör/kassörska”. Observera att man inte ska lägga upp ett separat betalningssätt för manuell kortbetalning, detta hanteras på annat sätt. Se avsnitt ”Manuellt kortköp”.
Ange det konto som betalningssättet ska konteras på.
Ange det konto som ev betalningsdifferenser ska konteras på.
På kontantkvitto skall det enligt den nya kassalagen finnas adress till försäljningsställe där försäljningen har skett. Till kontantkvittot hämtas adressuppgifter från lagerregistret. Om det i fälten för ”Besöksadress” finns något angett hämtas dessa uppgifter. Om fälten för ”Besöksadress” är tomma hämtas adressuppgifter istället från fälten ”Adress 1, ”Adress 2” och ”Postadress” .
Se referensregister "Avrundningstabell"
Sökväg till webservice för kontrollenhet/er i PENGVIN Kassa 4.2.
Om flaggan aktiveras kan inte flera användare dela en kassa, dvs logga in mot samma kassa. Denna flagga måste aktiveras om man enligt skatteverket berörs av den nya kassalagen och använder sig av en kontrollenhet för loggning av kassatransaktioner.
Anger om företagsnamnet för den klient som är inloggad skall skrivas ut på kvitto och kontokortsslip (avser kvittoskrivaren).
Följande systemflaggor gäller för kontantkvittot för kvittoskrivare (Epson TM-T88IV, layout: Kontantkvitto_Standard_Grafisk):
Anger om kundens adressuppgifter skall skrivas ut på kvittot för kvittoskrivare
(Epson TM-T88IV, layout: Kontantkvitto_Standard_Grafisk).
Om flaggan är aktiverad skrivs namn och adressrader alltid ut om
annat än förvalt kontantkundnummer angetts. För kundnummer som är den
förvalda kontantkunden (systeminställning "Kassa kundnummer")
skrivs namn och adressuppgifter endast ut om det finns någon ifylld adressinformation.
Anger om benämning 2 skall skrivas ut på kvittot.
Anger om texten *** Kampanj *** skall skrivas ut på kvittot.
Anger om produktnummer skall skrivas ut på kvittot.
Markeras om streckkod skall skrivas ut på kvittot.
Anger det betalningssätt som ska föreslås vid kontantförsäljning i samband med att man trycker ctrl F2 (båda versionerna av PENGVIN kontokort) eller drar kontokortet direkt i utleveransregistreringen (om äldre version av PENGVIN kontokort används).
Anger det betalningssätt som ska föreslås vid PENGVINs kontokortsförsäljning.
Anger det betalningssätt som ska föreslås som växel vid kontantförsäljning.
Anger den valuta som ska föreslås vid kontantförsäljning.
Anger på vilket sätt kontokort ska avslutas vid kassaavslut. Systeminställningens
val 2-4 är endast aktuell om äldre version av PENGVIN kontokort används, i övrigt används
val 0.
0 Inget avslut kontokort - Används om PENGVINs kontokort inte är installerat.
2 Kassaavslut endast inloggad kassa - Används om man enbart vill ha kontokortsavlut på den kassan man är inloggad mot, om PENGVINs kontokort är installerat.
3 Kassaavslut samtliga kassor - Används om man vill ha kontokortsavlut på samtliga inloggade kassor, om PENGVINs kontokort är installerat.
4 Kassaavslut samtliga kassor, samt buntöverföring - Används om man vill ha kontokortsavlut på samtliga inloggade kassor samt sända buntar till Auriga, om PENGVINs kontokort är installerat.
Anger det kundnummer som systemet ska föreslå som kundnummer vid kontantförsäljning, om inget annat kundnummer anges.
Anger sökväg (inkl filnamn) där PENGVINs kontokortsapplikation installerats (Pengvin.Kontokort.exe). Systeminställningen gäller bara för den äldre versionen av PENGVIN kontokort.
Om flaggan är markerad visas 0 kronor som betalt belopp i betalningsrutan. Kassören tvingas mata in verkligt mottaget belopp.
Betalningssätt som föreslås vid kassabetalning. Normalt kontant. Används vid kassabetalning.
Betalningssätt som föreslås vid kontokortsbetalning i kassan. Används vid kassabetalning.
