Elektroniska dokument

Inställningar generellt

Systeminställningar

Huvudmeny - Systemregister - Systeminställningar

 

Användarnamn för rapport-server

Anger användarnamn på konto som ska användas vid anrop av rapportserverrapporter

Avsändande mailadress

Den mailadress som används som avsändande adress när Pengvin.ElektroniskaDokument.exe distribuerar filer via e-post, t ex testkonto@pengvin.se.

Domän för rapportserver

Anger domän på konto som ska användas vid anrop av rapportserverrapporter

Genväg till Inifil för PEERNET (ePDF)

Sökväg till den inifil som Pengvin.ElektroniskaDokument.exe använder sig av vid skapande av PDF-dokument. Vanligtvis sätts detta till C:\Program\PEERNET.DRV ePDF 6.0\Setups\Common\PNEPDF6C.INI.

Tänk på att denna fil ej får vara skrivskyddad vilket den är som default.

Genväg till Pengvin Inifil

Sökväg till den ini-fil som Pengvin.ElektroniskaDokument.exe skall använda sig av vid utskrift av externa dokument (PENGRAP32.MDB). Inifilen innehåller användarens unika inställningar.

Genväg till PengvinMDB

Sökväg till externa dokument (PENGRAP32.mdb).

Hanteringsprofil leveransnotifiering mottagare

Anger den dokumenthanteringsprofil som ska användas vid batchvis leveransavisering av utleveranser

Jobbmotor för PengVin Elektroniska dokument inkl

Här anges vilken Batchmotor som normalt skall användas för elektroniska dokument

Kontonamn för utgående mail (SMTP)

Namnet på det konto som Pengvin.ElektroniskaDokument.exe skall använda sig av vid distribution av filer via e-post.

Lägga upp rader på nytt vid kundorderimport

Anger om kundorderrader tas bort före import av redan befintlig xml-order.

Lösenord för utgående mail (SMTP)

Om lösenord behövs för att skicka mail anges detta här. Avser lösenordet för det konto som Pengvin.ElektroniskaDokument.exe skall använda sig av vid distribution av filer via e-post

Lösenord för rapport-server

Anger lösenord på konto som ska användas vid anrop av rapportserverrapporter.

Lösenord för utgående mail (SMTP)

Om lösenord behövs för att skicka mail anges detta här. Avser lösenordet för det konto som Pengvin.ElektroniskaDokument.exe skall använda sig av vid distribution av filer via e-post.

Mapp där BCMPXML-fil (för bulkimport) ligger

Här man anger var filerna för bulkimport ligger och där PED-jobbet skall hämta filerna. Om denna referens lämnas tom hämtas filerna istället från den plats som angetts i systemreferensen ”Mapp där XSL-filer (för transformering) ligger”.

Mapp där elektroniskt dokument hämtas

Anger sökvägen till den mapp som Pengvin.ElektroniskaDokument använder för att skapa och distribuera dokument (PDF, RTF, SNP och XML).

Mapp där XSL-filer (för transformering) ligger

Sökväg till den mapp där mallarna för att konvertera xml-filer till rätt format ligger.

Namn på egen mailserver (SMTP)

Namnet på mailservern som Pengvin.ElektroniskaDokument.exe skall använda sig av vid distribution av filer via e-post.

Namn på Faxserver

Här anges namnet på faxservern (fungerar inte att ange IP-adress) som Pengvin.ElektroniskaDokument.exe skall använda sig av vid distribution av filer via fax.

Port för utgående mail (SMTP)

Den port som Pengvin.ElektroniskaDokument.exe skall använda för utgående mail vid distribution av filer via e-post, vanligtvis är detta 25.

Produktnycklar på xml-faktura

Anger om produktnycklar ska läggas med på utgående xml-faktura.

Skall FTP-servern koppla upp sig mot klient

Skall normalt vara omarkerad. Kan behöva markeras ifall brandvägg används i den totala lösningen.

För kompatibilitet med brandväggar. Markerad flagga anger att passiv FTP ska användas, vilket innebär att serverns IP-adress inte behöver vara känd. Vissa nätverkskonfigurationer fungerar endast om den här flaggan är markerad, medan andra endast fungerar när den inte är markerad. Med den här flaggan kan du välja vilket läge som ska användas, beroende på vad som är kompatibelt med nätverksinställningarna. För de flesta nätverkskonfigurationer kan båda lägena användas. Passivt FTP-läge (markerad flagga) anses vara säkrare.

Skrivarnamn på Peernet PDF-skrivare

Namn på skrivare som Pengvin.ElektroniskaDokument använder sig av vid skapande av PDF-dokument. Vanligtvis PEERNET.DRV ePDF 6.0

SMS.Användarnamn till webservice för SMS-distr

Användarnamn till webservice för SMS-distribution

För SMS-Tekniks SMS-Connect:

Erhålls t ex. från SMS-Teknik, (http://www.smsteknik.se)

SMS.Avsändare för SMS-meddelande som skickas

Avsändare för SMS-meddelande (max 11 tecken) som skickas

SMS.Kontonamn till webservice för SMS-distribution

Kontonamn till webservice för SMS-distribution

För SMS-Tekniks SMS-Connect:

Erhålls t ex från SMS-Teknik, (http://www.smsteknik.se)

SMS.Lösenord till webservice för SMS-distribution

Lösenord till webservice för SMS-distribution

För SMS-Tekniks SMS-Connect:

Erhålls t ex från SMS-Teknik, (http://www.smsteknik.se)

SMS.Url till webservice för SMS-distribution

Url-adress till webservice för SMS-distribution.

För SMS-Tekniks SMS-Connect:

http://www.smsteknik.se/member/customer/pengvin/

SMS.Webservice-tjänst för att skicka SMS

Webservice-tjänst för att skicka SMS-meddelanden

För SMS-Tekniks SMS-Connect:

postsms.asp

SMS.Webservice-tjänst för borttag av SMS från utkö

Webservice-tjänst för borttag av senarelagda SMS-meddelanden som har placerats i utkö för distribution vid ett senare tillfälle.

För SMS-Tekniks SMS-Connect:

deletesms.asp

Spara inleverans automatiskt vid inleveransimport

Styr hur systemet försöker att spara inleveransrader. Den ersätter tidigare systemflagga med samma namn. Den används vid import av dokumenthanteringsprofilen ”Inkommande följesedel/leveransaviserin”g (Elektroniska Dokument). Men den används även vid redigering av levererat antal i Inleveransregistreringen (styr vilka rader som blir markerade).

Standardtext slutrader elektronisk faktura

Hänvisar till eventuell standardtext/slutrad på elektronisk xml-faktura.

Sökväg PengVin Elektroniska dokument applikation

Sökväg till den plats där programmet PengVin elektroniska dokument är installerat

Sökväg PV Elektroniska dokument-import applikation

Sökväg till den plats där programmet PengVin elektroniska dokument import är installerat

Tilläggsinfo part L=Lager på xml-order

Anger om lageruppgifter (part L) genereras vid export av xml-ordererkännande.

Timeout filskapande (PDF,RTF, SNP) ElektroniskaDok

Anger hur lång timeout-tid (angiven i sekunder) Pengvin.ElektroniskaDokument.exe maximalt skall vänta på att ett enskilt

dokument har skapats fysiskt på fil (PDF, RTF, SNP).

Anger man tex 20 (dvs 20 sekunder) och Pengvin.ElektroniskaDokument.exe kan läsa den skapade filen redan efter 10 sekunder så väntar applikationen inte timeout-tiden ut, utan går vidare. Har Pengvin.ElektroniskaDokument.exe däremot inte lyckats läsa den fysiska filen under angiven timeout-tid, loggas fel under processen "ElektroniskaDokument hantera".

Timeout på FTP-servern, anges i millisekunder

Den timeout-tid som Pengvin.ElektroniskaDokument.exe skall använda sig av vid distribution av filer via ftp-protokollet.

Typ av mailserver, t ex SSL

Vilken typ av mailserver som används, t ex SSL.

Uppdatera orderhuvud vid kundorderimport

Anger om huvuduppgifter på kundorder ska uppdateras vid import av redan befintlig xml-order.

Ärendetyp för fel vid import PayEx betalningar

Anger ärendetyp som ska skapas när fel sker vid import av Elektroniska dokument "Filimport datafil", xml-fil Balance Report från PayEx. Referensen fylls inte i om man inte vill att ärende skall skapas.

Ärendetyp vid fel inkommande leveransbesked fr.lev

Anger ärendetyp som ska skapas när matchning inte kan ske vid import av Elektroniskt Dokument "Inkommande leveransbesked från leverantör".

