Här registreras kundens order (alternativt offert - en kundorder som genom ruta i dialogen markerats som offert) för leverans vid ett senare tillfälle.
I det vidare affärsflödet levereras kundordern till kunden efter det att produkterna på kundorderns varurader plockats ihop från lager, alternativt beställts från leverantör.
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man registrerar en order:
Det finns en systeminställning (flagga) som heter "Tillämpa minimimarginal per produktgrupp" och vars syfte är att höja upp utpriset så att man behåller den marginal som är angiven på produktgruppen. Vid synlig rabatt påverkas rabattsats för att nå minimimarginal.
Funktionen gäller både i order- och utleveransregistrering och går alltid att överstyra om man har behörighet att ändra priser på order- och utleveransdokument (anges i användarregistret). Om systeminställningen är aktiverad övertrumfar denna även funktionen för kampanjer, prislistor och rabatter. Om man vet med sig att man har dålig täckning på t ex kampanjprodukter, men ändå vill använda sig av flaggan och funktionen, är det då viktigt att inte sätta marginalen för högt på de produktgrupper som ingår i kampanjen.
Man har möjlighet att i systemet sätta upp varningar och/eller spärrar för att vissa produkter inte skall säljas till en viss kund. Det kan t ex ha med kundens miljöpolicy att göra att de exempelvis inte fåt köpa klorin. För att kunden själv inte skall behöva hålla reda på detta sätter man i PENGVIN-systemet upp nycklar på aktuella kunder och produkter och får vid försäljningstillfället information om att produkterna inte får köpas av kunden.
De produkter som skall spärras/varnas förses med en särskild produktnyckeltyp med nyckeltypen "#PK" som står för "Produktklassning". En och samma produkt kan ha flera klassningsbegrepp. Nyckeltypen levereras inte med automatik utan läggs upp i kundens miljö. Denna nyckeltyp går också att lägga upp som produktgruppsnyckel.
De kunder som skall spärras/varnas förses med en särskild kundnyckeltyp med nyckeltypen #PS (Produktspärr) och/eller #PV (Produktvarning). Resultatet blir att om man lagt upp PS-nyckeln "Klor" på kunden blir produkter märkta med PK-nyckeln "Klor" spärrade. Vid försäljningsregistrering i kundorder och utleverans kommer rött spärrmeddelande upp om produkten är spärrad för kunden och gult varningsmeddelande om produkten bara skall ha en varning. Se avsnitt "Spärr/varning mot försäljning av viss produkt till viss kund" för mer information och uppsättningar.
Funktionen för tredjepartsavtal används när vår slutkund har ett avtal med vår leverantör och andra inköpspriser gäller vid inköp som är knutna till just den kunden som har avtalet med aktuell leverantör.
Tredjepartsavtal är en tilläggsmodul som inte finns som standard. Kontakta din PENGVIN-konsult för mer information.
När man registrerar kundorder eller utleverans på produkt som ingår i ett tredjepartsavtal hämtas inköpspris därifrån oavsett om det rör sig om en lagerleverans eller transit/direkt. På order-/utleveransrad sparas avtalsidentitet.
Om man registrerar en order på en kund som har avtal, byter kundnr och svarar JA på frågan om pris skall räknas om tas avtalspriset bort. Om man istället svarar NEJ på frågan om pris skall räknas om ligger avtalspriset kvar.
(MV2018:2)
Det finns möjligthet att ha olika grundpriser beroende på säljande lager. Prislistorna läggs upp i ordinarie register för (kund-)prislistor. Till varje lager kan man knyta en eller flera prislistor. Vid prisuppslag (t ex vid försäljning) sker kontroll om aktuell produkt finns på en prislista knuten till aktuellt lager, denna prislistas pris ersätter i sådana fall grundpris från produkt. Förutom vid slagning mot prisregelverk (t ex vid försäljning) visas detta pris i produktsökningens sökresultat, i produktfrågan och vid utskrift av hyll- och varuetiketter.
Se avsnitt "Lager (Prislistor)"
(MV2018:2)
Det finns möjligt att med hjälp av en systemflagga ange att levererande lager styr vilken leveranskod som skall användas. Om flaggan är aktiverad kommer ev. leveranskod på levererande lagers lagerpost att användas. Detta gäller både om man manuellt ändrar lager på en orderrad eller om man har angett styrning av lager i orderhuvud.
Längst upp i kundorderdialogen presenteras alltid viktiga uppgifter för att kunna identifiera order och kund oberoende av vald flik i mellandelen. De uppgifter som visas är ordernummer, kundnummer och -namn, ordervärde exklusive moms (grön ruta), ordervärde inklusive moms (gul ruta) samt valuta.
Med hjälp av systeminställningen (flaggan) ”Fokus på obligatoriskt fält” kan man få markören/fokus att hamna på första obligatoriska fält i orderhuvudet, t ex om kunden har krav på ”Er referens” hamnar markören i det fältet eller om kunden har krav på mottagare blir fokus i mottagarnummerfältet. Om inga krav av detta slag finns på kunden hamnar fokus i ”Er Beteckning”. Efter att sista obligatoriska fältet fyllts i flyttar man själv fokus/markör med hjälp av enter, eller till inmatningsfält med [Alt]+[i]
Längst ned finns ett gult registreringsfält som skiftar karaktär beroende på vilken flik som markerats, vilket skede av orderregistreringen användaren befinner sig i och vilken av funktionstangenterna som används. Bredvid registreringsfältet finns även knappen för Sökning som i de flesta fall leder till dialogen för Produktsökning. I ett fall leder den dock till dialogen för Kundsökning och det sker när användaren har valt att registrera en ny kundorder (tom dialog).
Mellandelen av kundorderdialogen innehåller flikar för mer specifika delar av kundordern samt flikar för användarens kundorderurval och kundorderdialogens funktionstangenter.
De uppgifter/fält i kundorderdialogen som kan ändras/redigeras av användaren har normalt en vit bakgrundsfärg. När de markeras ändras färgen till gul och tydliggör på detta sätt var markören står och vilket fält som för tillfället redigeras.
De fält som innehåller data med blå teckenfärg kan leda till andra delar av systemet genom ett dubbelklick. Varuradens produktnummer leder exempelvis till dialogen för Produktfråga.
För att flytta med tangenter till nästa fält används Tab-tangenten. För att flytta till föregående fält används Shift + Tab. För att klicka på en dropplista (pilfält) med hjälp av tangentbord används funktionstangent F4.
Växling mellan flikar sker med tangentkombinationen Alt + understruken bokstav/siffra i rubriken, t ex Alt + 1 för att aktivera fliken Orderhuvud.
De mest frekventa snabbkommandona finns tillgängliga genom att högerklicka i inmatningsfältet.
Motsvarar kortkommando [Alt]+[F10]
Markerar aktiv rad, dvs sätter en bock i rutan under "M". Genom
att markera rader kan man enkelt ändra t ex rabatt 1 på flera rader åt
gången.
Motsvarar kortkommando [Alt]+[F11]
Avmarkerar aktiv rad, dvs tar bort bocken i rutan under "M".
Motsvarar kortkommando [Shift]+[F10]
Markerar samtliga rader, dvs sätter en bock i rutan under "M". Genom att markera rader kan man enkelt ändra t ex rabatt 1 på flera rader åt gången.
Motsvarar kortkommando [Shift]+[F11]
Avmarkerar samtliga rader, dvs tar bort bockarna i rutan under "M".
Kopierar markerade produkter från order/offert till urval.
Motsvarar kortkommando [Shift]+[F4]
Ange en siffra (rabattsats) och tryck [Shift][F4] så sätts denna rabattsats som rabatt 1 på samtliga markerade rader.
Motsvarar kortkommando [Shift]+[F5]
Ange en siffra (rabattsats) och tryck [Shift][F5] så sätts denna rabattsats som rabatt 2 på samtliga markerade rader.
Det lager som ligger på aktiv rad läggs in på samtliga markerade rader när man klickar på funktionen.
Det värde som ligger som beställningstyp på aktiv rad läggs in på samtliga markerade rader när man klickar på funktionen.
Det värde som ligger som beställningssätt på aktiv rad läggs in på samtliga markerade rader när man klickar på funktionen. Funktionen är användbar t ex när man vi sätta ”Manuellt beställt” på flera orderrader och slippa ändra beställningssätt på varje rad.
Om systeminställningen (flaggan) ”Skall inköpare ändras till säljare på order” är aktiverad och man kör kommandot ”Sätt aktiv rads beställningssätt på markerade rader" får samtliga markerade rader förutom nytt beställningssätt också ny inköpare som är densamma som säljaren på ordern. Detta förutsätter att det nyvalda beställningssättets hantering är kodat som ”Manuell beställning”.
Om systeminställningen (flaggan) inte är aktiverad ändras bara beställningssättet, inte inköparen, när man kör kommandot ”Sätt aktiv rads beställningssätt på markerade rader"
Motsvarar kortkommando [Shift]+[F6]
Genom att ange en önskad bruttomarginal och därefter trycka [Shift][F6] räknar systemet om kundens pris så att vi får behålla önskad nettomarginal.
Motsvarar kortkommando [Shift]+[F3]
När man trycker [Shift]+[F3] plockar systemet bort markeringen i "Fast"-fältet på markerade orderrader och kan hämta fram de priser som enligt ordinarie prisregelverk gäller för kunden, dvs tittar på prislistor, kampanj- och rabattregister.
Motsvarar kortkommando [Shift]+[F2]
Systemet låser priset genom att sätta en markering i "Fast pris" (se detaljinfo varurad). Dessa rader ska undantas vid prisomräkning under redigera-menyn eftersom det annars kan ställa till problem med t ex slaskartiklar
Exempel
Vill man räkna om samtliga raders priser högerklickar man alltså i inmatningsraden, väljer "markera samtliga rader", högerklickar igen och väljer "Normal prissättning på markerade rader" (detta innebär också att ev slaskartiklar kan bli nollprissatta om det ligger 0 kr i produktregistret).