Betalningssätt som växel vid kassabetalning påverkar. Normalt kontant. Används vid kassabetalning, kassaavstämning.
Betalningsvaluta som föreslås vid kassabetalning. Används vid kassabetalning.
Anger om – och hur – buntar ska skapas för kontokortstransaktioner.0 = Inget avslut, dvs. inga buntposter skapas. Används om man inte kör kontokortshantering mot Auriga i PengVin.2 = Ett avslut per kassa, dvs. separata buntar per kassa. Används om resp. kassa stäms av var för sig. Förutsätter att kassorna har olika maskinnummer i Pengvin.ini.3 = Gemensamt avslut för samtliga kassor, dvs. en gemensam bunt för samtliga kassor. Används om kassorna stäms av gemensamt.
Används vid kassaavslut
Kundnummer som utleveransen får, om man inte manuellt valt ett annat kundnummer innan man börjar registrera varuraderna. Används vid utleveransregistrering.
Om flaggan är aktiv avslutas kassan utan att rutan för registrering av kontanta medel och kontokortskvitton visas. Denna kassaräkning sker då i separat rutin.
Om flaggan är aktiv visas dokumenthuvudet (namn, godsmottagare, leveransvillkor osv.) i utleveransregistreringen.
Anger om meddelanderuta (ja/nej) med varningar skall visas när utleveransen sparas. Varningar som avses är om ordern inte fullevererad, om antal överstiger lagersaldo och/eller om någon av de sålda produkterna inte är lagerkodade. Denna funktion ger extra varning, i utleveransen visas samma varningar till höger i avsnittet ”Meddelande”.
Nummerserie anges med max 9 siffror, både i fältet Nummer och i fältet Maxnummer. Separat nummerserier per kassaplats måste enligt den svenska kassalagen användas och dessa anges i referensregistret "Kassaplatser".
(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Utskriftslayouter)
Ange layout: PV_KASSA_AVSLUT
Rapporttyp: Rapportserver
Ange layout: PV_KVITTO_A4
Rapporttyp: Rapportserver
(Epson TM-T88IV)
Ange layout: Kontantkvitto_Standard_Grafisk
Ange skrivare: Välj den kvittoprinter som installerats hos er
Rapporttyp: Access
(Huvudmeny - Systemregister - Dokumenthantering)
Ange standardrapporter för kassaavslut och kontantkvitto (layout kontantkvitto kan alltid ändras i samband med försäljning).
Det går inte att skapa ett kontantkvitto om rutan för preliminärt pris är markerad.
Tryck F2-tangenten för att starta PENGVIN Kassa. Systemets förslag är att kunden betalar kontant och med jämt belopp, vilket är en inställning i Systeminställningar (referens).
Om betalningssätt eller summa betald av kunden avviker från det föreslagna ska det anges. Det finns även möjlighet att lägga till fler rader, t ex om kunden använder sig av flera olika betalningssätt.
Tryck F3-tangenten eller klicka på OK för att godkänna försäljningen och få kvittot utskrivet på skrivaren. PENGVIN Kassa stängs automatiskt.
Fält/Knappar
Det belopp som kunden ska erlägga.
Anger vilken valuta beloppet avser. De valutor som kan anges läggs upp i referensregistret Valutatabell.
Används vid betalning av fakturor i kassan. I den nya dialogen som öppnas visas de obetalda fakturor som finns på kunden. När man klickar på knappen "Betala fakturor" lämnar man PENGVIN Kassa tillfälligt för att välja de fakturor som ska betalas. När man återkommer har man försett PENGVIN Kassa med de aktuella fakturorna. I PENGVIN Kassa kan man endast hantera betalningen av fakturorna och skriva ut kvittot eller helt avbryta fakturabetalningen/köpet. Det ges här inte någon möjlighet att påverka innehållet i varuspecifikationen.
Anger betalningssätt. De betalningssätt som kan anges läggs upp i referensregistret Betalningssätt.
Ange det belopp kunden betalar
Används av systemet för automatisk märkning av betalningsrader, t ex vid PENGVINs kontokortsrutin eller vid fakturabetalningar i kassan.
