(Huvudmeny - Referensregister - Kunder - Spärrkoder)
För information om hur man hanterar/ändrar PENGVIN Explorer-fönster, se avsnitt Anpassa skärmutseende
Knappar
Refresh, hämtar data på nytt, dvs uppdatera resultatet/databladet.
Används för att spara ändringar som gjorts i datablad, t ex om man flyttat
kolumner eller grupperat uppgifter. Samma knapp används också för att
återställa grundinställningar om man ångrat sina ändringar.
När man sparat ändringar i datablad är knappen grön
och visar på så sätt tydligt att förändringar är gjorda.
Print. Skriver ut aktuellt resultat
Överför resultatet till Excel
Öppnar PENGVIN-manual. Om hjälpavsnitt saknas till
aktuell dialog öppnas hjälpen i huvudmenyn.
Används för att lägga till poster.
Används för att ta bort poster.
Öppnar detaljinfo för vald post för redigering av
densamma.
Dölj. Stänger aktuellt fönster/avsnitt.
Gör skjutbar.
Genom att trycka på knappen skjuter man ihop föregående fönster
så att detta visas till vänster i funktionsramen.
Refresh, dvs uppdatera resultatet/databladet.
Öppnar PENGVIN-manual. Om hjälpavsnitt saknas till
aktuell dialog öppnas hjälpen i huvudmenyn.
Spärrkoder sätts på kunder för att systemet ska styra om en kund har rätt att handla på kredit eller inte. Om det skall gå att sälja kontant och göra returföljesedlar och returkvitton även på spärrade kunder markeras detta på avsedd plats i registret för spärrkoder.
Ett utleveransunderlag går att spara på kunden oavsett spärrkod, men detta kan i vissa fall bara göras om till kontantkvitto om spärrkoden inte tillåter kreditförsäljning. Tänk på att alltid ange rätt namn och telefonnummer om en utleverans sparas som ett utleveransunderlag och ett vanligt kontantkundnummer används!
Man anger hur kunden ska hanteras dels i order-, dels i utleveransregistreringen och kan alltså hantera kunden på olika sätt beroende på vilken registreringsdialog man jobbar med. En av fördelarna med detta är att man t ex kan tillåta kontantkunder att beställa varor (via orderregistreringen), men de måste sedan betala kontant när de hämtar varorna eftersom kreditförsäljning på kontantkunder inte tillåts.
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man hanterar spärrkod
Kreditlimit kan anges både i kronor och i antal dagar. Detta anges i kundregistret, se nedan.
Identitet på spärrkoden
Beskrivande namn på spärrkoden
Generellt gäller att gröna och gula markeringar endast är till för att
upplysa säljaren om kundens kreditvärdighet och där den gula markeringen
är lite allvarligare. Röda markeringa stoppar alltid ordern så att den
inte går att spara.
Här anger man om och i så fall hur visningen av spärrkodsbeskrivningen
ska ske.
De alternativ som finns är
Visning (Grön) - visar beskrivningen av spärrkoden med en grön markering. Används för alternativ där kunden är godkänd.
Varning (Gul) - visar beskrivningen av spärrkoden med en gul markering. Används för alternativ där kunden är godkänd men säljaren bör upplysas om något som rör kundens kreditvärdighet. Order går att spara för vidare hantering i systemet.
Spärrad (Röd) - visar beskrivningen av spärrkoden med en röd markering. Används för alternativ där kunden inte är godkänd för att lägga order. Order går att lägga och spara för vidare hantering i systemet. Order går inte att spara.
Ingen hantering - visar ingen spärrkodsbeskrivning.
Här anger man om och i så fall hur och när visningen av kundens saldo ska ske.
De alternativ som finns är
Visa alltid varna vid överskriden - Visar alltid hur kunden saldo ser ut och varnar (gul markering) om limiten överskridits.
Limit ej överskriden 
Limit överskriden 
Visa alltid spärra vid överskriden - Visar alltid hur kundens saldo ser ut och spärrar (röd markering) om limiten överskridits.
Limit ej överskriden
Limit överskriden 
Visa överskriden varna - Visar och varnar (gul markering) endast kundens saldo om limiten överskridits.
Limit ej överskriden
Limit överskriden
Visa överskriden spärra - Visar och spärrar (röd markering) endast kundens saldo om limiten överskridits.
Limit ej överskriden
Limit överskriden
Visa ej - Ingen visning av kundsaldo sker oavsett om limiten överskridits eller ej.
Rutan markeras om kunder med aktuell spärrkod måste debiteras handpenning vid orderläggning. Handpenningsrutan kan avmarkeras vid enskilt ordertillfälle. Funktionen kräver att systemflaggan "Användande av handpenning i order" är aktiverad.
Kreditinformationen visas i ett separat fönster i samband med att kundnumret registrerats, om man angivit att visning ska ske. Man måste då aktivt godkänna detta fönster med [enter] eller genom att klicka på [OK]. Om man vill se kreditinformationen igen gör man det via Visa-menyn, "Visa kreditinformation".
De alternativ som finns är
Ingen visning - Ingen visning av kundsaldo sker oavsett om limiten överskridits eller ej.
Visa alltid - Kreditinformationen visas alltid oavsett om limiten överskridits eller ej. Man godkänner att man sett informationen genom att trycka [enter] eller klicka på [OK].
Visa vid överskriden limit - Kreditinformationen visas endast om limiten överskridits. Man godkänner att man sett informationen genom att trycka [enter] eller klicka på [OK].
Kreditinformationen visas i ett separat fönster i samband med att följesedeln sparas, om man angivit visning/spärr ska ske. Man måste då aktivt godkänna detta fönster med genom att klicka på [OK]
De alternativ som finns är
Ingen visning - Ingen visning av kundsaldo sker oavsett om limiten överskridits eller ej.