Systemreferensen lämnas tom om man inte vill att det ska skapas ärende.

Nummerserier

Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier

 

Loggning elektroniska dokument

Denna nummerserie sätts till 1 (vid nystart) och den används vid skapandet av filer i elektroniska dokument.

Textradstyper

Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Textradstyper

Vid fakturering XML krävs att en textradstyp med typ 0 finns upplagd för att textrader som är registrerade direkt i utleveransregistreringen ska komma med.

Utskriftslayouter

Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Utskriftslayouter (PVExplorer)

 

Rapporttyp skall vara  Rapportserver. När man väljer Rapportserver skapas det alltid en PDF-fil. Vill man spara en kopia av den anges mappen där den ska sparas i Mapp för arkivering av utskriftskopia som PDF-fil. OM man inte anger något i fältet tas filen bort.

PV_SYS_REFERENSER

Uppsättning av data till XSL-fil för transformering av XML /Namn på DTS-jobb

Id

Löpande nummerserie

Refid

MTYP från tabellen EDIMEDDELANDE

Reftyp

Ska anges till 3

Beskrivning

Egen beskrivning av filen

Refdata

DTS-paketets eller filens namn

Dokumenthantering

Huvudmeny - Systemregister - Dokumenthantering

I övre delen av dialogen anges den standardlayout som normalt används, om det på kund eller leverantör inte finns någon annan layout angiven.

 

Profil

I mittendelen av dialogen anges den standardprofil för elektroniska dokument som ska användas om det inte finns annan profil angiven på kunden. Om ingen sändningsadress anges hämtas den mailadress som ligger på kunden (i huvudet i kundregisterdialogen).

 

Nedre delen av dialogen innehåller två flikar.

Flik utskriftslayouter

 

I utskriftslayouter visas de olika layouter som lagts upp i referensregistret Utskriftslayouter

Flik hanteringsprofiler

 

I hanteringsprofiler visas de olika sätt som elektroniska dokument ska hantera. Nya poster läggs till genom att dubbelklicka på +. Gamla poster kan justeras genom att dubbelklicka på id-numret.

Hanteringsprofil

Beskrivning

Här anges ett beskrivande namn på hanteringsprofilen

Felhantering

Används om man vill att systemet skapar och distribuerar ett felmeddelande när en annan/ursprunglig dokumenthanteringsprofil går fel. Se Meddelande nedan.

Flik Hämta information

Här anges hur informationen ska hämtas (t ex inkommande leveransbesked från leverantör)

FTP

Markera detta alternativ när du vill hämta fil/-er från en ftp-adress.

FTP-filkö

Markera detta alternativ när du vill hämta fil/-er från en ftp-adress som fungerar likt en kö. Hämtningen sker med samma filnamn oavsett om det finns en eller flera filer att hämta, tills kön blir tom. Detta alternativ gäller t.ex. när hämtning sker från Postnets ftp-server.

Disk

Markeras om filen ska hämtas från disk.

Ingen hämtning

Markeras om ingen bearbetning (hämtning) ska ske. Kan också användas för att avaktivera ett jobb som man inte vill ta bort.

Hämtningsadress

Här anges varifrån fil/-er ska hämtas. När hämtningssättet är ”FTP” eller ”FTP-filkö” anges hämtningsadressen enligt följande syntax:

ftp://användarnamn lösenord@servernamn/katalog/

Filnamn

Ange namn på fil/-er som ska hämtas. Med stjärna (*) i filnamnet kan du hämta filer utan att behöva ange det fullständiga filnamnet. På så sätt kan du hämta fler filer på en och samma gång. Anger du t.ex. levbesk*.xml så hämtas alla xml-filer som inleds med ”levbesk” från den angivna hämtningsadressen.

Statuskod på den loggpost som skapas efter slutförd hämtning

Här anges status beroende på vad som ska ske efter hämtning. vanligast är status 3.

Exempel: Anges 3 blir filen klar för bearbetning steg 1, anges 5 blir filen klar för bearbetning steg 2 (Bearbetning steg 1 hoppas då över).

 

Ta bort originaldokument från hämtningsadress efter slutförd hämtning

Om rutan markeras tas dokumentet bort från den adress man angivit i fältet Hämtningsadress när hämtningen är klar

Automatisk bearbetning steg 1 efter slutför hämtning

 

XSL-fil för eventuell transformering av xml-fil innan loggposten skapas

 

Typ av uppackning

 

Xml-tag-namn för uppackning av xml-fil

 

Flik Bearbetning steg 1

Här anges på vilket sätt dokumentet ska hanteras och vilken layout som ska ligga till grund för det elektroniska dokumentet.

Typ av bearbetning

Följande används vid export:

Accessrapport till skrivare

Gör en direktutskrift av en rapport som finns i Pengrapp. Vilken rapport fylls i fältet Rapportlayout  (Access). Kan t ex användas för att göra en extra utskrift på en annan skrivare.

Accessrapport till fil (PDF)

Gör en PDF-fil av en rapport som finns i Pengrapp. Vilken rapport fylls i fältet Rapportlayout  (Access). PDF-filen är låst och kan inte ändras. Detta format kräver att programvaran PEERNET.DRV är installerad på den pc som skapar dokumentet (www.peernet.com).

Accessrapport till fil (RTF)

Gör en RTF-fil av en rapport som finns i Pengrapp. Vilken rapport fylls i fältet Rapportlayout  (Access). Filen kan ändras. Hanterar inte bilder och linjeavgränsningar.

Accessrapport till fil (SNP)

Gör en access snapshotfil (SNP) av en rapport som finns i Pengrapp. Vilken rapport fylls i fältet Rapportlayout  (Access). SNP-filen är låst och kan inte ändras. Kräver att läsaren av dokumentet har installerat programvaran  Microsoft Snapshot Viewer. Den ingår i Officepaketet och finns att ladda hem utan kostnad från Microsofts hemsida (www.microsoft.com).

RS-rapport till fil (PDF)

Gör en reportserverrapport till PDF. Vilken rapport fylls i fältet Rapportnamn (RS)

RS-rapport till fil (EXCEL)

Gör en reportserverrapport till Excel. Vilken rapport fylls i fältet Rapportnamn (RS)

RS-rapport till fil (TIFF)

Gör en reportserverrapport till en bildfil i formatet TIFF. Vilken rapport fylls i fältet Rapportnamn (RS)

RS-rapport till fil (XML)

Gör en reportserverrapport till en xml-fil. Vilken rapport fylls i fältet Rapportnamn (RS)

RS-rapport till fil (CSV)

Gör en reportserverrapport till kommaseparerad fil (CSV). Vilken rapport fylls i fältet Rapportnamn (RS)

RS-rapport till fil (HTML)

Gör en reportserverrapport till ett webarkiv (MHTML). Vilken rapport fylls i fältet Rapportnamn (RS)

 

Följande används vid import:

Skapa XML-fil (PengVin-format)

Skapar en xml-fil från det aktuella dokumentet. Vill man kan man låta en xsl-fil transformera xml-filen (vanligt förekommande vid skapande av edi-filer). Detta anges i fältet XSL-fil för transformering av XML (alternativen läggs upp och hämtas från tabellen PV_SYS_REFERENSER)

Kör DTS-jobb

När ett dokument bearbetas av PED kan det starta ett DTS-jobb som skapar en fil och bearbetar denna. Detta anges i fältet ”Namn på DTS-jobb”. Används vid specialtillämpningar av elektroniska dokument, tex DTS-jobb som importerar och exporterar önskat data ur SQL-servern och förvandlar datat till det format man angivit i DTS-jobbet.

Som ett exempel kan man lägga upp ett DTS-jobb som skapar en fil av verifikationerna i Pengvin när dessa har efterbearbetas. Denna fil kan sedan skickas till redovisningssystemet.

Filen skapad tidigare

Markeras om filen redan har skapats i ett tidigare skede och inte behöver bearbetas under steg 1. Ingen behandling av dokumentet sker i detta moment.

 

Parametrar för bearbetning

Rapportlayout (Access)

Ange den rapport som ska användas vid bearbetningstyp Access

Rapportnamn (RS)

Ange den rapport som ska användas vid bearbetningstyp RS (Reportservice)

XSL-fil för transformering av XML /Namn på DTS-jobb

Här väljs den XSL-fil som ska omvandla PengVins XML-fil till mottagarens format som ska dras igång i samband med att Pengvin.ElektroniskaDokument startas.

Har alternativet Kör DTS-jobb valts anger man namnet på DTS-jobbet.