Vill man undanta någon rad från omräkning (t ex slaskartiklar) är det enkelt att bara klicka bort markeringen i rutan under "M" (markering) på just den orderraden.
Tangentbordets knapp för högerklick fungerar också för att öppna menyn med snabbkommandon.
Övriga snabbtangenter beskrivs under fliken Funktionstangenter i orderdialogen.
Tömmer kundorderdialogen och möjliggör registrering av ny kund som lägger order. Finns även som knapp på knappraden och som funktionstangent F2. Eventuell order som redan ligger framme i dialogen ligger kvar i urvalet.
Leder till dialogen för Kundordersökning varifrån användaren kan välja att öppna en tidigare sparad kundorder för redigering. Finns även som knapp på knappraden och som funktionstangent F5.
Fungerar olika på en ny (en order som ännu inte sparats) och tidigare sparad kundorder (en öppnad kundorder). Stäng i det första fallet (en ny kundorder) tar bort ordern. Stäng i det andra fallet (en öppnad kundorder) sparar den i urspungsskicket (utseendet ordern hade när den öppnades) och sparar ej eventuellt gjorda redigeringar. Tömmer kundorderdialogen från översta ordern så att ny order kan registreras. Om det finns flera order i urvalet ligger dessa kvar.
Medför att eventuella redigeringar i kundordern sparas. Tömmer kundorderdialogen från översta ordern så att ny order kan registreras. Om det finns flera order i urvalet ligger dessa kvar. Finns även som knapp på knappraden och som funktionstangent F4.
Kopierar den sparade versionen av den aktuella kundordern (tar inte
med redigeringar som inte sparats) och sparar kopian som en ny och unik
kundorder. När man kopierar en order genom att använda funktionen "Spara
som" visas samma kundinformation som när man nyregistrerar en kundorder. Obs priser och leveranstider kan
sedan räknas om via menyval under Redigera.
(MV2018:8) Uppläggningsdatum och -signatur uppdateras på den nyskapade
ordern.
Skriver ut order/offert med annan layout än den som är förvald. Man har möjlighet att välja ur en listruta med de olika alternativen.
Detta utskriftsval är kopplat till 2 utskriftstyper. Om dokumentet avser en offert, anropas offert-rapporten. Om dokumentet avser en order, anropas den rapport som satts upp för ordererkännande i dialogen för utskriftslayouter.
Då man väljer denna utskrift rensas inte skärmen. Utskriften är tänkt att användas för översikt av ej slutregistrerad order.
Utskriften utnyttjar befintliga rapporter och kopplas med hjälp av utskriftslayouter.
Används för att förhandsgranska utskrifter i orderregistrering (offert och ordererkännande) där man också kan mejla iväg dokumentet som en pdf-fil. Rapporten hämtar ev kundunik uppsättning men det krävs att det är en RS-rapport (ett exempel då det är svårt att förhandsgranska kundens layout är om kunden har uppsatt ordererkännande via xml/edi). Tanken är att man ska ha en neutral layout när man förhandsgranskar men när man skickar offerten/ordererkännande skickas kundens layout till kunden (är layouten av typen RS så tas kundens layout även i förhandsgranska).
För att skriva ut genom förhandsgranska kan man antingen
· högerklicka och välja ”skriv ut”
· dra muspekaren längst ner så att skrivarikonen visas
· trycka [ctrl]+[p] eller [alt]+[p] (beroende på om man har full access eller runtime) om det inte fungerar med högerklick
Beroende på vilka uppsättningar man har i systemet sker följande:
· Skapa ordererkännande
· Skapa offert
· Hantera edimeddelande_export_ped (ped-uppsättning/profil)
· Utskrift
Vill man ha en pappersutskrift, men uppsättningar i systemet gör att annat sker, kan man välja:
· Förhandsgranska utskrift
· Skriv ut alternativ
· Skriv ut internkopia
Om en order har ändrats skickas inget nytt ordererkännande när ordern sparas. Om man väljer ”Skapa ordererkännande/offert” skickas däremot ett nytt ordererkännande till kunden/epost på ordern.
Väljer man ”Skapa ordererkännande/offert” skickas alltid ett ordererkännande även om rutan ”Ord. Erk” inte är markerad eller om man redan tidigare har skickat ett ordererkännande.
Se också avsnitt "Ordererkännande"
Sparar den aktiva kundordern och skapar ett plockunderlag utifrån de varurader (endast de med leveranskoderna Lagerleverans och Transitleverans) på kundordern som kan plockas, utan hänsyn till leveranstider. Tömmer kundorderdialogen från översta ordern så att ny order kan registreras. Om det finns flera order i urvalet ligger dessa kvar. Observera att om motsvarande jobb ("Skapa plockunderlag") körs via processerver bör man manuellt inte starta detta jobb via orderregistreringen!
Det finns en systeminställning (flagga) som styr så att det skapas olika plock per märkesrad. Systemflaggan heter "Separata plockunderlag per märke". När flaggan markeras skapas separata plock uppdelat efter märkesrad och efterföljande utleveranser skapas också per märkesrad.
Har samma funktion som Skapa plockunderlag men ger dessutom en utskrift av plockunderlaget. Observera att om motsvarande jobb ("Skapa och skriv ut plockunderlag") körs via processerver bör man manuellt inte starta detta jobb via orderregistreringen!
Stänger ned dialogen för Registrering av kundorder. Finns även som knapp på knappraden.
De order som finns i urvalet då man avslutar ligger kvar tills nästa gång rutinen startas. Det innebär att när man nästa gång startar ”Registrering av kundorder”, så har man kvar samma urval av order som när man avslutade. Under tiden de ligger i urvalet är de automatiskt spärrade för all vidare hantering, de kommer t ex inte att generera några plockunderlag eller beställningar. Ordrarna kan inte heller öppnas upp av någon annan användare. Man bör därför kontrollera att man av misstag inte ”glömt” kvar några i urvalet innan man avslutar.
Lägger upp nya varurader på kundordern utifrån de produkter som ligger i användarens produkturval. För att se/nå produkturvalet kan knappen Sökning användas. Den leder till dialogen för Produktsökning (förutsatt att ett orderhuvud är skapat), och genom att välja urvalsfliken där man kan redigera och se sitt produkturval. Regelverket är sådant att om man hämtar produkter från urval används det antal som ligger i urvalet istället för förpackningsstorlek.
Makulerar markerad rad från kundordern.
Makulerar aktuell kundorder och tömmer kundorderdialogen från översta ordern så att ny order kan registreras. Om det finns flera order i urvalet ligger dessa kvar.
Sparar eventuellt gjorda redigeringar i de kundorder som ligger i användarens urval och tömmer kundorderdialogen.
Stänger de kundorder som ligger i användarens urval utan att spara eventuellt gjorda redigeringar i dem. Tömmer kundorderdialogen.
Går igenom samtliga varurader på den aktuella kundordern och hämtar de senaste priserna och rabatterna för dem. Beräknar sedan summor på samtliga varurader och på orderhuvudet på nytt med hänsyn till dem.
Ett exempel då menyvalet kan vara användbart är när det har skett större prisförändringar i systemet och kundordern skall ta hänsyn till dem. OBS manuellt satta priser och rabatter förändras inte.
Går igenom samtliga varurader och beräknar nya leveransdatum för dem. Infaller Orderhuvudets leveransdatum tidigare än det datum på varuraderna som infaller sist i tiden sätts orderhuvudets leveransdatum till datumet från varuraden som infaller sist i tiden.
Menyvalet kan t ex vara användbart när en offert har registrerats och det har gått en längre tid mellan denna tidpunkt och då kunden beslutat sig för att lägga en order. När rutan för Offert avmarkerats i dialogen (för att göra om offerten till en kundorder) kan det vara lämpligt att Generera nya leveranstider.
Denna funktion räknar om nya leveranstider oavsett om systeminställningen (flaggan) "Ej automatisk omräkning av levdatum på orderrad" är aktiverad eller inte.
Hämtar fram ev fraktkostnad som är kopplad till leveranssättet. Markeringsrutan ”Fraktsatt” fylls då i automatiskt. Systemet känner av totalbeloppet på ordern (för att kunna ta hänsyn till fraktfrigräns). Se också avsnitt Automatfrakt.
Sätter leveranskoden för samtliga varurader på den aktuella kundordern (exklusive de med leveranskoderna ” Ingen varuleverans” och ” Automatiskt vid plock”) till transitleverans.
OBS Räknar ej om priser och rabatter. Om kundens rabatt varierar beroende på vilken leveranskod produkten har (och man vill att ”transit-rabatten” ska hämtas fram), är det bättre att ange leveranskod Transit i fältet lev.kod innan raderna registreras.
Sätter leveranskoden för samtliga varurader på den aktuella kundordern (exklusive de med leveranskoderna ” Ingen varuleverans” och ” Automatiskt vid plock”) till direktleverans.
OBS Räknar ej om priser och rabatter. Om kundens rabatt varierar beroende på vilken leveranskod produkten har (och man vill att ”direkt-rabatten” ska hämtas fram), är det bättre att ange leveranskod Direkt i fältet lev.kod innan raderna registreras.
(MV2018:3)
Sätter leveranskod "Transit" på samtliga markerade rader (exklusive de med leveranskoderna ” Ingen varuleverans” och ” Automatiskt vid plock”).
(MV2018:3)
Sätter leveranskod "Direkt" på samtliga markerade rader (exklusive de med leveranskoderna ” Ingen varuleverans” och ” Automatiskt vid plock”).
Uthyrningsobjekt - Öppnar maskinregistersökningen för att man där ska kunna söka fram och välja ett uthyrningsobjekt
Via denna funktion kan man skapa en prislista med nettopriser motsvarande priserna i offerten från en order/offert. Systemet skapar en prislista där man anger önskad identitet och beskrivning (systemet föreslår kund-/mottagarnamn) på prislistan samt ”Till och med-datum”. Man får en fråga om prislistan skall aktiveras på kunden/mottagarnumret. När man svarat Ja till att aktivera prislista sker en kontroll om det finns plats för prislistan för i första hand grundprislista, i andra hand prislista alternativ 1 osv. Om plats saknas får man en fråga ”Skall befintlig uppsättning på kund/mottagare skrivas över?”. Svarar man JA skrivs grundprislistan över om det saknas mottagare, finns mottagare på ordern skrivs mottagarens prislista över.