Anger belopp att utbetala till kunden
En markering i rutan ändrar utskriftslayout från det standardval som sätts i systemregistret Utskrifter. En ruta visas där man kan välja vilken av de olika kvittolayouterna man vill ha.
Visar en extra rad för ett ytterligare betalningssätt. Snabbtangenten för denna funktion är F2.
Godkänner betalningen och skriver ut ett kontantkvitto. Snabbtangenten för denna funktion är F3.
Tar bort den eller de rader som är markerade. Snabbtangenten för denna funktion är Shift + F5.
Avbryter betalningen, stänger PENGVIN Kassa och återgår till Utleveransregistreringen. Snabbtangenten för denna funktion är Esc.
Inloggning av kassa måste vara gjort för att programmet PENGVIN Kassa ska kunna startas när en kund vill betala kontant. Momentet måste göras varje gång man avslutat utleveransregistreringen och startar den igen.
Inloggning av kassa startar med att man skapar en ny kassa att logga in på, eftersom varje kassa tas bort när den är avslutad, d v s avstämd. Det går att logga in på samma kassa ett obegränsat antal gånger, fram tills dess att den är avstämd.
Inloggning av kassa för kontantförsäljning sker i utleveransregistreringen under
Arkiv - Inloggning kassa
Välj "Ny kassa"
Välj kassa i listboxen
vid Kassaplats
I fältet Märkning skriver man t ex veckodag och signatur
Växelkassans värde anges
Ange ev lösenord och bekräfta detta
Klicka sedan på Lägg till
Markera rätt kassa
(genom att klicka på raden) och klicka sedan på Logga in. Det är nu
klart att sälja kontant.
Man ser i huvudet i utleveransen vid kassanummer att kassa är inloggad. Om fältet är blankt är ingen kassa inloggad och ingen kontantförsäljning kan ske.
Hämtas från referensregistret "Kassaplatser" (Huvudmeny - Referensregister - Kassa - Kassaplatser). Endast kassaplats som är knutet till det inloggade bolaget visas.
Fält för valfri märkning av kassan
Ange växelkassans värde
Om flera användare skall sälja mot samma kassa (och samma kasslåda) markeras rutan. Om rutan inte är markerad kan endast en användare logga in mot kassan.
Om lösenord skall användas anges detta här. Om lösenord anges är det tvingande att ange detta lösen varje gång man loggar in på kassan.
Om lösenord angetts ovan bekräftas det i detta fält med samma lösenord
Sparar den upplagda kassan och stänger dialogen
Avbryter uppläggning av ny kassa och stänger dialogen
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man avslutar kassan:
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man gör omutskrift av kassaavslut:
Man kan bara avsluta den kassa man är inloggad på. Avstämningen omfattar alla kontanta betalningssätt. Betalningssätt anges vid tidpunkten för försäljningen beroende på kundens betalningsmedia.
Avslutning av kassa för kontantförsäljning sker i utleveransregistreringen under
Om systemflaggan ”Räkning av kassa sker ej i samband med kassaavslut” inte är aktiverad öppnas dialogen för registrering av kontanta medel och kontokortskvitton. Om flaggan är aktiv avslutas kassan utan att dialogen visas. Denna kassaräkning sker då i separat rutin, se avsnitt Kassaavstämning nedan.
Fyll i belopp på avsedda rader
För att få hjälp med
sammanräkningen av de olika valörerna inom ett betalningsmedel, klicka
på knappen "Valörer"
Matan in antal enkronor, femkronor, tiokronorsmynt osv i det gula inmatningsfältet
och tryck enter så räknas värdena samman med automatik. När samtliga
valörer är räknade klickar man på "OK" och får därmed med
sig slutsumman till avstämningsdialogen. Valör-räkningen redovisas
på kassaavslutet, se bild nedan.
Klicka på knappen "Kontroll"
Klicka därefter på Uppdatera i nästa dialog. En kassaavslutningsrapport skrivs ut automatiskt.
Om försäljning skett i annan än basvalutan måste valutan räknas om till basvalutans värde i kassaavslutet.
Ändra valuta i valutafältet överst till höger (Att betala) så räknas värdet om till aktuell valuta
Ändra betalningssätt till "Euro"
Fyll i värdet i basvalutan i fältet för betalningssätt "Euro"
Fyll i övriga betalningssätt på aktuell rad
Avsluta som vanligt
Kassaavslutet innehåller alla värden i basvalutan
Här hanteras efterbearbetning av kontanter, historik samt omutskrift av kvitton och kassaavslut.