(De olika alternativen läggs upp och hämtas från tabellen PV_SYS_REFERENSER)

Extension för resultatfil

Här anges den ändelse som den konverterade XML-filen filen ska få. Har ”Kör DTS-jobb” valts lämnas detta fält blankt.

Filnamn för loggning av bearbetade dokument

Ange ett eget filnamn här (t ex. fakturalogg.xml) när du vill skapa loggposter i en xml-loggfil för den aktuella dokumenthanteringsprofilen. Det krävs dock att bearbetningstypen för den aktuella dokumenthanteringsprofilen är satt till ”Skapa XML-fil (PengVin-format)”. Saknas xml-loggfilen så försöker systemet först att skapa den. XML-loggfilen skapas dit systemreferensen ”Mapp där elektroniskt dokument hämtas” hänvisar. Den loggning som sker i xml-loggfilen är:

Uppsättningar

Plats där filer skapas hamnar i katalogen som anges i systemreferensen ”Mapp där elektroniskt dokument hämtas”.

Flik Bearbetning steg 2

Här anges hur den skapade filen ska skickas eller lagras.

 

Typ av bearbetning

Skriv ut på skrivare

Markeras om filen ska skrivas ut på skrivare. Vilken skrivare som ska användas väljs under Parameter för bearbetning i fältet skrivare.

Sänd Fax

Skickar skapad fil via fax. Skriv in mottagarens faxnummer i fältet sändningsadress / sökväg om samma dokumenttyp alltid skall gå till samma faxnummer. Annars ställs detta in på dokumentet som har skapat filen.

Sänd E-post

Skickar skapad fil via epost. Skriv in mottagarens epostadress i fältet sändningsadress / sökväg om samma dokumenttyp alltid skall gå till samma faxnummer. Annars ställs detta in på dokumentet som har skapat filen. Man kan även ange rubrik och meddelandetext som skall följa med epostmeddelandet.

Sänd SMS

Textmeddelande via SMS. Skriv in mottagarens telefonnummer i fältet sändningsadress / sökväg om samma dokumenttyp alltid skall gå till samma telefonnummer. Annars ställs detta in på dokumentet som har skapat filen. Man kan även ange rubrik och meddelandetext som skall följa med SMS-meddelandet.

Lagra på FTP-server

Skickar skapad fil via ftp. Skriv in mottagarens ftpadress i fältet sändningsadress / sökväg om samma dokumenttyp alltid skall gå till samma ftp-adress. Annars ställs detta in på dokumentet som har skapat filen.

Lagra på webbserver (HTTP)

Välj detta alternativ när du vill distribuera fil till en webbserver via HTTP-protokollet. Ange http-adressen som sändningsadress.

Kräver den mottagande webbservern att du ska logga in/skicka med ett användarnamn och lösenord så anger du dem åtskilda med mellanslag åtföljt av ett snabel-a (@) före servernamnet i http-adressen, t ex http://användarnamn lösenord@webbserver/sökväg/applikation.

Beskrivning av webbserverapplikationen Pengvin.HTTP, se avsnitt Pengvin.HTTP

XML-anrop till webbserver (HTTP)

Välj detta alternativ när du vill göra ett anrop innehållande xml-data till en webbserver via HTTP-protokollet (förutsätter att bearbetningsresultatet från steg 1 är en xml-fil eftersom det är denna som skickas med som xml-data vid anropet).

Ange http-adressen som sändningsadress. Referenser/parametrar till detta kan anges i fliken Bearbetningsreferenser.

Lagra på disk

Sparar skapad fil på hårddisken. Skriv in katalognamn dit filen skall kopieras. Anges i fältet sändningsadress / sökväg.

Importera till Pengvin-databas

Inställningar för att importera filer till Pengvin.

Ingen bearbetning

Markeras om ingen distribution/bearbetning skall ske under steg 2

 

Parameter för bearbetning

Sändningsadress/Sökväg

Här anges det faxnummer dit filen skall faxas, den/de mail- eller ftp-adresser som filen ska skickas till, sökvägen till disken där dokumentet ska lagras eller den/de mobiltelefonnummer dit SMS:et skall sändas.

 

Om man vill ange fler än en mailadress eller mobiltelefonnummer så åtskiljs de med semikolon.

För att skicka mail till två mottagare så anges sändningsadressen enligt följande testutv@pengvin.se;testutv2@pasab.se

För att skicka SMS till två mottagare så anges sändningsadressen enligt följande +4670xxxxxxx;+46705xxxxxx

 

Om ftp-adress anges skall även ert eget inloggningsnamn och unika lösenord ingå i strängen.

T ex ftp://inloggningsnamn lösenord@edi.postnet.se (mellanslag mellan inloggningsnamn och lösenord). Vill man att ftp-distributionen skall utgå från roten på ftp-servern, anger man två slash (//) efter ftp-servernamnet, i det här fallet kund.pengvin.se.

T ex ftp://inloggningsnamn lösenord@kund.pengvin.se//pengvin/in/. Vill man däremot att ftp-distributionen skall utgå ifrån det ställe dit man automatiskt styrs efter inloggning, anger man en slash (/) efter ftp-servernamnet, i det här fallet kund.pengvin.se.

T ex ftp://inloggningsnamn lösenord@kund.pengvin.se/pengvin/in/.

 

Prioritetsordning

I första hand hämtas sändningsadressen från dokumentutskrifter (antingen från kunden i fliken Dokumentprofiler eller om där saknas från den generella profilen i systemutskrifter), i andra hand hämtas sändningsadressen här i hanteringsprofilen och i tredje hand från kund- respektive leverantörsregistrets huvud.

 

Ämne

Här anges filens innehåll. Vid sändning av mail blir denna text rubrik (ämne) på mailet. Vid sändning av SMS blir denna text själva innehållet i SMS-meddelandet. Fältet ämne kan vid distribution av E-post och SMS bestå av 160 tecken.

 

Skicka med uppgifter från dokument

Det finns en möjlighet att i SMS-meddelandet skicka med uppgifter från dokumentet. På ordern finns ett antal värden som lagras i databasen i en tabell. Dess värde kan sändas enligt följande:

Inled och avsluta med klammertecknet: {DOKUMENTNR}

Exempel på data-fält som kan användas:

För mer information om fälten se beskrivning av orderdialogen.

 

Meddelandetext

Används vid felmeddelandehantering. Den text som registreras i detta fält sänds som felmeddelande vid användning av E-post och PengVins meddelandehantering.

Skrivare

Här anges vilken skrivare som dokumentet ska skrivas ut på om man valt "Skriv ut på skrivare" som bearbetningstyp

 

Markeringsrutor

Ta bort originalfil efter bearbetning

Om rutan markeras tas filenbort från den mapp man angivit i systemreferensen Mapp där elektroniskt dokument hämtas efter att dokumentet skickats.

Ta bort transformerad fil efter bearbetning

Om rutan markeras tas filenbort från den mapp man angivit i systemreferensen Mapp där elektroniskt dokument hämtas efter att det konverterade dokumentet skickats.

Flik Filnamn

Här anger man hur filnamnen ska sättas om man vill skapa filer. Alla tre varianterna kan kombineras.

Prefix

Inledande namn på filen

Namn

Namn på filen

Extension

Namn på filändelsen, måste alltid anges.

 

Markeringsrutor

+ Nummerserie

Löpande nummerserie som kan läggas till prefixet, namnet eller filändelsen.

+ Dokumentnr

Lägger med även dokumentets nummer i namnet på filen (faktura-, order- eller beställningsnummer)

Flik Bearbetningsreferenser

I denna flik kan man ange referenser/parametrar till bearbetningen under steg 2.

 

 

XML-anrop till webbserver (HTTP)

De referenser som kan anges för bearbetningen/distributionen ''XML-anrop till webbserver (HTTP)'' är; {REQUESTCLIENTCERTFILE}parametervärdeX{REQUESTSOAPACTION}parametervärdeY.

Flik Transaktioner

Aktiva transaktioner

Visar ännu ej klara poster

Historiska

Visar klara (färdigbearbetade poster)

 

Nr

Löpnummer på bearbetade poster

Dokument

Visar vilken typ av dokument som avses, t ex räntefaktura eller offert

Startfil

Namn på startfilen (PengVins interna format på filen)

Transform

Namnet på den transformerade/bearbetade filen

Sändfil

Namnet man valt på filen i fliken Filnamn

Sändadress

Sändningsadressen som angivits enligt prioritetsordning

Status

Visar status på aktiva poster

1 - ny post

3 - Klar för start av konvertering i Bearbetning steg 1

5 - Filen är skapad och klar för start av Bearbetning steg 2

7 - Filen är skickad (Bearbetning steg 2 är avslutad)

Skapad

Datum

Sign

Användarsignatur

Kundregister

Flik Dokumentprofiler

 

I kundregistret anges i fliken Dokumentprofiler den eller de olika hanteringsprofiler som används på kunden. Dubbelklicka på dokumenttypnamnet för att justera posten.