Visning med spärr - Visar alltid information om att kunden är spärrad, d v s endast kontantköp kan godkännas. En följesedel kan inte sparas på angivet kundnummer. Man godkänner att man sett informationen genom att trycka [enter] eller klicka på [OK].
Visning utan spärr - Visar alltid information om kundens kreditlimit och saldon men kunden är inte spärrad för köp på kredit, d v s en följesedel kan sparas på angivet kundnummer.
Visning vid överskriden limit med spärr - Visar endast information om kundens limit ör överskriden och spärrar för kreditköp, d v s endast kontantköp kan godkännas. En följesedel kan inte sparas på angivet kundnummer. Man godkänner att man sett informationen genom att trycka [enter] eller klicka på [OK].
Visning vid överskriden limit utan spärr J/N - Visar endast information om kundens limit ör överskriden och säljaren får vid registreringstillfället ta ställning till om köpet ska godkännas eller ej genom att svara Ja (Yes)/Nej (No). Svarar man Nej/No kan en följesedel inte sparas på angivet kundnummer.
Rutan markeras om kontantförsäljning skall
tillåtas på kunder med denna spärrkodstyp. Om rutan inte är markerad kan
kontantköp inte genomföras.
Detta kan vara användbart t ex för att hindra att privatkunder handlar
på ett fakturakundnummer för att åtnjuta otillbörliga rabatter.
Rutan markeras om det skall vara tillåtet
att skapa kreditföljesedlar på kunder med denna spärrkodstyp. Om rutan
inte är markerad kan kreditföljesedlar inte sparas.
Detta kan t ex vara användbart på kontantkundnummer om man där inte vill
tillåta kreditföljesedlar men däremot på kunder som är spärrade på grund
av överskriden limit.
Kreditspärrkoden anges i kundregistret vid "Kreditspärr".
Kreditlimit i kronor (inkl moms). Systemet varnar enligt uppsatt kreditspärregelverk om limiten överskridits.
Kreditlimit i dagar anger hur många dagar som en/flera fakturor skall vara förfallna för att systemet ska varna/spärra för köp enligt uppsättningarna för den spärrkod kunden har angiven. Förfallna kreditfakturor spärrar inte kunden för köp även om förfallodatum passerats med angivet antal dagar. Om en kund har fakturor som är förfallna med mer än det antal dagar man angett, blir kunden spärrad (enl spärrkodsregistret) även om kreditlimiten inte är uppnådd.
Det går att ange en tillfällig kreditlimit på kund där man också anger till vilket datum den tillfälliga/temporära kreditlimiten ska gälla. Vid limitkontroll tas hänsyn till den tillfälliga limiten fram till det angivna datumet. Om datum inte är angivet används inte den tillfälliga limiten.
Datum t o m som den temporära kreditlimiten skall gälla.
Talar om hur kunden ska hanteras vid order- och utleveransregistrering, t ex vid överskriden limit. Hämtas från referensregister.
En kund som bara får handla kontant och alltså inte ens kan lägga en order med beställda varor. Denna uppsättning är lämplig för det ordinarie kontantkundnummer man använder för kontantkunder i utleveransregistreringen.
Med denna uppsättning varnas säljaren redan i orderregistreringen (röd markering) att kunden är spärrad för kreditköp. Ordern går inte att spara.
(Visning av saldoinformation är överflödig då det inte finns saldo på kundnumret)
Vid registrering av kundnummer visas ingen information
Om man försöker spara en följesedel får man en varning som säger att kunden endast får handla kontant. Ett utleveransunderlag går att spara på kunden, men detta kan sedan bara göras om till kontantkvitto. Tänk på att alltid ange rätt namn och telefonnummer om en utleverans sparas som ett utleveransunderlag och ett vanligt kontantkundnummer används!
(Det saldo som visas avser saldot på aktuell utleverans.)
Med denna uppsättning varnas säljaren redan i orderregistreringen (gul markering) att kunden är spärrad för kreditköp. Ordern går att spara men när utleverans sker tillåts bara kontant betalning.
(Visning av saldoinformation är överflödig då samma kundnummer används till flera olika fysiska kunder och därmed inte skulle bli rättvisande)
Vid registrering av kundnummer visas ingen information
Om man försöker spara en följesedel får man en varning som säger att kunden endast får handla kontant. Ett utleveransunderlag går att spara på kunden, men detta kan sedan bara göras om till kontantkvitto.
(Det saldo som visas avser saldot på aktuell utleverans.)
Om man har en kund där man vill ha lite extra kontroll på limiten kan man sätta upp enligt ovan.
Säljaren kan fortsätta att lägga order på kunden, men orderläggaren blir uppmärksammad (genom den gula markeringen) om limiten överskridits.
I utleveransregistreringen måste säljaren i ett extra moment godkänna om följesedelns ska kunna sparas på kunden.
Om en kund inte får handla mer när kreditlimiten överskridits kan uppsättningen ovan vara lämplig.
Vid orderregistrering kommer systemet alltid att varna (med gul markering) att limiten inte får överskridas men ordern går att spara så länge kunden inte överskridit den. Om limiten överskridits spärrar systemet automatiskt kunden och ordern går inte att spara.
Vid utleveransregistrering kommer systemet alltid att varna för att limiten inte får överskridas men utleveransen går att spara så länge kunden inte överskridit den. Om limiten överskridits spärrar systemet automatiskt kunden och utleveransen går inte att spara. Ett utleveransunderlag går att spara på kunden, men detta kan sedan bara göras om till kontantkvitto.