Selektering kan ske på bolag, lager och kassaplats.
De fält som innehåller data med blå teckenfärg kan leda till andra delar av systemet genom ett dubbelklick. Kvittonumret leder exempelvis till dialogen för visning av kontantkvitto.
Vill du använda tangentbordet för att klicka på en droplista (pilfält) använd funktionstangent F4. Växling mellan flikar sker med tangentkombinationen Alt + understruken bokstav i rubriken, t ex. Alt + R för att aktivera fliken Ej Räknade kassor.
Utskrift av rapport innehållande varje enskilt kassakvitto med samtliga artikelrader för markerad kassa. Rapporten visas då i bildskärmen. Högerklicka och välj "skriv ut". Beroende på om man har full access eller runtime så används ctrl+P resp Alt+P om det inte fungerar med högerklick.
Utskrift av kopia på kassaavslut för markerad kassa
Efterbearbetar markerad kassa
Efterbearbetning av samtliga kassor eller de kassor som visas i dialogen efter den selektering som valts i huvudformuläret.
Avslutar dialogen för Kontantkassor administration
Följer office-standard.
Sorterar vald kolumn i stigande ordning
Sorterar vald kolumn i fallande ordning
Filtrerar poster efter markerat värde, dvs visar bara rader som fått visst värde i visst fält
Filtrerar bort poster efter markerat värde, dvs visar inte de rader som fått visst värde i visst fält
Tar bort eventuellt filter/sortering och återställer till normal visning.
Ger möjlighet att formatera alla tecken i formuläret, d.v.s byta teckensnitt e.t.c. Formateringen avser bara skärmbilden och inte layouten på det som skrivs ut.
Ger möjlighet att välja vilka kolumner som visas.
Ger möjlighet att spara nya layoutprofiler, samt att hämta fram tidigare sparade layoutprofiler
Utökar alla underdatablad på databladet, eller det underdatablad som för närvarande har fokus. Underdatablad i PENGVINs kundorderdialog avser textraderna.
Döljer alla underdatablad på databladet, eller det underdatablad som för närvarande har fokus.
Visar alla öppna dialoger/fönster. Klicka på det fönster som skall ligga överst.
Fönsterdialogen går att ändra i storlek och flytta till önskad plats i skärmen.
Fält
Visar resp. döljer kvittoraderna för den aktuella kassan
Kassanumret
Kassans verifikationsnummer (sätts i samband med efterbearbetning kontant)
Bolagets namn som kassan är skapad för
Lagrets namn som kassan är skapad för
Kassanplatsens identitet
Kassans märkning
Startdatum för kassan
Visar inloggad användares signatur för den som lagt upp kassan
Antal kronor som registrerats som växelkassa
Avstämningsdatum för kassan
Visar inloggad användares signatur för den som avslutat kassan
Genom att dubbelklicka på det blåmarkerade kassanumret startas dialogen ”Kassaavstämning”, se nedan.
Fält
Visar resp. döljer kvittoraderna för den aktuella kassan
Kassanumret
Kassans verifikationsnummer (sätts i samband med efterbearbetning kontant)
Bolagets namn som kassan är skapad för
Lagrets namn som kassan är skapad för
Kassanplatsens identitet
Kassans märkning
Startdatum för kassan
Visar inloggad användares signatur för den som lagt upp kassan
Antal kronor som registrerats som växelkassa
Avstämningsdatum för kassan
Visar inloggad användares signatur för den som avslutat kassan
Genom att dubbelklicka på det blåmarkerade kassanumret visas en kopia på kassaavslutet. Här kan också kopia på kassaavslut skrivas ut.
Fält
Visar resp. döljer kvittoraderna för den aktuella kassan
Kassanumret
Kassans verifikationsnummer (sätts i samband med efterbearbetning kontant)
Bolagets namn som kassan är skapad för
Lagrets namn som kassan är skapad för
Kassanplatsens identitet
Kassans märkning
Startdatum för kassan
Visar inloggad användares signatur för den som lagt upp kassan
Antal kronor som registrerats som växelkassa
Avstämningsdatum för kassan
Visar inloggad användares signatur för den som avslutat kassan
Genom att dubbelklicka på det blåmarkerade kassanumret visas en kopia på kassaavslutet. Här kan också kopia på kassaavslut skrivas ut.