 

 

Layout för utskrift

Om en pappersutskrift önskas av dokumentet anges önskad layout. Anges dessutom en profil på kunden får man både en utskrift och en dokumentfil.

Layout för utskrift används också för att ange om kunden ska ha en annan layout än standardlayouten även om inte funktionen för elektroniska dokument används.

 

Profil

Ange den variant av elektroniskt dokument som är aktuellt för kunden.

Sändningsadress

Här anges den mail- eller ftp-adress som filen ska skickas till, det faxnummer filen ska faxas till eller sökvägen till disken där dokumentet ska lagras. Om ftp-adress anges skall även inloggningsnamn och lösenord ingå i strängen, t ex ftp://inloggningsnamn lösenord@edi.postnet.se (mellanslag mellan inloggningsnamn och lösenord).

Leverantörsregister

Flik Dokumentprofiler

I leverantörsregistret anges i fliken Dokumentprofiler den eller de olika hanteringsprofiler som används på leverantören. Dubbelklicka på dokumenttypnamnet för att justera posten.

 

Layout för utskrift

Om en pappersutskrift önskas av dokumentet anges önskad layout. Anges dessutom en profil på leverantören får man både en utskrift och en dokumentfil.

Layout för utskrift används också för att ange om leverantören ska ha en annan layout än standardlayouten även om inte funktionen för elektroniska dokument används.

 

Profil

Ange den variant av elektroniskt dokument som är aktuellt för leverantören.

Sändningsadress

Här anges den mail- eller ftp-adress som filen ska skickas till, det faxnummer filen ska faxas till eller sökvägen till disken där dokumentet ska lagras. Om ftp-adress anges skall även inloggningsnamn och lösenord ingå i strängen, t ex ftp://inloggningsnamn lösenord@edi.postnet.se (mellanslag mellan inloggningsnamn och lösenord).

Flik Avtal

Beställningssätt

Leverantörens beställningssätt måste vara ett beställningssätt med hantering Utskrift på skrivare om funktionen Pengvin.Elektroniskadokument ska användas.

 

 

Referensregister Beställningssätt

Huvudmeny - Referensregister - Beställning - Beställningssätt

 

Penvin.HTTP

Webbserverapplikationen Pengvin.HTTP

Pengvin.HTTP är en webbserverapplikation med webbsidan PV_PostFile.aspx dit man kan distribuera filer via http-protokollet. Om Pengvin.HTTP tex har installerats på PengVins webbserver så skulle anropet till den kunna se ut enligt följande:

http://användarnamn lösenord@www.pengvin.se/Pengvin.HTTP/PV_PostFile.aspx

 

Vid anrop till Pengvin.HTTP så kan man skicka med parametrar som då överstyr de generella inställningar som satts upp för Pengvin.HTTP. Parametrar som kan skickas med till Pengvin.HTTP är följande:

Parametrar som skickas med till Pengvin.http läggs till i sändningsadressen efter ett inledande frågetecken (?). Fler än 1 parameter åtskiljs med och-tecken (&)

Ett exempelanrop till Pengvin.HTTP med parametrar (för dokumenthanteringsprofilen 2887 mot testdatabasen) kan se ut enligt följande:

http://användarnamn lösenord@www.pengvin.se/Pengvin.HTTP/PV_PostFile.aspx?mid=2887&database=PENGVIN_DATA99

In- eller utgående distribution

Elektroniska dokument kan distribuera dokument eller läsa in dokument som formaterats enligt en standard som fastställts av PengVin Affärssystem. Nedan följer en förteckning över de dokument som stöds.

Export
Import

Debiteringsunderlag

Ett debiteringsunderlag kan skapas så att det automatiskt genereras och sänds i väg med hjälp av PengVins elektroniska dokument. Mottagande system läser med hjälp av en formateringsfil (XSL-fil) in underlaget (också med hjälp av elektroniska dokument ) och därefter hanteras det vidare som en färdig följesedel.

 

För att detta skall fungera krävs att man anger ett distributionssätt och adress. Öppna dokumenttypen debiteringsunderlag (Huvudmeny - Systemregister - Dokumenthantering)

Dokumenthantering

Kundregister

 

I kundregistret i fliken Dokumentprofiler dubbelklickar man på Debiteringsunderlag.

Lägg upp en Hanteringsprofil för dokumenttypen Debiteringsunderlag. Ange en Ftp- eller mail-adress beroende på vilket distributionssätt som ska användas.

 

Lägg en order, utleverera ordern. Via ''Utleveranshantering'' markera sedeln och skapa ett faktureringsunderlag. Kör därefter Pengvin.ElektroniskaDokument.exe. Kontrollera att en xml-fil har skapats för sedeln/debiteringsunderlaget

Meddelande

Används för att ställa in systemet så att det skapar och distribuerar ett felmeddelande när en annan/ursprunglig dokumenthanteringsprofil går fel.

Dokumenthantering

Skapa en ny dokumenthanteringsprofil för dokumenttypen "Meddelande" som ska fungera som felmeddelande för andra profiler.

 

Ge dokumenthanteringsprofilen en beskrivning t ex "Felmeddelande till Admin".

Flik Hämta information

Under fliken "Hämta information" välj "Ingen hämtning".

 

E-post eller SMS

Vill man att felmeddelandet ska distribueras via E-post eller SMS så väljer man "Fil skapad tidigare" under fliken "Bearbetning steg 1".

PengVins meddelandehantering

Vill man att felmeddelandet ska importeras till databasen och distribueras via PengVins meddelandehantering så väljer man "Skapa XML-fil (PengVin-format)", anger filnamnet pv_edimed_xml_2_pv_med.xsl som "XSL-fil för transformering av XML / Namn på DTS-jobb" och anger XML som "Extension för resultatfil vid transformering av XML" under fliken "Bearbetning steg 1".

Vill man få med sig information om själva felet i "Ämne" och/eller "Meddelandetext" så kan man i dem använda sig av fältparametrar, t ex {MLOGG}{DOKID}, vilka systemet sen byter ut mot data från den dokumenthanteringsprofil som gick fel. (Systemet försöker att byta ut fältparametrar mot data från tabellerna EDIMEDDELANDEN_LOGG, EDIMEDDELANDEN och T_UTSKRIFTER i nämnd ordning.)

I "Ämne" och/eller "Meddelandetext" så kan det vara lämpligt att lägga med några av fältparametrarna:

Ett exempel på fältparameteranvändning i "Ämne" och "Meddelandetext" kan vara:

Fel doktyp={BESKRIVNING}/{DESCRIPTION} transnr={MLOGG} refid={DOKID} exeknr={EXEKID}.

 

(Förutom det som man har angivit i "Ämne" för felmeddelandet så lägger systemet automatiskt till vid vilket tillfälle felet har uppstått, om det har skett vid bearbetningen Hämtning, Steg 1 eller Steg 2. Har felet t ex inträffat under Steg 1 så läggs ”[Bearb=Steg 1]” till i "Ämne".)

 

Koppla därefter ihop den skapade dokumenthanteringsprofilen för felmeddelande med den ursprungliga dokumenthanteringsprofilen genom att öppna den ursprungliga profilen och välja den skapade profilen för dokumenttypen Meddelande som Felhantering (t ex "Felmeddelande till Admin").

 

Om en bearbetningspost för den ursprungliga dokumenthanteringsprofilen sedan går fel så skapas en ny bearbetningspost, denna gång för felmeddelandet som har kopplats till den ursprungliga profilen. Bearbetningsposten för själva felmeddelandet bearbetas/distribueras först nästa gång applikationen Pengvin.ElektroniskaDokument.exe körs/exekveras. Ett alternativt sätt att bearbeta/distribuera felmeddelanden är att lägga upp ett tidsstyrt jobb som med återkommande intervall distribuerar eventuella felmeddelanden. För att få applikationen Pengvin.ElektroniskaDokument.exe att enbart bearbeta felmeddelanden, så kan man skicka med identiteten för dokumenthanteringsprofilen för felmeddelandet som parametern /mid, t ex C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokument \Pengvin.ElektroniskaDokument.exe /mid 2902.