Öppnar dialogen för Kundfråga med kund från den aktuella kundordern.
Öppnar dialogen för Produktfråga med produkt från den varurad på kundordern som är markerad.
Om det finns bilagor kopplade till ordern visas dess i en separat dialog. Se avsnitt Bilagor för mer information.
Öppnar en dialog med lagerinformation. Vid radbyte ändras informationen i dialogen.
Dialogen ligger alltid överst men man kan jobba i formulären som ligger bakom.
Informationen som visas är Lagerid, Beskrivning, Orderantal, Bestantal, Disponibelt (=Orderantal - Bestantal) och nästa leveransdatum för varje lager. Formuläret stängs när dialogen kundorder stängs.
Följer office-standard.
Sorterar vald kolumn i stigande ordning.
Sorterar vald kolumn i fallande ordning.
Filtrerar poster efter markerat värde, dvs visar bara rader som fått visst värde i visst fält.
Kan t ex vara användbart om man bara vill se rader som fått gul markering i Statusfältet. Ställer man markören i kolumnen S på en rad med gul markering och väljer ”Filtrera enligt markering” så visas bara de gulmarkerade raderna.
Tar bort eventuell filter/sortering och återställer till normal visning.
Ger möjlighet att formatera alla tecken i formuläret, dvs byta teckensnitt etc. Formateringen avser bara skärmbilden och inte layouten på det som skrivs ut.
Ger möjlighet att bestämma storleken på radhöjden för samtliga rader.
Ger möjlighet att bestämma storleken på kolumnbredden för markerad kolumn.
Ger möjlighet att välja vilka kolumner som visas.
Utökar alla underdatablad på databladet, eller det underdatablad som för närvarande har fokus. Underdatablad i PENGVINs kundorderdialog avser textraderna.
Döljer alla underdatablad på databladet, eller det underdatablad som för närvarande har fokus.
Visar alla öppna dialoger/fönster. Klicka på det fönster som skall ligga överst.
Fönsterdialogen går att ändra i storlek och flytta till önskad plats i skärmen.
När dialogen för kundorderregistrering startas öppnas den tom, dvs i läget för registrering av en ny kundorder. Är dialogen inte tömd välj Ny.
Med hjälp av systemflaggan ”Fokus på obligatoriskt fält” kan man få markören/fokus att hamna på första obligatoriska fält i orderhuvudet, t ex om kunden har krav på ”Er referens” hamnar markören i det fältet eller om kunden har krav på mottagare blir fokus i mottagarnummerfältet. Om inga krav av detta slag finns på kunden hamnar fokus i ”Er Beteckning”. Efter att sista obligatoriska fältet fyllts i flyttar man själv fokus/markör med hjälp av enter, eller till inmatningsfält med [Alt]+[i]
För att registrera en order för en viss kund ange kundnumret i det gula registreringsfältet längst ned i dialogen och tryck på returtangenten. Ytterligare ett sätt att ange kund är att klicka på knappen för Sökning bredvid registreringsfältet och söka fram kunden med hjälp av dialogen för Kundsökning. Systemet hämtar uppgifter från register kopplade till vald kund och ett Orderhuvud skapas.
Avser kundnummer vilket identifierar kunden. Redigering av Kund på kundordern
kan ske genom att ange ett kundnummer och trycka på returtangenten, alternativt
klicka på sökknappen, bredvid det gula inmatningsfältet nederst i bild,
som öppnar dialogen för Kundsökning varifrån kund kan väljas. 2-pricksknappen
(
) är bara tillgänglig för byte av kund.
Stjärnknappen (
) är bara tillgänglig
om systeminställningen (flaggan) ”Tillåt uppläggning av kund från orderregistrering”
är aktiverad, och leder in i kundregistret.
Byte
av kundnummer
Observera att godsmottagaren från föregående kund ligger kvar om den nya
kunden i kundregistret inte har en förvald godsmottagare angiven och om
flaggan "Inte lägga upp kunden som motttagare vid order" är
aktiverad. Flaggan anger om kunden inte
skall läggas upp som mottagare med automatik om mottagare saknas. Om flaggan
inte är aktiverad ändras uppgifterna i godsmottagarfälten till samma uppgifter
som på kunden.
Avser kundens order- eller rekvisitionsnummer. Order och utleverans kan sedan sökas på detta begrepp. Uppgiften följer med över till utleverans i samband med utleveransregistrering.
Dropplistan presenterar beteckningar som är kopplade till vald kund. Beteckningar läggs upp i kundregistret via Visa-menyn "Fördefinierade beteckningar". Man kan i kundregistret markera om det är ett krav att beteckning måste anges och/eller att det måste väljas från en lista och alltså inte ska kunna registreras manuellt.
Avser kundens referens, dvs namnet på den hos kunden som lägger ordern. Namnet hämtas från kundregistrets fält "Kontaktperson" om det finns en sådan upplagd på kunden. Kontaktpersonen i kundregistret behöver inte vara upplagd i kontaktpersonsregistret för att den skall hämtas till ordern.
Dropplistan presenterar personer från kontaktpersonregistret som kopplats till aktuell kund. Om sortering skall ske på för- eller efternamn bestäms av systeminställningen (flaggan) "Sortera kontaktpersoner på efternamn" (ligger grupperad under försäljning). Man kan i kundregistret markera om det är ett krav att Er referens måste anges och/eller att det måste väljas från en lista och alltså inte ska kunna registreras manuellt.
Uppgiften med referens/kontaktperson följer sedan med över till utleverans i samband med utleveransregistrering. Är systeminställningen (flaggan) ”Spara ny kontaktperson vid orderregistrering” aktiverad och en referens som inte finns med i dropplistan anges läggs denna upp i registret för kontaktpersoner och kontaktpersonen kopplas till aktuell kund. Det nummer/den adress som visas efter namnet är det kontaktsätt som i kontaktregistret har prio 1. Om det finns flera kontaktsätt med prio 1 vissas det kontaktsätt som ligger överst (kontaktsätt med samma prio är sorterade i bokstavsordning stigande).
Avser kundens telefonnummer/referenspersonens telefonnummer eller mejladress.
När man väljer kontaktperson tas telefonnumret som har prio 1 oavsett vilken typ det har, både i "Er Ref" och "Mot.Ref".
När en ny kundorder registreras föreslår systemet uppgifter hämtade från avsnittet köpare för godsmottagarinformationen. Om systeminställningen (flaggan) ”Inte lägga upp kunden som mottagare vid order” är aktiverad lämnas fältet tomt och orderläggaren måste själv fylla i aktuella uppgifter.
Man kan i kundregistret markera om det är ett krav att godsmottagare måste anges och/eller att det måste väljas från en lista och alltså inte ska kunna registreras manuellt.
Identifierar godsmottagaren. Dropplistan (
)presenterar
mottagarnummer som finns upplagda i registret för den aktuella kunden.
Anges ett mottagarnummer som inte finns i dropplistan läggs nummer och
namn för godsmottagaren upp i register för aktuell kund. Mottagarnummer
kan vara fakturaavskiljande, beroende på vilken fakturatyp som är vald
(se fliken ”Fakturainfo”).
Avser mottagarens referens, dvs namnet på den hos mottagaradressen som ska ta emot varorna. Uppgiften följer sedan med över till utleverans i samband med utleveransregistrering. Mottagarreferens är en listbox där man kan välja bland kontaktpersoner för aktuell kund på samma sätt som ”Er Ref”( under avsnittet kund). Vid val av kontaktperson läggs telefonnummer över till fältet ”Telefon”. Det går också att manuellt skriva in en mottagarreferens. Det nummer/den adress som visas efter namnet är det kontaktsätt som i kontaktregistret har prio 1. Om det finns flera kontaktsätt med prio 1 vissas det kontaktsätt som ligger överst (kontaktsätt med samma prio är sorterade i bokstavsordning stigande).
Avser mottagarens telefonnummer.
När man väljer kontaktperson tas telefonnumret som har prio 1 oavsett vilken typ det har, både i "Er Ref" och "Mot.Ref".
Dropplistan för säljare presenterar personer från systemets referensregister säljare. I säljar-/inköparregistret kan man knyta säljare till visst lager. Effekten detta får är att man vid order- och utleveransregistrering ser de säljare som är knutna till inloggat lager överst i listboxen. Övriga säljare kommer längre ner i listan och deras lagernummer visas i listan.
Internorder får säljare från internkund om sådan finns upplagd.
Säljare som automatiskt läggs upp på ordern
I systemreferenserna (order) kan man ange vilket regelverket som ska styra vilken säljaridentitet som automatiskt ska läggas upp på ordern. Det finns tre alternativ:
”0 Ingen automatisk säljare”, ”1 Säljare från inloggad användare”, ”2 Säljare från kund/mottagare”.
Vid alternativet "Ingen automatisk säljare" anger systemet automatiskt föregående orders kundnummer om man direkt på den nya ordern anger sin säljaridentitet.
Vid alternativet ”Säljare från kund/mottagare” tas säljare från mottagare om det finns någon uppgift annars från kund.
Avser källan till kundordern. Dropplistan presenterar källor från systemets referensregister orderkällor. Med källa avses hur man fick kundordern, t ex ”Telefon”, ”Fax”, ”Fältsäljare” etc. Det finns ingen automatik i fältet utan källan registreras manuellt vid varje ordertillfälle.
Obligatoriskt fält "Källa"
Det finns en systeminställning (flagga) som heter "Obligatoriskt fält "Källa"". Denna markeras om det skall vara obligatoriskt att ange orderkälla vid orderregistrering.