Fält
Visar resp. döljer kvittoraderna för den aktuella kassan
Kassanumret
Kassans verifikationsnummer (sätts i samband med efterbearbetning kontant)
Bolagets namn som kassan är skapad för
Lagrets namn som kassan är skapad för
Kassanplatsens identitet
Kassans märkning
Startdatum för kassan
Visar inloggad användares signatur för den som lagt upp kassan
Antal kronor som registrerats som växelkassa
Avstämningsdatum för kassan
Visar inloggad användares signatur för den som avslutat kassan
Under fliken verifikationer visas de kassaverifikationer som skapats. Genom att klicka på +/- visas respektive döljs de olika konton som verifikationen fördelats på.
Rödmarkerad verifikation är inte godkänd (kan bero på t ex att resultatenhet saknas). Verifikationer rättas i redovisningens verifikationshantering.
Välj fliken ”Ej räknade”
Dubbelklicka på kassanumret
som har blå text
Fyll i räknade belopp i de olika betalningssätten
Klicka på kontroll
Gör ev justeringar på beloppen efter kontrollräkning
Klicka på uppdatera
Välj fliken ”Ej efterbearbetade”
Selektera eventuellt på bolag, lager och kassaplats i dialogens huvudformulär, om du endast vill efterbearbeta enstaka bolag, visst lager eller kassaplatser.
Välj Arkiv
"Efterbearbetning markerad kassa" för att bearbeta enstaka vald kassa eller "Efterbearbetning av kassor" för att bearbeta samtliga
Utskrift av kopior på gamla kvitto kan göras från två olika dialoger i PENGVIN, via utleveranssökningen eller via dialogen Kontantkassor administration. Enligt lag får en kopia på ett kvitto endast skrivas ut en gång. Man har därefter möjlighet att möjlighet att skriva ut ett dokument som heter Varuspecifikation som innehåller samtliga uppgifter som fanns på originalkvittot men som inte är att betrakta som en ordinarie kvittokopia.
Via utleveranssökning
Sök fram kvittot genom att välja ”Kontant” vid Urval längst till höger i övre delen av dialogen.
Markera önskat kvitto och klicka på ”Visa”.
Välj knappen med skrivare för utskrift av kvittokopia till laserskrivare i A4-format, eller knappen med förstoringsglaset för att titta på kvittot i bildskärmen. Kvittot är märkt med rubriken "KOPIA"
Via kontantkassor administration
Välj någon av flikarna "Öppna kassor", ”Ej räknade”, ”Ej efterbearbetade” eller ”Historik”.
Leta fram rätt kassanummer, klicka på pluset för att se kvittoraderna, dubbelklicka på aktuellt kvittonummer.
Välj knappen med skrivare för utskrift av kvittokopia till laserskrivare eller knappen med förstoringsglaset för att titta på kvittot i bildskärmen. Kvittot är märkt med rubriken "KOPIA"
Välj fliken ”Ej efterbearbetade” eller ”Historik”.
Sätt markören i det fält vars kassaavslut du vill skriva ut en kopia på.
Arkiv – Omutskrift kassaavstämning
Eller
Dubbelklicka på det kassanummer du vill ha en omutskrift av kassaavslut för. Kassaavslutet visas då i bildskärmen och genom att klicka på knappen med skrivarikonen skrivs en kopia på kassaavslutet ut.
Välj fliken historik, sätt markören i fältet för det kassanummer du vill ha ut historiken.
Arkiv – Skriv ut kassahistorik
Gå till Ekonomi - Redovisning - Verifikationer
Ange verifikationsnummer fr.o.m. - t.o.m
Välj Arkiv - Utskrifter - Verifikation detaljerad
Skriv ut verifikationen på papper genom att klicka på skrivarikonen, eller högerklicka och välj "skriv ut". Beroende på om man har full access eller runtime så används [Ctrl][P] resp [Alt][P] om det inte fungerar med högerklick.