Inkommande leverantörsfaktura - dokumenthantering

Import av leverantörsfaktura

EDIFACT (INVOICE D93A)

Förutsättningar

Sammanfattning

Lägg upp två hanteringsprofiler för dokumenttypen ”Inkommande leverantörsfaktura” i PengVin. Lägg först upp en hanteringsprofil (1) som hämtar edi-fil/-er och gör om dem till xml-fil/-er. Lägg därefter upp ytterligare en hanteringsprofil (2) som hämtar xml-fil/-er från föregående hanteringsprofil, gör om dem till PengVins xml-format och som slutligen försöker läsa in dem till databasen. Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe. Kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Import” har gått via menyn Administration/Processer.

Dokumenthantering

Gå till Systemregister - Dokumenthantering via huvudmenyn. I ”Dokumenthantering” välj dokumenttypen ”Inkommande leverantörsfaktura”

Hanteringsprofil nr 1

Lägg upp en ny hanteringsprofil som hämtar edi-fil/-er och gör om dem till xml-fil/-er.

Flik Hämta information

 

Flik Bearbetning steg 1

Flik Bearbetning steg 2

Flik Filnamn

Ange filnamn som ska användas vid distribution

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Hanteringsprofil nr 2

Lägg upp ytterligare en ny hanteringsprofil som hämtar xml-fil/-er från föregående upplagd hanteringsprofil, gör om dem till PengVins xml-format och försöker läsa in dem till databasen.

Flik Hämta information

 

Flik Bearbetning steg 1

Flik Bearbetning steg 2

Flik Filnamn

Fliken ”Filnamn” används inte vid ”Inläsning av fil” till databas.

 

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe

Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta samtliga hanteringsprofiler som avser import.

 

För att inte bearbeta samtliga hanteringsprofiler som avser import på en gång så kan parametern /mid skickas till Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta en viss hanteringsprofil åt gången. För att skicka med en parameter kan man t ex ta hjälp av en genväg till applikationen eller använda sig av kommandotolken (cmd.exe). Till parametern /mid skickas ”Id” med från den aktuella hanteringsprofilen i PengVin. Nedan följer ett exempel på exekvering av en viss hanteringsprofil med Id=653:

C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe /mid 653

 

Exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe kan också sättas upp att ske via PengVins batch-/jobbserver med makronamn=EXEC och parameter= C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe.

Regelverk för Inkommande leverantörsfaktura

Bolagsid för leverantörsfakturan hämtas enligt följande prioriteringsordning:

  1. Från xml-fil, id för <part typ=”F”>

  2. Från det lager som inloggad användare är kopplad till. Inloggad användare hämtas då enligt prioriteringsordning:

    1. Från parameter /usersign xx till applikationen Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe

    2. Från applikationens config-fil (från value i avsnittet <add key="usersign" value="ADMIN" />)

Skapa en ny leverantörsfaktura och sök leverantör enligt följande prioriteringsordning:

  1. Leverantorer.Levnr = id för <part typ=”E”>

  2. Leverantorer.Edireferens = edireferens för <part typ=”E”>

  3. Leverantorer.Bankgiro_nr = bankgiro_nr

  4. Leverantorer.Postgiro_nr = postgiro_nr

  5. Leverantorer.Levkundnr = id_ref för <part typ=”E”> (förutsatt att matchningen ger en unik träff)

  6. Leverantorer.Levnr_red = id_red för <part typ=”E”>

  7. Systemreferens ”Standard-levnr vid matchning utan träff”

Skapa leverantörsfakturarad och sök produkt enligt följande prioriteringsordning (sökning sker inte bland skaffartiklar):

  1. Artiklar.artnr=<artnr>

  2. Artiklar_inkop.levnr=<levnr> & Artiklar_inkop.levartnr=<levartnr>

  3. Artiklar.ean=<ean>

  4. Systemreferens ”Skaffartikel, då Artnr saknas vid Order_Reseive”

Läggs leverantörsfakturaraden upp för den produkt som systemreferensen ”Skaffartikel, då Artnr saknas vid Order_Reseive” hänvisar till så uppdateras leverantörsfakturarad med varugruppsnummer från xml-fil (xml-elementet <vgrnr>). Sker däremot en träff bland produkter i registret så uppdateras leverantörsfakturarad med vgrnr som ligger på produkten.

Har själva momskoden på leverantörsfakturaraden i xml-filen inte angivits eller om den är ett minustecken (dvs när <momskod></momskod> eller <momskod>-</momskod>) så används systemreferensen ”Normal momskod” för raden. Inledande minustecken som momskod används då priset är angivet inklusive moms.

Systemflaggor

Lägg upp rader på nytt vid kundorderimport

Systemflaggan medför att orderrader läggs upp på nytt vid import av en redan befintlig xml-kundorder (dokumenthanteringsprofil)

Uppdatera orderhuvud vid kundorderimport

Systemflaggan medför att uppgifter på orderhuvudet uppdateras vid import av en redan befintlig xml-kundorder (dokumenthanteringsprofil)

 

Uppföljning i PengVin

Efter exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe, följ upp och kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Import” har gått via menyn Administration/Processer.

 

De importerade fakturorna ska synas i ”Ankomstregistrering leverantörsfakturor” som du når via menyn ”Ekonomi/Leverantörsreskontra/Registrering av fakturor”.

Import av följesedel/leveransavisering - dokumenthantering

Förutsättningar

Applikationen ”Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe” ver 3.5 eller senare, som importerar filer utifrån de hanteringsprofiler för elektroniska dokument, avseende import, som satts upp i PengVin (applikationen följer med i PengVins installationsprogram).

Sammanfattning

Lägg upp en hanteringsprofil för dokumenttypen ”Inkommande följesedel/leveransavisering” i PengVin som försöker läsa in dem som inleveranser i databasen. Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe. Kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Import” har gått via menyn Administration/Processer.

Systemreferenser

Systemreferensen ”Spara inleverans automatiskt vid inleveransimport” styr hur systemet försöker att spara de importerade inleveransraderna. Den ersätter tidigare systemflagga med samma namn.

Dokumenthantering

Gå till Systemregister - Dokumenthantering via huvudmenyn. I ”Dokumenthantering” välj dokumenttypen ”Inkommande följesedel/leveransavisering”

Hanteringsprofil

Lägg upp en ny hanteringsprofil som hämtar xml-fil/-er

Flik Hämta information

Flik Bearbetning steg 1

Flik Bearbetning steg 2

Flik Filnamn

Fliken ”Filnamn” används inte vid ”Inläsning av fil” till databas.

 

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe

Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta samtliga hanteringsprofiler som avser import.

 

För att inte bearbeta samtliga hanteringsprofiler som avser import på en gång så kan parametern /mid skickas till Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta en viss hanteringsprofil åt gången. För att skicka med en parameter kan man t.ex. ta hjälp av en genväg till applikationen eller använda sig av kommandotolken (cmd.exe). Till parametern /mid skickas ”Id” med från den aktuella hanteringsprofilen i PengVin. Nedan följer ett exempel på exekvering av en viss hanteringsprofil med Id=653:

C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe /mid 653

 

Exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe kan också sättas upp att ske via PengVins batch-/jobbserver med makronamn=EXEC och parameter= C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe.

Regelverk för Inkommande följesedel/leveransavisering

Applikationen försöker att skapa en eller flera inleveranser och bearbetningen sker utifrån detaljradsnivå.

 

Har xml-filen både rader med och utan beställningsreferenser så gäller följande:

När det skapas en inleverans som inte har sitt ursprung i en beställning så hämtas lagerid för inleveransen enligt följande prioriteringsordning:

  1. Från xml-fil, id för <part typ=”L”>

  2. Från det lager som inloggad användare är kopplad till. Inloggad användare hämtas då enligt prioriteringsordning:

    1. Från parameter /usersign xx till applikationen Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe

    2. Från applikationens config-fil (från value i avsnittet <add key="usersign" value="ADMIN" />)

När det skapas en inleverans som inte har sitt ursprung i en beställning så sker sökning av leverantör enligt följande prioriteringsordning:

  1. Leverantorer.Levnr = id för <part typ=”M”>

  2. Leverantorer.Edireferens = edireferens för <part typ=”M”>

  3. Leverantorer.Levkundnr = id_ref för <part typ=”M”> (förutsatt att matchningen ger en unik träff)

  4. Systemreferens ”Standard-levnr vid matchning utan träff”

När det skapas en inleveransrad som inte har sitt ursprung i en beställning så sker sökning av produkt enligt följande prioriteringsordning (sökning sker inte bland skaffartiklar):

  1. Artiklar.artnr=<artnr>

  2. Systemreferens ”Skaffartikel, då Artnr saknas vid Order_Reseive”

Uppföljning i PengVin

Efter exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe, följ upp och kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Import” har gått via menyn Administration - Processer.