Beskriver vilken typ av order som läggs. Dropplistan presenterar typer från systemets referensregister ordertyper. Vanliga exempel är ”Normalorder” resp. ”Snabborder”.
Om referensregistret med ordertyper matchas av referensregistret med beställningstyper, t ex.
Ordertyp |
Beställningstyp |
N Normalorder |
N Normalbeställning |
S Snabborder |
S Snabbeställning |
och man inte på radnivå angett någon avvikande beställningstyp så skapas separata beställningar per ordertyp, dvs en normalorder genererar en/flera normalbeställning/ar och en snabborder genererar en/flera snabbeställning/ar. Detta förutsätter att systeminställningen (flaggan) "Uppdatera besttyp med ordertyp där de matchar" är aktiverad.
Se också dokument "Koppling beställnings- och ordertyp"
Ordertyp kan användas för att selektera på i flera lägen, bl a när batchar för att skapa beställningar resp. för att skapa plockunderlag körs.
Det går även att knyta olika layouter av plockunderlag till olika ordertyper, så att t ex plockunderlaget för ”Snabbordern” har annan layout än plockunderlaget för ”Normalordern”. Detta görs i referensregistret för ordertyper. Där kan man också per ordertyp ange om utleveransen automatiskt ska bli spärrad eller ej.
Ordertyp kan styra hur raderna på ordern skall läggas upp. Normalt är systemet inställt på första valet; Leverera det som går och restnotera, men man kan överstyra detta genom att tilldela en ordertyp med en alternativ hantering. Den resthantering som den aktuella ordertypen tilldelas, slår i genom på varje rad på ordern.
Leverera det som går och restnotera
Leverera det som går utan restnotering
Leverera hela förp. och restnotera
Restnotera hela orderraden
Används för att kategorisera kundorder. Dropplistan presenterar kategorier från systemets referensregister orderkategorier. Har ingen funktion i det vidare flödet.
Används för att hänvisa kundordern till ett referensnummer, t ex då man först manuellt noterat ordern på ett orderblock med ett tryckt nummer på. När man efterstansar den manuella ordern in i PENGVIN, noterar man det tryckta numret i fältet Lev.Ref. Ordern kan sedan sökas på detta begrepp.
Proj avser projektnummer vilket identifierar ett projekt. Dropplistan presenterar projektnummer från systemets referensregister projekt. Används för att få försäljningen konterad avseende projekt.
Res identifierar en resultatenhet. Dropplistan presenterar resultatenheter från systemets referensregister resultatenhet. Används för att få försäljningen konterad avseende resultatenhet. Systemet föreslår resultatenhet hämtad från referensregistret säljare för den aktuella säljaren på kundordern.
Avser datum för kundordern. När en ny kundorder registreras föreslår systemet dagens datum.
Identifierar kundordern. När en ny kundorder registreras tar systemet ut ett ordernummer.
Presenterar vilken generation kundordern har. Denna ökas med 1 för varje gång kundordern sparas.
Markering i rutan visar att det aktuella dokumentet inte är en order utan en offert.
Anger offertens giltighetsdatum. Detta datum är sökbart i order/offertsökningen samt visas på utskrift av offert.
Fältet visas bara om rutan för offert är markerad.
Det finns ett systembelopp som heter ”Offertens giltighetstid i dagar” och som styr beräkning av giltighetsdatum på en offert.
Vid registrering av offert kommer giltighetsdatum att automatiskt sättas till registreringsdatum plus det antal dagar som är angivet i systembeloppet. Noll dagar ger dagens datum. Om fältet är tomt sker ingen automatisk framräkning av giltighetsdatum.
Fält för registrering av antal leveransveckor. Detta fält är tillgängligt när rutan för offert är markerad. I fältet kan man ange ledtid i antal veckor från accepterad offert till leverans. Om antal leveransveckor anges i orderhuvudet avser det samtliga rader på offerten.
Under fliken ”Detaljinfo varurader” finns också ett fält för leveransveckor. Detta fält är också bara aktivt vid offert. Här har man möjlighet att ange ledtid i antal veckor från accepterad offert till leverans för den aktuella raden om uppgiften avviker från vad som finns angivet i dokumenthuvudet.
När en offert görs om till order beräknas nya leveranstider fram med hjälp av angivna värden för leveransveckor. Framräknad leveranstid skapas genom att addera antal veckor till dagens datum. Leveranstiden blir alltid fredag i den framräknade veckan.
På offerten skrivs information om att leveranstid sker angivet antal veckor efter offertens godkännande.
I samband med att man gör om en offert till kundorder (tar bort offertkrysset), som innehåller en flexibel strukturartikel där man ändrat utpriset på huvudartikeln, genereras med automatik nya leveranstider.
Priser på ev flexibla strukturer ligger fast.
Markeringsrutor för order
Markeras för att ange att ordern ska omfattas av batchen ”Skapa ordererkännande”. Denna batch som kan köras manuellt eller tidsstyrt skriver ut ordererkännande på alla order som har Ord.erk-rutan markerad. Rutan behöver alltså inte markeras för att kunna klicka på skrivaren och skriva ut ett enskilt ordererkännande på den aktuella ordern.
Markeras om kundordern kan dellevereras. Avmarkeras denna kommer plockunderlag inte ut förrän samtliga varurader kan levereras med det önskade antalet.
Markeras om expeditionsavgift från systemet skall utgå när det totala värdet av kundordern understiger systemets gräns, i annat fall avmarkeras den. Expeditionsavgift läggs till vid utleveransrapportering av ordern.
Markeras om godsmottagaren skall kontaktas när kundordern är på väg att levereras. Det stående plockunderlaget innehåller en text om detta. Det liggande plockunderlaget skriver ej ut denna information.
Leveranskoden för varurader med koden direktleverans (D) ändras vid registreringen till leveranskoden transitleverans om rutan är markerad. Är rutan inte markerad behåller varurader med leveranskoden direktleverans sin leveranskod. Påverkar alltså bara varurader med leveranskod Direkt. Används t. ex om man har vissa produkter som är kodade som ”Direkt” i produktregistret, men i det här fallet ska leverantören skicka det till oss (=”via vårt lager”) istället för hem till kunden (t. ex för att kunden ska komma och hämta det). Ett alternativ till detta är att gå in på varje enskild rad och byta leveranskod.
Markerar om ordern är fraktsatt eller inte. Om systeminställningen (flaggan) ”Automatisk fraktberäkning vid spara order” är aktiverad läggs fraktkostnaden som är kopplad till leveranssätt/leveransvillkor på i samband med att ordern sparas. Via redigera-menyn kan man också tvinga fram fraktkostnaden genom att välja ”Hämta frakt”. Markeringsrutan ”Fraktsatt” fylls då i automatiskt. För att behålla en manuellt prissatt fraktrad markeras rutan och man väljer därefter att spara ordern (detta fungerar oavsett om flaggan ”Automatisk fraktberäkning vid spara order” är aktiverad eller ej.
Rutan markeras manuellt av säljaren om kundordern inte är klar. Kan även ske automatiskt t ex när kundens kreditspärr är kodad med ”Automatiskt spärra vid överskriden kredit” och kunden överskrider sin kreditlimit, eller om orderns slutsumma överskrider det systembelopp man angivit i ”Gräns för spärr av order”.
Ordern går då inte vidare i flödet, vilket t ex innebär att inga plockunderlag skapas på lagervarorna och inga beställningar skapas på transiterna och direktvarorna. Avmarkeras den däremot går kundordern vidare i flödet. Vilka kundorder som är spärrade kan ses i dialogen ”Frisläppa order”.
Som inköpsregelverket ser ut idag skapas inte beställningar på transit-/direktrader på en spärrad order, men rader med leveranskod L (lager) kommer med
när inköpsunderlag skapas även om ordern är spärrad. Ett tips om man vill undvika att det skapas inköpsunderlag på lagervaror är att sätta fram leveransdatumet långt fram i tiden så att det med råge passerar systembeloppet "Antal dagar för reservation av beställning", som räknar om till "reserveras-datum". Rutan avmarkeras om varuraden inte ska reservera av det aktuella lagersaldot.
I fältet anges det tänkta leveransdatumet men kan leverans ske tidigare (om t ex varorna finns disponibla) försöker systemet att göra det i det fortsatta affärsflödet. Detta datum sätts även för de varurader, vars produkter har leveranskoden lagerleverans, som registreras på kundordern. Varurader med övriga leveranskoder får leveranstiden framräknad utifrån beställningsdag i leverantörsregistret och ledtider uppsatta i leverantörs- resp. produktregistret.
Rutan markeras om plockunderlaget skall innehålla texten ”OBS! Utlovad leveranstid” (gäller endast det stående plockunderlaget). Motsvarande funktion finns även på varuradsnivå i avsnittet Leveransinformation under fliken Detaljinfo varurad. Om man markerar rutan så blir alla rader som registreras efter att markeringen gjordes också markerade. Det går att ta bort markeringen på enskilda rader, samt välja att bara markera enskilda rader istället för att markera på ”huvudnivå”.
På utskriften av plockunderlaget visas ”utlovatkrysset” på radnivå genom att
Stående plockunderlag: Radens leveransdatum skrivs ut
Liggande plockunderlag: Raden får en bock ute i högerkanten i kolumnen ”X”
I fältet anges datumet då plockunderlag för kundordern tidigast skall kunna skapas. Normalt hålls skapandet av plockunderlaget inne tills detta datum (eller till X dagar före tidigastdatumet, anges som systembelopp).
Avser på vilket sätt kundordern levereras. Dropplistan presenterar leveranssätt från systemets referensregister leveranssätt. Till leveranssättet kan man koppla automatisk frakt, t ex turbilsavgift. Detta görs i referensregister Leveranssätt.
Om leveranssättet ändras manuellt sparas detta leveranssätt även om man byter kund, mottagare och/eller leveransvillkor.
Avser villkor för leverans av kundordern. Dropplistan presenterar leveransvillkor från systemets referensregister leveransvillkor.