 

De importerade följesedlarna/leveransaviseringarna hittar du i ”Inleveranssökning” som du når via menyn Stödrutiner - Dokumentsökning - Inleverans.

Import av PRI Handel inkommande leverantörsfaktura - dokumenthanteringsprofiler

Förutsättningar

Sammanfattning

Lägg upp tre hanteringsprofiler för dokumenttypen ”Inkommande leverantörsfaktura” i PengVin. Lägg först upp en hanteringsprofil som hämtar PRI Handel-filer och gör om dem till PengVins format. Lägg upp en ny hanteringsprofil som hämtar filerna enligt PengVins format från föregående hanteringsprofil (1) som delar upp filer till det antal fakturor som de innehåller. Lägg därefter upp ytterligare en hanteringsprofil som slutligen hämtar leverantörsfakturorna från föregående hanteringsprofil (2) och som försöker läsa in dem till databasen. Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe. Kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Import” har gått via menyn Administration - Processer.

Dokumenthantering

(Huvudmeny - Systemregister - Dokumenthantering)

I ”Dokumenthantering” välj dokumenttypen ”Inkommande leverantörsfaktura”

Hanteringsprofil nr 1

Lägg upp en ny hanteringsprofil som hämtar leverantörsfakturor enligt PRI Handels xml-format och gör om dem till PengVins xml-format.

 

Flik Hämta information

Flik Bearbetning steg 1

Flik Bearbetning steg 2

Flik Filnamn

Ange filnamn som ska användas vid distribution

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Hanteringsprofil nr 2

Lägg åter upp en ny hanteringsprofil som hämtar xml-fil/-er enligt PengVins xml-format från föregående upplagd hanteringsprofil (1). Hanteringsprofilen ska för varje fakturaförekomst i filerna skapa enskilda fysiska xml-filer.

Flik Hämta information

Flik Bearbetning steg 1

Flik Bearbetning steg 2

Flik Filnamn

Ange filnamn som ska användas vid distribution

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Hanteringsprofil nr 3

Lägg upp ytterligare en ny hanteringsprofil som hämtar xml-fil/-er från föregående upplagd hanteringsprofil (2) och försöker läsa in dem till databasen.

Flik Hämta information

Systemreferens

Flik Bearbetning steg 1

Välj alternativet ”Filen skapad tidigare”

Flik Bearbetning steg 2

Flik Filnamn

Fliken ”Filnamn” används inte vid ”Inläsning av fil” till databas.

 

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe

Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta samtliga hanteringsprofiler som avser import.

 

För att inte bearbeta samtliga hanteringsprofiler som avser import på en gång så kan parametern /mid skickas till Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta en viss hanteringsprofil åt gången. För att skicka med en parameter kan man t.ex. ta hjälp av en genväg till applikationen eller använda sig av kommandotolken (cmd.exe). Till parametern /mid skickas ”Id” från den aktuella hanteringsprofilen i PengVin. Nedan följer ett exempel på exekvering av en viss hanteringsprofil med Id=653:

C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe /mid 653

 

Exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe kan också sättas upp att ske via PengVins batch-/jobbserver med makronamn=EXEC och parameter= C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe.

Regelverk för Inkommande leverantörsfaktura

Bolagsid för leverantörsfakturan hämtas enligt följande prioriteringsordning:

  1. Från xml-fil, id för <part typ=”F”>

  2. Från det lager som inloggad användare är kopplad till. Inloggad användare hämtas då enligt prioriteringsordning:

    1. Från parameter /usersign xx till applikationen Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe

    2. Från applikationens config-fil (från value i avsnittet <add key="usersign" value="ADMIN" />)

Skapa en ny leverantörsfaktura och sök leverantör enligt följande prioriteringsordning:

  1. Leverantorer.Levnr = id för <part typ=”E”>

  2. Leverantorer.Edireferens = edireferens för <part typ=”E”>

  3. Leverantorer.Bankgiro_nr = bankgiro_nr

  4. Leverantorer.Postgiro_nr = postgiro_nr

  5. Leverantorer.Levkundnr = id_ref för <part typ=”E”> (förutsatt att matchningen ger en unik träff)

  6. Leverantorer.Levnr_red = id_red för <part typ=”E”>

  7. Systemreferens ”Standard-levnr vid matchning utan träff”

Skapa leverantörsfakturarad och sök produkt enligt följande prioriteringsordning (söker inte bland skaffartiklar):

  1. Artiklar.artnr=<artnr>

  2. Artiklar_inkop.levnr=<levnr> & Artiklar_inkop.levartnr=<levartnr>

  3. Artiklar.ean=<ean>

  4. Systemreferens ”Skaffartikel, då Artnr saknas vid Order_Reseive”

Läggs leverantörsfakturaraden upp för den produkt som systemreferensen ”Skaffartikel, då Artnr saknas vid Order_Reseive” hänvisar till så uppdateras leverantörsfakturarad med varugruppsnummer från xml-fil (xml-elementet <vgrnr>). Sker däremot en träff bland produkter i registret så uppdateras leverantörsfakturarad med vgrnr som ligger på produkten.

 

Har själva momskoden på leverantörsfakturaraden i xml-filen inte angivits eller om den är ett minustecken (dvs när <momskod></momskod> eller <momskod>-</momskod>) så används systemreferensen ”Normal momskod” för raden. Inledande minustecken som momskod används då priset är angivet inklusive moms.

Uppföljning i PengVin

Efter exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe, följ upp och kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Import” har gått via menyn Administration - Processer.

 

De importerade fakturorna ska synas i ”Ankomstregistrering leverantörsfakturor” som du når via menyn Ekonomi - Leverantörsreskontra - Registrering av fakturor.

ReadSoft Invoices - dokumenthanteringsprofiler

Förutsättningar

Export
Dokumenthanteringsprofil för Leverantör

Sammanfattning

Samtliga aktiva leverantörer går att exportera till PengVins xml-format. Lägg i PengVin upp en hanteringsprofil för dokumenttypen ”Leverantör” som skapar xml, gör om dem till ReadSofts format och distribuerar dem till en adress. Skapa en bearbetningspost för applikationen Pengvin.ElektroniskaDokument.exe att bearbeta. Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokument.exe. Kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Hantera” har gått via menyn Administration/Processer.

Dokumenthantering

Gå till Systemregister - Dokumenthantering via huvudmenyn. I ”Dokumenthantering” välj dokumenttypen ”Leverantör”

 

Lägg upp en ny hanteringsprofil som skapar leverantörsfil till ReadSoft.

Flik Bearbetning steg 1

Flik Bearbetning steg 2

Flik Filnamn

Ange det filnamn som ska användas vid distribution

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Knyt den skapade hanteringsprofilen till dokumenttyp Leverantör

Öppna dokumentreferenser för leverantörer - dokumenthanteringsprofil

Sammanfattning

Samtliga ”Öppna dokumentreferenser för leverantörer” eller dokumentreferenser för ett visst bolag går att exportera till PengVins xml-format. Lägg i PengVin upp en hanteringsprofil för dokumenttypen ”Öppna dokumentreferenser för leverantörer” som skapar xml, gör om dem till ReadSofts format och distribuerar dem till en adress. Skapa en bearbetningspost för applikationen Pengvin.ElektroniskaDokument.exe att bearbeta. Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokument.exe. Kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Hantera” har gått via menyn Administration/Processer.

Dokumenthantering

Gå till Systemregister - Dokumenthantering via huvudmenyn. I ”Dokumenthantering” välj dokumenttypen ”Öppna dokumentreferenser för leverantörer”

 

 

Lägg upp en ny hanteringsprofil som skapar dokumentreferensfil till ReadSoft.

Flik Bearbetning steg 1

Flik Bearbetning steg 2

Flik Filnamn

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Knyt den skapade hanteringsprofilen till dokumentet Öppna dokumentreferenser för leverantörer

Import

Inkommande leverantörsfaktura - dokumenthanteringsprofil

Sammanfattning

Lägg upp en hanteringsprofil för dokumenttypen ”Inkommande leverantörsfaktura” i PengVin. Lägg upp en hanteringsprofil som hämtar xml-fil/-er och som försöker läsa in dem till databasen. Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe. Kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Import” har gått via menyn Administration/Processer.

Dokumenthantering

Gå till Systemregister - Dokumenthantering via huvudmenyn. I ”Dokumenthantering” välj dokumenttypen ”Inkommande leverantörsfaktura”

Lägg upp en hanteringsprofil som hämtar xml-fil/-er enligt PengVins xml-format och försöker läsa in dem till databasen.

Flik Hämta information

Flik Bearbetning steg 1

Flik Bearbetning steg 2

Flik Filnamn

Fliken ”Filnamn” används inte vid ”Inläsning av fil” till databas.

 

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Pengvin.ElektroniskaDokument.exe

För att Pengvin.ElektroniskaDokument.exe ska ha bearbetningspost för export av leverantörer och öppna dokumentreferenser för leverantörer, så måste en post läggas upp i PengVins databas för respektive hanteringsprofil.

Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokument.exe för att bearbeta samtliga hanteringsprofiler.

 

För att inte bearbeta samtliga hanteringsprofiler på en gång så kan parametern /mid skickas till Pengvin.ElektroniskaDokument.exe för att bearbeta en viss hanteringsprofil åt gången. För att skicka med en parameter kan man t. ex. ta hjälp av en genväg till applikationen eller använda sig av kommandotolken (cmd.exe). Till parametern /mid skickas ”Id” från den aktuella hanteringsprofilen i PengVin. Nedan följer ett exempel på exekvering av en viss hanteringsprofil med Id=653:

C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokument\ Pengvin.ElektroniskaDokument.exe /mid 653

 

Exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokument.exe kan också sättas upp att ske via PengVins batch-/jobbserver med makronamn=EXEC och parameter= C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokument\ Pengvin.ElektroniskaDokument.exe.

Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe

Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta samtliga hanteringsprofiler som avser import.

 

För att inte bearbeta samtliga hanteringsprofiler som avser import på en gång så kan parametern /mid skickas till Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta en viss hanteringsprofil åt gången. För att skicka med en parameter kan man t.ex. ta hjälp av en genväg till applikationen eller använda sig av kommandotolken (cmd.exe). Till parametern /mid skickas ”Id” från den aktuella hanteringsprofilen i PengVin. Nedan följer ett exempel på exekvering av en viss hanteringsprofil med Id=655:

C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe /mid 655

 

Exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe kan också sättas upp att ske via PengVins batch-/jobbserver med makronamn=EXEC och parameter= C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe.

Regelverk för Inkommande leverantörsfaktura

Bolagsid för leverantörsfakturan hämtas enligt följande prioriteringsordning:

  1. Från xml-fil, id för <part typ=”F”>

  2. Från det lager som inloggad användare är kopplad till. Inloggad användare hämtas då enligt prioriteringsordning:

    1. Från parameter /usersign xx till applikationen Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe

    2. Från applikationens config-fil (från value i avsnittet <add key="usersign" value="ADMIN" />)

Skapa en ny leverantörsfaktura och sök leverantör enligt följande prioriteringsordning:

  1. Leverantorer.Levnr = id för <part typ=”E”>

  2. Leverantorer.Edireferens = edireferens för <part typ=”E”>

  3. Leverantorer.Bankgiro_nr = bankgiro_nr

  4. Leverantorer.Postgiro_nr = postgiro_nr

  5. Leverantorer.Levkundnr = id_ref för <part typ=”E”> (förutsatt att matchningen ger en unik träff)

  6. Leverantorer.Levnr_red = id_red för <part typ=”E”>

  7. Systemreferens ”Standard-levnr vid matchning utan träff”

Skapa leverantörsfakturarad och sök produkt enligt följande prioriteringsordning (sökning sker inte bland skaffartiklar):

  1. Artiklar.artnr=<artnr>

  2. Artiklar_inkop.levnr=<levnr> & Artiklar_inkop.levartnr=<levartnr>

  3. Artiklar.ean=<ean>

  4. Systemreferens ”Skaffartikel, då Artnr saknas vid Order_Reseive”

Läggs leverantörsfakturaraden upp för den artikel som systemreferensen ”Skaffartikel, då Artnr saknas vid Order_Reseive” hänvisar till så uppdateras leverantörsfakturarad med varugruppsnummer från xml-fil (xml-elementet <vgrnr>). Sker däremot en träff bland artiklar i registret så uppdateras leverantörsfakturarad med vgrnr från artikel.

 

Har själva momskoden på leverantörsfakturaraden i xml-filen inte angivits eller om den är ett minustecken (dvs när <momskod></momskod> eller <momskod>-</momskod>) så används systemreferensen ”Normal momskod” för raden. Inledande minustecken som momskod används då priset är angivet inklusive moms.

Uppföljning i PengVin

Export

Efter exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokument.exe, följ upp och kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Hantera” har gått via menyn Administration/Processer.

Import

Efter exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe, följ upp och kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Import” har gått via menyn Administration/Processer.

De importerade fakturorna ska synas i ”Ankomstregistrering leverantörsfakturor” som du når via menyn ”Ekonomi/Leverantörsreskontra/Registrering av fakturor”.

Leveransbesked från leverantör - dokumenthantering

Förutsättningar

Applikationen ”Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe” ver 3.21 eller senare för import av ”Inkommande leveransbesked från leverantör”.

Sammanfattning

Lägg i PengVin upp en hanteringsprofil för dokumenttypen ”Inkommande leveransbesked från leverantör”. Profilen försöker läsa in leveransbesked till PengVin-databasen samt uppdatera motsvarande beställningspositioner med leveransantalsbesked och leveransdatumsbesked.

 

Vill du dessutom att ett ”Meddelande om leveransförsening i beställning” ska distribueras till ansvariga lägg då upp denna dokumenttyp som en ny hanteringsprofil och ställ in systembeloppet ” Ant.leveransförsen.dgr i best.för meddelandegen.” efter önskemål.

 

Vill du även att ett ”Meddelande om leveransförsening i kundorder” ska distribueras till ansvariga lägg då upp denna dokumenttyp som en ny hanteringsprofil och ställ in systembeloppet ”Ant.leveransförsen.dgr i order för meddelandegen.” efter önskemål.

 

Exekvera därefter Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe samt Pengvin.ElektroniskaDokument.exe i nämnd ordning. Kontrollera hur processerna ”Elektroniska dokument - Import” och ”Elektroniska dokument - Hantera” har gått via menyn Administration/Processer.

Dokumenthantering

Gå till Systemregister/Dokumenthantering via menyn. I ”Dokumenthantering” välj dokumenttypen ”Inkommande leveransbesked från leverantör”

 

 

Lägg upp en ny hanteringsprofil som hämtar xml-fil/-er

Flik Hämta information

Flik Bearbetning steg 1

Flik Bearbetning steg 2

 Flik Filnamn

Fliken ”Filnamn” används inte vid ”Importera till PengVin-databas”

Flik Bearbetningsreferenser

Fliken ”Bearbetningsreferenser” används inte för ”Inkommande leveransbesked från leverantör”

 

Klicka på knapparna ”Verkställ” och ”Ok” för att spara hanteringsprofilen.

Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe

Exekvera Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta samtliga hanteringsprofiler som avser import.

 

För att inte bearbeta samtliga hanteringsprofiler på en och samma gång så kan parametern /mid skickas till Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för att bearbeta en viss hanteringsprofil åt gången. För att skicka med parametrar kan man t ex ta hjälp av en genväg till applikationen eller använda sig av kommandotolken (cmd.exe). Till parametern /mid skickas ”Id” från den aktuella hanteringsprofilen i PengVin. Här följer ett exempel på exekvering av en viss hanteringsprofil med Id=653:

C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe /mid 653

 

Exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe kan också sättas upp så att det sker via PengVins batch-/jobbserver. Sätt då makronamn=EXEC och tex parameter= C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokumentImport\ Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe. /mid 653

 

Regelverk för Inkommande leveransbesked från leverantör

Applikationen försöker att skapa en eller flera leveransbesked (med besked om leveransantal och leveransdatum).

Uppföljning i PengVin

Efter exekvering av Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe, följ upp och kontrollera hur processen ”Elektroniska dokument - Import” har gått via menyn Administration - Processer.

Meddelande om leveransförsening i beställning

Förutsättningar

Systembelopp

Ställ in systembeloppet ”Ant.leveransförsen.dgr i best.för meddelandegen.”. Beloppet anger antalet leveransförseningsdagar som ska vara uppnått för att systemet, vid import av dokumenthanteringsprofilen ”Inkommande leveransbesked från leverantör”, ska försöka skapa ett underlag för ”Meddelande om leveransförsening i beställning”.