Till leveransvillkoret kan en fraktfaktor kopplas, t ex ”Frakt tillkommer” = faktor 1, ”Fraktfritt” = faktor 0. Kombinationen av leveranssätt och leveransvillkor avgör då vilken frakt som automatiskt debiteras på ordern alternativt utleveransen beroende på vilken systeminställning (flagga) som är aktiverad (”Automatisk fraktberäkning vid spara order” eller ”Automatisk fraktberäkning vid spara utleverans”).
Exempel: Till leveranssättet ”Turbil” är det kopplat en automatisk frakt på 100:-.
Kombineras leveranssätt ”Turbil” med leveransvillkor ”Frakt tillkommer” så debiteras kunden 100 x 1 = 100:- frakt. Kombineras samma leveranssätt med leveransvillkor ”Fraktfritt” så debiteras kunden 100 x 0 = 0:- frakt.
Vid registrering av order kan man välja samtliga leveransvillkor men när man listar alternativen kommer först sådana som är knutna till aktuellt lager att visas (i bokstavsordning). Därefter visas, under ett avgränsande streck, leveransvillkor knutna till andra lager.
Vid registerunderhåll av leveransvillkor finns det möjlighet att ytterligare beskriva leveransvillkoret i fältet ”Info”. Vid registrering av kundorder och utleverans visas denna extra information när man väljer leveransvillkor.
Avser godsmärke. Uppgiften följer sedan med över till utleverans i samband med utleveransregistrering och till fakturan. Direktbeställningar (orderrader med levkod D) innehåller information från märke 1 och märke 2.
Avser godsmärke. Uppgiften följer sedan med över till utleverans i samband med utleveransregistrering och till fakturan. Direktbeställningar (orderrader med levkod D) innehåller information från märke 1 och märke 2.
Avser leveranskod. Dropplistan presenterar fasta leveranskoder i systemet. Det som anges här överstyr den leveranskod som produkterna är kodade med, och påverkar alla rader som registreras efter att man angett den önskade leveranskoden. Om det på kunden finns angivet en leveranskod hämtas den automatiskt till detta fält vid registrering av kundnummer.
Avser från vilket lager varurader med leveranskoden transitleverans ska levereras. Dropplistan presenterar lager från systemets referensregister lager.
När nya varurader registreras vars produkt har leveranskoden transitleverans sätts varuradens lager till värdet från detta fält. Det är till varuradens lager som varan beställs hem och där ett eventuellt plockunderlag sedan skrivs ut.
Normalt beställs transiter hem till – plockas och levereras ut från – mitt förvalda lager (sätts i systemreferenser). Det som anges i detta fält överstyr inställningarna med förvalda värden.
Avser från vilket lager varurader med leveranskoden lagerleverans ska levereras. Dropplistan presenterar lager från systemets referensregister lager.
När nya varurader registreras vars produkt har leveranskoden lagerleverans sätts varuradens lager till värdet från detta fält. Det är på varuradens lager som ett eventuellt plockunderlag skrivs ut. Det är också detta på detta lager som saldon (ordersaldon, lagersaldon etc) uppdateras.
Det som i detta fält överstyr de inställningar som gjorts i systemreferenser (förvalt lager) samt produktregistret (centrallagerstyrning av enskild produkt till specifikt lager).
Genom att markera rutan skrivs nettopriser ut på kundens dokument (RS-rapporter: offert, order, följesedel och faktura) även om kunddokumentet innehåller bruttopris och rabatt.
Sortering plockunderlag. På enskild order kan man ange annan sorteringsordning än den som angetts i registret för utskriftslayouter (Huvudmeny – referensregister – övrigt – utskriftslayouter – plockunderlag).
Informationen hämtas automatiskt från kundens leveranssätt och fältet uppdateras automatiskt på ordern när leveranssätt ändras. Man har också möjlighet att manuellt ändra/välja aviseringstyp på enskild order. Alternativen som finns är ”Ingen avisering”, ”Manuellt (Telefon)” och ”SMS”. Det går också att manuellt skriva in en mottagarreferens.
Informationen hämtas automatiskt från kundens leveranssätt och fältet uppdateras automatiskt på ordern när leveranssätt ändras. Vid val av kontaktperson läggs ev. mobilnummer över till fältet ”Telefon”.
Funktionen kräver att systeminställningen (flaggan) "Användande av handpenning i order" är aktiverad.
Handpenning kan sättas som obligatorisk per spärrkod (referensregister till kunder) eller per produkt. Rutan för handpenning kan alltid markeras/avmarkeras i orderregistreringen.
Visarstatus för handpenningsdokumentet t ex om underlag är skapat, eller om handpenningen är betald)
Visa dokumentnummer där debitering skett.
Visar handpenningsbelopp exklusive moms. Beloppet räknas fram med hjälp av den procentsats som angetts i systembeloppet "Normal procentsats för handpenning" och värdet avrundas till närmaste hela 10 kronor. Beloppet kan manuellt ändras.
Visar handpenningsbelopp inklusive moms. Beloppet räknas fram med hjälp av den procentsats som angetts i systembeloppet "Normal procentsats för handpenning". Beloppet kan manuellt ändras.
Visar värdet för handpenningen uttryckt i procent (av det totala ordervärdet före handpenningsavgiften är avdragen). Värdet hämtas från systembelopp, men omräkning sker om man manuellt ändrar handpenningsbeloppet (exkl. eller inkl. moms). Procentsatsen kan också anges manuellt och systemet räknar då ut handpenningsvärdet exkl. och inkl. moms.
Det går också att ange en valfri procentsats för handpenning så räknar systemet ut värdet för detta.
Uträkningen som sker i samband med att handpenningsraden skapas, görs på det totala ordervärdet gånger den procentenhet som angetts som systembelopp. Procentsatsen som visas är andelen av det totala ordervärdet.
Tänk på!
Om man registrerat ett antal varor (t ex kyl och frys) som man skapar handpenningsdokument på, och därefter lägger till ytterligare varor som kunden inte ska betala handpenning för, kan man i efterhand inte ändra rabattprocenten på handpenningen för då beräknas handpenningen på det nya totala ordervärdet.
Skapa handpenning
Titta på handpenningsdokument i "Visa utleverans"
Redigera handpenningsdokument, utleveransregistreringen öppnas
Ta bort handpenningsdokument
Dessutom innehåller orderhuvudet ett avsnitt för Meddelande. Har systemet t ex satts upp så att referens skall anges när försäljning sker och den saknas, meddelar systemet att referens saknas. Röd färgmarkering innebär att det är en obligatorisk uppgift som saknas (och måste fyllas i för att ordern ska kunna sparas). Gult = varning, men ej obligatoriskt. Grönt = ren information.
Med hjälp av systeminställningen (flaggan) "Skriv inte ut spärrad order" kan man sätta upp systemet så att ett ordererkännande inte kan skrivas ut om ordern inte kan sparas, dvs. om det finns ett "rött" felmeddelande på ordern.
Kreditutrymme - kreditlimit minus saldo (summan av fakturor och följesedlar)
Limit - Övre beloppsgräns för beviljad kredit
Saldo - summan av fakturor och följesedlar
Ordersaldo - summan av orderdokument och utleveransunderlag
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man hanterar kreditspärr
Visar textrader som är kopplade till Orderhuvudet. Textraderna kommer ut längst upp på dokument som följer ordern. Här går det även att redigera befintliga textrader genom att ställa markören i textfältet och ange ny text. Till höger om texten väljer man ur dropplistan på vilket/vilka dokument texten ska skrivas ut. Textradstyper läggs upp i referensregistret för textradstyper.
Nya textrader registreras genom att skriva texten i inmatningsfältet längst ner i skärmbilden, och trycka [F7].
Ta bort textrader gör man genom att markera textraden och trycka [Delete]
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man skapar textrader på order:
Under denna flik visas/registreras varuraderna för kundordern.
Genom att registrera ett produktnummer i det gula registreringsfältet längst ned i dialogen och trycka på returtangenten läggs en ny varurad upp på kundordern (förutsatt att produkten finns i systemet). Knappen för Sökning bredvid registreringsfältet går också bra att använda för att registrera en ny varurad, vilket då sker via dialogen för produktsökning varifrån produkt kan väljas.
För att ändra systemets föreslagna antal för en markerad rad kan det ske genom att registrera antalet i det gula registreringsfältet och trycka på funktionstangent F8. Vill man istället ange både antal och produkt i en och samma registrering går det bra genom att först ange antalet följt av tecknet * och därefter ange produktnumret, t ex 2*100000.
Avser den nya varuraden som registreras en produkt vars produkttyp är satt till ”special” växlar systemet automatiskt till fliken Detaljinfo varurad där raden presenteras.
Anger antalet som finns disponibelt av produkten, dvs med hänsyn tagen till hur många som finns på lager och hur många som ligger på kundorder. I disponibelt saldo visas lagersaldo minus antalet från samtliga orderrader med reservationskrysset markerat. Undantaget är den markerade orderraden som inte räknas av i disponibelt saldo. Disponibelt saldo kan alltså skilja sig åt för samma produktnummer beroende på vilken rad som är markerad eftersom markerad rads antal inte räknas med.
Vilka fält som skall visas under fliken Varurad kan användaren välja själv genom menyvalet Kolumnvisning under Formatmenyn. Fälten går dessutom att flytta inbördes, genom drag-och-släpp-tekniken. För att göra detta markera ett fält genom att klicka på fältrubriken, håll ned vänster musknapp, dra fältet till önskad placering och släpp musknappen. När dialogen öppnas nästa gång kommer systemet ihåg användarens kolumnval och presenterar dem i den ordning de hade när dialogen senast stängdes.
Tecknet + till vänster i listan döljer/visar eventuella textrader tillhörande varurad. Befintliga textrader kan redigeras genom att ställa markören i textradens textfält och ange ny text.
Om rutan är markerad är raden märkt (och justeringar för flera rader kan göras samtidigt)
Kolumnen S visar varuradens status i form av färger:
Röd
– Fel som måste åtgärdas för att kundorder skall kunna gå vidare i affärsflödet.
Gul – Varning som anger att det är saker som bör hanteras. Kundorder kan dock gå vidare i flödet.
Gul med R - Varning för att raden restar. Den gula färgmarkeringen på orderrader som restnoterats (antal saknas på lager) är kompletterats med ett ”R” i den gula rutan, så att man enkelt kan skilja dem från orderrader som har andra varningstexter. Om man vill att PengVin automatiskt ska växla till fliken detaljinfo varurader i dessa lägen, finns det en systeminställning (flagga) "Automatiskt växla till detaljinfo vid restnotering" som kan aktiveras. Om det inte är restnotering utan någon annan form av gul varning växlar PengVin inte till detaljinfo-fliken.
Grön - Ok
Genom dubbelklick i fältet S markeras fliken Detaljinfo varurad där avsnittet Meddelande presenterar ytterligare information om varuadens status.
Kolumnen anger radnumret för raden i kundorderdialogen och ändras då raden flyttas i dialogen. Om fältet är gult visar detta att det finns en textrad knuten till varuraden.
Kolumnen anger radens positionsnummer då den registrerats och positionsnumret är fast, dvs ändras ej.
Kolumnen identifierar varuradens produkt.
Kolumnen anger produktens benämning.
Kolumnen anger produktens försäljningsenhet. Vid skapa beställning från kundorder på produkter kodade med produkttyp ”skaff/special” tas enheten med från orderraden och läggs som beställningsenhet.
Kolumnen anger kundens önskade antal av produkten.
Kolumnen anger försäljningspriset exklusive moms för varuradens produkt.
Kolumnen anger försäljningspriset inklusive moms för varuradens produkt.
Kolumnen anger ”Pris-per”-koden, dvs för vilken kvantitet produktens utpris gäller.
Kolumnen anger om utpriset är preliminärt och visas i form av färger:
Gul – Anger att utpriset är preliminärt.
Grön – Innebär att utpriset inte är preliminärt.
Kolumnen anger kundens rabatt för vald produkt och hämtas från rabattregistret. Kan också anges manuellt.
Kolumnen anger Bruttorabatt (som hämtas från rabattregistret) för produkt och mottagare, under förutsättning att mottagarens rabatter satts upp som tilläggsrabatt.
När mottagarens rabatter inte markerats som tilläggsrabatt överstyr Bruttorabatten för produkt och mottagare rabatt kopplad till kund och läggs i kolumnen Rab1.
Kolumnen anger radbeloppet exklusive moms, dvs antalet gånger försäljningspriset (inklusive avdragen rabatt).
Kolumnen anger radbeloppet inklusive moms, dvs antalet gånger försäljningspriset (inklusive avdragen rabatt).
Kolumnen anger leveranskoden för produkten.
A - Automatisk vid plock
C - Centrallagerleverans
D - Direktleverans
E - Ingen varuleverans (kostnad)
G - Legolager
H - Handpenning
L - Lagerleverans
T - Transitleverans
V - Avräkning
Visar det antal av den alternativa enheten som är aktuellt
Visar den alternativa enheten
Kolumnen visar de uppgifter som finns i anmärkningsfältet i detaljinfo varurad. Fältet används bl a vid längdhantering då de olika längderna som avses skrivs i fältet.
Kolumnen anger leverantörens produktnummer för varuradens produkt. Produktnumret är länkat till leverantörens hemsida om uppsättningar för detta är gjort i leverantörsregistret.
Kolumnen anger beräknad leveranstid för produkten. Orderrader med produkter som har leveranskod A (automatiskt vid plock) får ingen leveranstid, dvs fältet är tomt.
Leveranstid uttryckt i veckonummer och veckodag, t ex V40 Må.
Kolumnen anger varuradens bidrag i monetära termer.
Grönt - ingen textrad knuten till varuraden
Gult - textrad knuten till varuraden
Visar bidrag i procent
Visar vilken typ av produkt det är
V - vara
K - kostnad
E - special
R - rabatt
T - tjänst
S - struktur
C - struktur flexibel
D - struktur delbar
P - presentkort
F - emballage
G - grupp
O - service
U - uthyrning
H - handpenning
Visar vilken typ av rad det är
V - varurad
M - märkesrad
H - struktur huvudprodukt
S - struktur ingående produkter
F - fraktrad där frakten räknats fram automatiskt av systemet eller via menyn Redigera, Hämta frakt
Rutan är markerad om produkten ska ingå i statistikredovisningen. Uppgiften hämtas automatiskt från produktregistret.
Leverantörens nummer
Alternativt produktnummer visas om det finns upplagt på produkten. Vid registrering av order är det möjligt att ange det alternativa produktnumret för att identifiera produkten.
Textrad skrivs ut ovanför eller under ”sin” varurad beroende på hur systeminställningen (flaggan) för detta val är gjord. För varje textrad väljer man vilka dokument den ska skrivas ut på, t ex order, följesedel/kvitto, beställning, samtliga dokument etc. För att lägga upp en textrad anges texten i det gula registreringsfältet längst ned i dialogen och därefter trycker man på funktionstangent F7. Texten knyts till den varurad som är markerad, och kan kontrolleras/redigeras med hjälp av + på den aktuella raden eller genom att gå till fliken ”Detaljinfo varurad”.
Märkesrad är en textrad som skrivs ut ovanför efterföljande rader på dokument ut till kund, som t ex offert, order, följesedel/kvitto och faktura. För att lägga upp en märkesrad ange texten i det gula registreringsfältet längst ned i dialogen och tryck funktionstangent F6.
Tänk på att om man lägger till textrader i utleveransen (F7) som man manuellt flyttar i utleveransen (med skift+pil-tangenterna) kan detta störa ut märkesradordningen!
Processen för skapande av plockunderlag har en funktion för att skapa olika plock per märkesrad. Funktionen aktiveras via systeminställningen (flaggan) "Separata plockunderlag per märke". När flaggan markeras skapas separata plock uppdelat efter märkesrad och efterföljande utleveranser skapas också per märkesrad. Om man skapar nytt plockunderlag och det redan finns ett underlag tillhörande aktuell märkesrad får man frågan om detta underlag ska fyllas på.
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man skapar text- och märkesrader på order:
En struktur som fritt kan byggas upp och förändras i både order- och utleveransregistreringen. Det är tillåtet att ta bort rader, ändra antal och lägga till rader till flexibel struktur. Ny strukturrad, borttag av strukturrad och ändring av strukturrad påverkar huvudartikelns pris om man inte manuellt har matat in ett pris.
Vid registrering av order hämtas de eventuella produkter fram som registrerats på produkten i produktregistret.
Se också i vår PENGVIN-guide hur man registrerar en flexibel struktur i orderregistreringen:
För att lägga till nya produkter:
Markera huvudprodukten
Markera koppplingsknappen
Registrera produkten/produkterna
Avmarkera kopplingsknappen
I detaljinfo varurad läggs en text ”Ingår i struktur” på samtliga ingående strukturprodukter.
Om man i en struktur har med en produkt som i sin tur har en tilläggskostnad, kan man välja att betrakta också tilläggskostnaden som en del av strukturen, dvs den behandlas då inte som en separat orderrad utanför strukturen. Tilläggskostnaden blir automatiskt knuten till huvudstrukturen genom referenspositionen. Genom att klicka på knappen ”struktur” ingår tilläggskostnaden i strukturen och om strukturen har ett fast pris från produktregistret ändras inte strukturpriset. En ingående strukturkostnad går inte att avmarkera.
Bläddring mellan/markering av varurad kan ske med hjälp av Page Up- respektive Page Downtangenterna.
Förflyttning av varuradernas (inklusive märkesradernas) placering i dialogen kan ske med hjälp av pilupp- respektive pilnedknapparna längst till vänster i dialogen.
Tar bort aktiv rad. När man tar bort
en hyresrad alternativt makulerar hela kundordern som innehåller ett utlämnat
hyresobjekt får man numera en varning om detta. I samband med att raden
tas bort/ordern makuleras sätts statusen på hyresobjektet till ”tillgänglig”.
Kopplingsknapp. Används för att infoga
nya produkter i en flexibel struktur
eller för att knyta ett antal rader, på en serviceorder, till samma ,
som serviceärendet har.
Denna flik visar mer utförlig information om respektive varurad jämfört med fliken Varurad. Förutom detta kan ytterligare en fördel vara att fliken presenterar en varurad i taget om det är att föredra. Det går alltså lika bra att använda sig av den här fliken för att registrera nya varurader på kundordern, se Ny varurad.
Informationen på fliken Detaljinfo varurad är indelad i olika avsnitt:
Se Pos.
Om rutan är markerad är raden märkt.
Se Produktnr
Från produktregistret kopieras benämning 1 till orderraden och vidare till beställning och utleverans. Benämningen kan ändras på samtliga typer av varurader (om systeminställning (flagga) för detta inte spärrar för alla rader utom special/skaff).
Från produktregistret kopieras numera också benämning 2 till orderraden och vidare till beställning och utleverans. Samma funktion gäller som för benämning 1, dvs benämningen kan ändras på samtliga typer av varurader (om systeminställning (flagga) för detta inte spärrar för alla rader utom special/skaff).
Se Anmärkning
Bilagor. Öppnar dialog för att titta på/lägga till bilagor för aktuell
varurad. Se avsnitt Bilagor för mer
information.
Alternativt produktnummer visas om det är upplagt på produkten. Vid registrering av order är det möjligt att ange det alternativa produktnumret för att identifiera produkten.
Anger produktgrupp som produkten tillhör.
Det finns två systeminställningar (flaggor) som rör produktgruppen. Dels "Produktgrupp obligatorisk vid försäljning" som varnar (gul markering) om produktgrupp inte angetts eller är felaktig, dels "Spärr vid felaktig produktgrupp på orderrad" (röd markering) som anger om orderraden ska spärras om man har angivit en produktgrupp som saknas i produktgruppsregister. Den senare spärrflaggan kräver att man har aktiverat den första systeminställningen ("Produktgrupp obligatorisk vid försäljning").