Dokumenthantering

Sammanfattning

Om det inte har gjorts tidigare i PengVin, lägg först upp en hanteringsprofil för den andra dokumenttypen ”Inkommande leveransbesked från leverantör”, som försöker läsa in leveransbesked till databasen samt uppdatera motsvarande beställningspositioner med leveransantalsbesked samt leveransdatumsbesked. Ställ även in systembeloppet ”Ant.leveransförsen.dgr i best.för meddelandegen.” efter önskemål.

 

Lägg därefter i PengVin upp en hanteringsprofil för dokumenttypen ”Meddelande om leveransförsening i beställning”, koppla den t ex till leverantör/-er och ange sändningsadress/-er som ska få leveransförseningsmeddelandet. Exekvera först Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för import av ”Inkommande leveransbesked från leverantör”. Exekvera därefter Pengvin.ElektroniskaDokument.exe. Kontrollera hur processerna ”Elektroniska dokument - Import” och ”Elektroniska dokument - Hantera” har gått via menyn Administration/Processer.

 

Inställning av systemet så att det skapas och distribueras ett ”Meddelande om leveransförsening i beställning” vid import av den andra dokumenthanteringsprofilen ”Inkommande leveransbesked från leverantör”

Skapa en ny dokumenthanteringsprofil för dokumenttypen "Meddelande om leveransförsening i beställning".

Ge dokumenthanteringsprofilen en beskrivning t ex "Leveransförsening Inköp".

Under fliken "Hämta information" välj "Ingen hämtning".

 

E-post eller SMS

Vill man att leveransförseningsmeddelandet ska distribueras via E-post eller SMS så väljer man "Fil skapad tidigare" under fliken "Bearbetning steg 1".

PengVins meddelandehantering

Vill man att leveransförseningsmeddelandet ska importeras till databasen och distribueras via PengVins meddelandehantering så väljer man "Skapa XML-fil (PengVin-format)", anger filnamnet ”pv_edimed_xml_2_pv_med.xsl” som " XSL-fil för transformering av XML / Namn på DTS-jobb " och anger ”xml” som "Extension för resultatfil vid transformering av XML" under fliken "Bearbetning steg 1".

Vill man själv välja vilken information som skrivs i "Ämne" och/eller "Meddelandetext" så kan man använda sig av fältparametrar i dem, t ex {BESDOKID}{BESPOSNR} vilka systemet sen byter ut mot data kopplat till leveransbeskedet. (Systemet försöker att byta ut fältparametrar mot data från tabellerna BESTALLNING_VARURADER_LEVBESK, BESTALLNING_VARURADER, BESTALLNING i nämnd ordning.)

I "Ämne" och/eller "Meddelandetext" så kan det vara lämpligt att lägga med några av fältparametrarna:

 Ett exempel på fältparameteranvändning:

"Ämne"

Ny leveransförsening({POSTID}) den {BEKRDATUM} från {LEVNR} {NAMN} "Meddelandetext"

Beställning {BESDOKID}, posnr {BESPOSNR}, artikelnr {ARTNR} [{BEN}]. Nytt besked, antalet {BEKR_ANT_NY} levereras {LEVDATUM_NY}

 

Koppla därefter ihop den skapade dokumenthanteringsprofilen med önskade leverantörer och ange i "Sändningsadress/Sökväg" dit meddelandet ska skickas.

Om sedan importen av den andra dokumenthanteringsprofilen ”Inkommande leveransförsening från leverantör” påträffar förseningar som uppgår till systembeloppet ”Ant.leveransförsen.dgr i best.för meddelandegen.” så skapas ett underlag för meddelandet.  Leveransförseningsmeddelandet bearbetas/distribueras först nästa gång applikationen Pengvin.ElektroniskaDokument.exe körs/exekveras. Ett alternativt sätt att bearbeta/distribuera leveransförseningsmeddelandet är att lägga upp ett tidsstyrt jobb (via PengVins batch-/jobbserver) som med återkommande intervall distribuerar meddelanden. För att få applikationen Pengvin.ElektroniskaDokument.exe att enbart bearbeta leveransförseningsmeddelanden, så kan man skicka med identiteten för dokumenthanteringsprofilen som parametern /mid, t.ex. C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokument \Pengvin.ElektroniskaDokument.exe /mid 2902.

Meddelande om leveransförsening i kundorder

Förutsättningar

Systembelopp

Ställ in systembeloppet ”Ant.leveransförsen.dgr i order för meddelandegen.”. Beloppet anger antalet leveransförseningsdagar som ska vara uppnått för att systemet, vid import av ”Inkommande leveransbesked från leverantör”, ska försöka skapa ett underlag för ”Meddelande om leveransförsening i kundorder”.

Dokumenthantering

Sammanfattning

Om det inte har gjorts tidigare i Pengvin, lägg först upp en hanteringsprofil för den andra dokumenttypen ”Inkommande leveransbesked från leverantör”, som försöker läsa in leveransbesked till databasen och uppdatera motsvarande beställningspositioner med leveransantalsbesked samt leveransdatumsbesked. Ställ även in systembeloppet ”Ant.leveransförsen.dgr i order för meddelandegen.” efter önskemål.

Lägg därefter i PengVin upp en hanteringsprofil för dokumenttypen ”Meddelande om leveransförsening i kundorder”, koppla den t ex till kund/-er och ange sändningsadress/-er som ska få leveransförseningsmeddelandet. Exekvera först Pengvin.ElektroniskaDokumentImport.exe för import av ”Inkommande leveransbesked från leverantör”. Exekvera därefter Pengvin.ElektroniskaDokument.exe. Kontrollera hur processerna ”Elektroniska dokument - Import” och ”Elektroniska dokument - Hantera” har gått via menyn Administration/Processer.

 

Inställning av systemet så att det skapas och distribueras ett ”Meddelande om leveransförsening i kundorder” vid import av den andra dokumenthanteringsprofilen ”Inkommande leveransbesked från leverantör”

E-post eller SMS

Vill man att leveransförseningsmeddelandet ska distribueras via E-post eller SMS så väljer man "Fil skapad tidigare" under fliken "Bearbetning steg 1".

PengVins meddelandehantering

Vill man att leveransförseningsmeddelandet ska importeras till databasen och distribueras via PengVins meddelandehantering så väljer man "Skapa XML-fil (PengVin-format)", anger filnamnet ”pv_edimed_xml_2_pv_med.xsl” som " XSL-fil för transformering av XML / Namn på DTS-jobb " och anger ”xml” som "Extension för resultatfil vid transformering av XML" under fliken "Bearbetning steg 1".

Vill man få egen valfri text som information i "Ämne" och/eller "Meddelandetext" så kan man använda sig av fältparametrar i dem, t ex {BESDOKID}{BESPOSNR} vilka systemet sen byter ut mot data kopplat till leveransbeskedet. (Systemet försöker att byta ut fältparametrar mot data från tabellerna BESTALLNING_VARURADER_LEVBESK, BESTALLNING_VARURADER, KUNDORDER i nämnd ordning.)

I "Ämne" och/eller "Meddelandetext" så kan det vara lämpligt att lägga med några av fältparametrarna:

Ett exempel på fältparameteranvändning:

"Ämne"

Ny leveransförsening({POSTID}) den {BEKRDATUM} till {KUNDNR} {NAMN} "Meddelandetext"

Order {ORDDOKID}, posnr {ORDPOSNR}, artikelnr {ARTNR}. Nytt besked, antalet {BEKR_ANT_NY} levereras {LEVDATUM_NY}. Beställning={BESDOKID}, besposnr={BESPOSNR}.

 

Koppla därefter ihop den skapade dokumenthanteringsprofilen med önskade kunder och ange i "Sändningsadress/Sökväg" dit meddelandet ska skickas.

 

Om sedan importen av den andra dokumenthanteringsprofilen ”Inkommande leveransförsening från leverantör” påträffar förseningar som uppgår till systembeloppet ”Ant.leveransförsen.dgr i order för meddelandegen.” så skapas ett underlag för meddelandet. Leveransförseningsmeddelandet bearbetas/distribueras först nästa gång applikationen Pengvin.ElektroniskaDokument.exe körs/exekveras. Ett alternativt sätt att bearbeta/distribuera leveransförseningsmeddelandet är att lägga upp ett tidsstyrt jobb (via PengVins batch-/jobbserver) som med återkommande intervall distribuerar meddelanden. För att få applikationen Pengvin.ElektroniskaDokument.exe att enbart bearbeta leveransförseningsmeddelanden, så kan man skicka med identiteten för dokumenthanteringsprofilen som parametern /mid, t.ex. C:\Program\Pengvin\Pengvin.ElektroniskaDokument \Pengvin.ElektroniskaDokument.exe /mid 2903.