Anger kundens produktnummer. Det angivna produktnumret kommer även att lagras i kundsortimentet under kundregistret så att det kommer fram med automatik nästa gång. Finns uppgiften skrivs denna ut på följesedel och faktura.
Det finns en systeminställning (flagga) "Spara kunds produktnr vid sparande av order/utlev" där man bestämmer om kundens produktnummer ska sparas eller inte när man sparar order och utleverans.
Anger kundens referens för varuraden. Uppgiften används för att ange kundens ev. kontering som sedan kan ligga till underlag för kundkontering av fakturan.
Maskinnummer. Sätts med automatik på hyres- och servicerader men kan ocksåanvändas för att knyta en maskin till en specifik orderrad utan att gå via ett ärende. Detta kan vara användbart t ex för att kunna knyta en reservdel till en specifik maskin.
Se Utpris.
Öppnar dialogen för priskalkyl
Markerad ruta anger att utpriset ska betraktas som preliminärt. Preliminärmarkeringen måste tas bort – före eller efter utleverans av ordern – innan utleveransen kan faktureras. Se även U.
Anger att användaren redigerat priset/rabatten och att detta skall vara
fast, d vs att dessa rader ska undantas vid prisomräkning under redigera-menyn
eftersom det annars kan ställa till problem med t ex slaskartiklar.
Funktionen "Normal prissättning på markerade rader" (som man
når via högerklick från inmatningsraden eller [Shift][F3]) plockar bort
markeringen i "Fast"-fältet på markerade orderrader och systemet
kan därefter hämta ordinarie priser enligt ordinarie prisregelverk.
Information för att ytterligare beskriva innehållet i produkten, t ex mängden i en tub.
Se P. Dropplistan presenterar koder från systemets referensregister pris per.
Se Utpris inkl.
Markeras om priser skall hämtas på nytt när varuraden utlevereras.
Används vid nollpris vid försäljning. I PENGVIN finns ett antal funktioner med syftet att minska risken att man av misstag inte tar betalt för levererade varor. Man har också möjlighet att leverera en vara utan att ta betalt för det om det är ett medvetet val.
Produktregistret, orderregistreringens flik ”Detaljinfo” samt utleveransregistreringens detaljbild innehåller en markeringsruta som anger att en produkt är nollprissatt.
Vid registrering av order/utleverans på produkt som är markerad som ”Nollprissatt” markeras även motsvarande kryssruta på order-/utleveransrad. I de fall produkten saknar pris markeras order-/utleveransraden inte automatiskt som preliminärprissatt som den annars skull bli.
Vid skapande av utleverans från order kopieras markering som ”Nollprissatt” från orderrad till utleveransrad.
Vid kontroll i samband med att utleveransen sparas sker ingen spärr av rader som saknar pris om radens kryssruta ”Nollprissatt” är markerad.
En order-/utleveransrad kan nollprismarkeras manuellt vid registreringstillfället och det finns inget krav på att produkten är markerad för detta i produktregistret.
Med kombinationsrabatt menas att en kombination av flera varurader med samma kombinationsrabattgrupp kan styra rabattnivån för den enskilda raden.
Kombinationsrabattgrupper läggs upp i ett eget referensregister. Kombinationsrabattgruppen styr endast vilka produkter som skall räknas samman för rabattgrundande antal. Själva rabatten styrs sedan som vanligt via produktens rabatt- eller produktgrupp. I referensregistret anger man också om rabatten ska särredovisas på separat rad eller på varje ordinarie varurad.
Anger varuradens bonusklass. Används för att i efterhand beräkna och utbetala bonus. Samma vara kan generera olika mycket bonus beroende på vem kunden är. Bonusklassen kan ändras vid det enskilda orderregistreringstillfället.
Anger volymen per enhet för produkten
Anger vikten per enhet för produkten
Anger kundens önskade antal av produkten.
Anger produktens försäljningsenhet. Även om man byter enhet ligger angett antal kvar och ingen omräkning sker. Vill man få en omräkning av antalet utifrån annan enhet använder man alternativ enhet.
Visar det antal av den alternativa enheten som är aktuellt
Visar den alternativa enheten. Om man ändrar enhet här räknas antalet om utifrån de alternativa enheter som finns angivna på produkten.
Visar omräkningsfaktorn för den alternativa enheten.
Avviker antalet från jämn förpackningsstorlek föreslår knappen för Hel förpackning ett nytt antal som räknas upp till nästa hela förpackning.
Om man registrerar en order med antal mindre än förpackningsstorlek (delningsavgift på produkten) räknas priset om och priset blir markerat som fast. I och med detta räknas inte priset om på nytt om man sedan vid utleveransen ändrar till hel förpackning, eftersom orderns pris alltid gäller om rutan för fast pris är markerad. Vill man ändå räkna om priset på utleveransen, tar man bort markeringen för fast pris och anger hel förpackning.
Vet man redan vid ordertillfället att raden ska prissättas om vid utleveranstillfället kan man i "Detaljinfo varurad" markera rutan för "Pris vid utleverans".
Knappen för Disponibelt sätter antalet till det disponibla antalet.
Vid registrering av lagervara, där lagersaldot inte räcker till
hela leveransen, får man en varning med information om hur många som finns
på lager. När man klickar på knappen "Dellev" ändras orderradens
antal till disponibelt antal och det skapas samtidigt en ny varurad på
samma produkt, med resterande antal. Tänk på att om det är en kampanjvara
som delas till två rader kan det vara så att kampanjpriset inte gäller
vid den senare leveransen och orderraden får då med automatik ordinarie
pris.
Logiken gäller inte för strukturprodukter eller när rest inte är tillåten.
(Visas under knappen "Hel förp".) Anger förpackningsstorlek för varuradens produkt vid försäljning, dvs normal försäljningsenhet.
(Visas under knappen "Disponibelt".) Se Disponibelt saldo
Se Belopp
Anger koden för moms. Dropplistan presenterar koder från systemets referensregister momstabell.
Se Belopp inkl
Visar bidrag i procent och kronor
Identifierar leverantör av varuradens produkt. Fältet är obligatoriskt.
På en varurad med leveranskod Transit eller Direkt kommer beställningen att skapas till denna leverantör. Leverantörsnumret är kopplat till dialogen för leverantörsfrågan.
Kostnadsartikel: Om man anger ett leverantörsnummer på kostnadsartikeln så levereras denna ut så fort något annat från denna leverantör utlevereras från samma order.
Tänk på att det i samband med byte av leverantör på orderrad sker diverse kontroller. De uppgifter som påverkas/ändras när man byter leverantör är:
Beställningssätt (hämtas från leverantör)
Inköpare på orderrad om leveranskod är lika med T (transit) eller D (direkt)
Leverantörens artikelnummer om leveranskod är lika med T (transit) eller D (direkt)
Varuraden kalkyleras om
Identifierar leverantörens produktnummer av varuradens produkt. Fältet är obligatoriskt.
Anger priset som det egna företaget får betala till leverantören vid inköp av produkten. Läggs som inköpspris på beställningen till leverantören. Om ett manuellt pris angetts som inköpspris ligger detta pris kvar även om leverantör ändras.
Om inpris ändras när orderraden ligger på ett inköpsunderlag (X-dokument) tas aktuell inköpsrad bort från inköpsunderlaget. Om inköpsunderlaget bara innehöll denna enda rad tas hela inköpsunderlaget bort. Nästa gång jobbet "Skapa beställningar" (från kundorder) körs skapas ett nytt inköpsunderlag på aktuell orderrad.
Om inpris ändras på en beställning, inleverans eller leverantörsfaktura finns det en systemreferens som styr hur inpriset på ordern skall hanteras. Denna systemreferens heter "Orderns inpris uppdateras vid ändring".
Avtalspriser:
Inköpspriset kan också komma från ett tredjepartsavtal. Om man registrerar en order på en kund som har avtal, byter kundnr och svarar JA på frågan om pris skall räknas om tas avtalspriset bort. Om man istället svarar NEJ på frågan om pris skall räknas om ligger avtalspriset kvar.
Kampanj:
Flagga "Bidragsberäkning baserad på vägt inpris" EJ aktiverad:
Orderregistrering
(samtliga lev.koder)
Inköpspriset för kampanjen hämtas med automatik till order-/inköpsrader
om angivet datumintervall "Start- och slutdatum Ink" är aktuellt
och att "Datumtyp Ink" (beställnings- eller leveransdatum) infaller
inom detta datumintervall och kampanjinpris är det lägsta inpriset på
aktuell leverantör.
Flagga "Bidragsberäkning baserad på vägt inpris" aktiverad:
Orderregistrering
(samtliga Lev.koder)
Inköpspriset för kampanjen hämtas med automatik till order-/inköpsrader
om angivet datumintervall "Start- och slutdatum Ink" är aktuellt
och att "Datumtyp Ink" (beställnings- eller leveransdatum) infaller
inom detta datumintervall och kampanjinpris är det lägsta inpriset på
aktuell leverantör.
För ytterligare information om hur inköpspris hämtas, se avsnitt "Inpris på order/utleverans"
Inköpsprisets valuta. Valutakoden hämtas från inköpsuppgifterna på produkten, men om där saknas en valutakod hämtas den istället från leverantören. Valutakoden går att ändra på T-, D- och specialrader. Inköpsvalutan tas med och utnyttjas i priskalkylrutan. Kalkylpris räknas om varje gång man ändrar Inprisvaluta. När man har ändrat valuta i priskalkylformuläret uppdaterar den orderraden. Inprisvalutan följer också med till beställningen (från ordern) och när man redigerar inprisvalutakoden i beställningen ändras detta också på respektive orderrad.
Markerad ruta anger att inpriset ska betraktas som preliminärt. Preliminärmarkeringen måste tas bort – före eller efter utleverans av ordern – innan utleveransen kan faktureras.
Avser stöttning/rabatt (som hämtas från rabattregistret) på inpriset från leverantören.
Påverkar inte kundens pris även om kunden får sitt pris framräknat via Inpris + Nettopåslag.
Exempel: Inpris = 100:-. Stöttning = 10% (=det pris man egentligen betalar till leverantören är 90:-). Kundens pris är inpris + 20% påslag. Kunden får betala 100 + 20% = 120:-.
Syftet är alltså att kunna förhandla sig till ett bättre pris hos leverantören utan att kundens pris också sänks.
Anger företagets inköpspris som ligger till grund för beräkning av försäljningspris gentemot kund. Följer med som inpris till utleveransen. Kalkylerat inpris är ett framräknat pris som inte kan sättas manuellt. Kalkylerat inpris räknas alltid om när inköpspris förändras därför är fältet låst för att undvika felregistrering.
Avtalspris:
Kalkylerat inpris kan också komma från ett tredjepartsavtal.
Om man registrerar en order på en kund som har avtal, byter kundnr och
svarar JA på frågan om pris skall räknas om tas avtalspriset bort. Om
man istället svarar NEJ på frågan om pris skall räknas om ligger
avtalspriset kvar.
Kampanj:
Flagga "Bidragsberäkning baserad på vägt inpris" EJ aktiverad:
Orderregistrering
(samtliga lev.koder)
Inköpspriset för kampanjen hämtas med automatik till order-/inköpsrader
om angivet datumintervall "Start- och slutdatum Ink" är aktuellt
och att "Datumtyp Ink" (beställnings- eller leveransdatum) infaller
inom detta datumintervall och kampanjinpris är det lägsta inpriset på
aktuell leverantör.
Flagga "Bidragsberäkning baserad på vägt inpris" aktiverad:
Orderregistrering
(samtliga Lev.koder)
Hämtas det vägda inpriset som kalkylerat inpris på orderraden.
För ytterligare information om hur kalkylerat inpris hämtas, se avsnitt "Inpris på order/utleverans"
Anger vem som är ansvarig inköpare för den aktuella produkten.
Ansvarig inköpare kan anges i produktregistrets lager- och/eller inköpsflik. Finns inget angivet på produkten, hämtas ansvarig inköpare från vad som angivits på leverantören. Regelverket för hur inköpare hämtas enligt nedanstående prioritetsordning:
1: Produktregistrets lagerflik
2: Produktregistrets inköpsflik
3: leverantörsregistrets lagerflik
4: leverantörsregistrets huvud
När man på en orderrad väljer ett beställningssätt med hantering ”Manuell beställning” ändras föreslagen inköpare till aktuell säljare på ordern om systeminställningen (flaggan) "Skall inköpare ändras till säljare på order" är aktiverad.
I samband med att en orderrad registreras (leveranskod T eller D) läggs med automatik en inköpare på orderraden. Denna inköpare ligger kvar som inköpare på orderraden även om det på inköpsunderlaget/beställningen läggs en annan inköpare utifrån regelverket med systeminställningen (flaggan) ”Ansvarig inköpare från prod/lev vid transit/direkt”. Man kan se inköpare på orderraden om ansvarig inköpare mot kunden medan inköpare på beställning är ansvarig mot leverantören.
Beskriver vilken typ av beställning som ska skapas. Dropplistan presenterar typer från systemets referensregister beställningstyper. Vanliga exempel är ”Normalbeställning” resp. ”Snabbeställning”.
Om man inte anger något i fältet, skapas en beställning som matchar den ordertyp som angivits i orderhuvudet. Om det inte finns någon beställningstyp som matchar den ordertyp som angivits, skapas en beställning med den beställningstyp som den aktuella leverantören kodats med i leverantörsregistret.
Anger på vilket sätt beställning till leverantör sker, hur den effektueras. Dropplistan presenterar sätt från systemets referensregister beställningssätt. De sätt man vanligen lagt upp är
Pappersutskrift – en beställning ska skrivas ut på skrivaren och manuellt skickas/faxas till lev. Genererar en pappersutskrift med rubriken ”Beställning”.
Fax – ett automatfax ska skapas och sändas av systemet. Genererar dessutom en pappersutskrift med rubriken ”Intern beställningskopia”.
EDI – en elektronisk beställning ska skapas och sändas. Genererar dessutom en pappersutskrift med rubriken ”Intern beställningskopia”.
Manuellt beställt – en beställning ska skapas, men varken sändas som papper, fax eller EDI då varorna redan beställts manuellt. En beställning med detta beställningssätt hamnar aldrig på inköpsunderlag, utan blir direkt en färdig, godkänd beställning. Genererar vid effektuering en pappersutskrift med rubriken ”Intern beställningskopia”. När man på en orderrad väljer ett beställningssätt med hantering ”Manuell beställning” ändras föreslagen inköpare till aktuell säljare på ordern om systeminställningen (flaggan) "Skall inköpare ändras till säljare på order" är aktiverad.
Anger man ingenting, får varuraden det beställningssätt som den aktuella leverantören kodats med i leverantörsregistret.
Tänk på att det i samband med byte av leverantör på orderrad sker diverse kontroller. De uppgifter som påverkas/ändras när man byter leverantör är:
Beställningssätt (hämtas från leverantör)
Inköpare på orderrad om leveranskod är lika med T (transit) eller D (direkt)
Leverantörens artikelnummer om leveranskod är lika med T (transit) eller D (direkt)
Varuraden kalkyleras om
För att problem inte skall uppstå, om man byter beställningssätt, krävs att man byter beställningssätt EFTER att leverantör valts.
Identifierar eventuell beställning för varuradens produkt
Bekräftat leveransdatum från leveranspåminnelsen
Leverantörens förpackningsstorlek.
Minimiantal för inköp. Via en markeringsruta ”Spärra om bruten” på Inköpsposten i produktregistret, kan man markera om orderraden skall spärras (rödmarkeras) om man anger antal som inte är jämnt delbart med leverantörens förpackningsstorlek eller mindre än angivet minimiantal. Om denna ruta inte är markerad (på produkten) blir det istället en varning (gulmarkering) på orderraden om man anger antal som ej är jämnt delbart med lev.frp. eller mindre än miniminantal
Rutan är markerad om leverantören inte säljer mindre än hela förpackningar.
När beställning skapas från transit- eller direktorder tas numera även hänsyn till ”minantal” och ”brytes ej”. Om dessa uppgifter skall användas eller inte styrs av systeminställningen (flaggan) ”Ta hänsyn till minantal och brytes ej vid T/D”. Om flaggan inte är aktiverad beställs den kvantitet som är angiven på orderraden.
I produktregistrets inköpsflik finns det en rad där man kan underhålla mängdpriser. Mängdpriser sätts automatiskt vid skapande eller ändring av beställning samt för inköpspriset på en kundorderrad vid transit- eller direktleverans.
Dropplistan presenterar fasta leveranskoder i systemet.
Automatisk vid plock
Centrallagerleverans
Direktleverans
Ingen varuleverans (kostnad)
Legolager
Handpenning
Lagerleverans
Transitleverans
Avräkning
Reklamation
Interntransit: När man väljer ”Interntransit” ändras orderradens leveranskod till ”Transit”. I samband med det ändras under inköpsuppgifter också leverantörsnummer till ett internt leverantörsnummer och leverantörens produktnummer till det egna produktnumret.
Prioritetsordningen för det interna leverantörsnummer som används:
1. Leverantörsnummer på det anskaffande lagrets lagerflik som är en intern leverantör.
2. Centrallager på det anskaffande lagrets lagerflik.
3. Centrallager på produkten.
4. Det lager som har det högsta lagersaldot.
Beställningssätt hämtas från internleverantören.
Fältet är tillgängligt för kostnadsprodukter och denna produkt kan knytas till en produkt med hjälp av positionsnumret. Om det i produktregistret är angivet en kostnadsprodukt knyts denna kostnadsprodukt automatiskt med ref.pos. till sin huvudprodukt.
(Det finns också en koppling mellan antal på en automatisk kostnadsprodukt och huvudprodukten. Kostnadsantalet följer alltid med huvudprodukten. Om man t ex delutlevererar huvudprodukten så delutlevereras också kostnadsprodukten och om man delinlevererar en mängd och anger detta som slutlevererat, så sätts kostnadsartikeln automatiskt också som slutlevererad.)
Om man i en struktur har med en produkt som i sin tur har en tilläggskostnad, kan man välja att betrakta också tilläggskostnaden som en del av strukturen, dvs den behandlas då inte som en separat orderrad utanför strukturen. Genom att klicka på knappen ”struktur” ingår tilläggskostnaden i strukturen och om strukturen har ett fast pris från produktregistret ändras inte strukturpriset. En ingående strukturkostnad går inte att avmarkera.
Anger lager för varuradens produkt, där plockunderlag skrivs ut när varuraden utlevereras. Dropplistan presenterar lager och visar respektive lagersaldo från systemets referensregister lager, dock inte kundägda lager, s.k. webstocklager.
Anger leveransdatum för varuraden. I fältet intill visas leveranstiden uttryckt i veckonummer och veckodag, t ex V40 Må. För lagervaror hämtas leveranstiden från den leveranstid som angivits i orderhuvudet (se Leveranstid).
Varurader med övriga leveranskoder får leveranstiden framräknad utifrån beställningsdag i leverantörsregistret och ledtider uppsatta i leverantörs- resp. produktregistret. Leveranstiden är manuellt ändringsbar även efter att beställning skapats. Orderrader med produkter som har leveranskod A (automatiskt vid plock) får ingen leveranstid, dvs fältet är tomt.
Ej automatisk beräkning av levdatum på orderrad
Genom att markera systeminställningen (flaggan) ”Ej automatisk beräkning av levdatum på orderrad” stänger man av funktionen för automatisk omräkning av leveransdatum vid vissa ändringar på orderrader. Leveransdatum räknas normalt om när något av följande fält förändras: antal, restkod/restnotering, lager, beställningstyp eller leveranskod. Leveransdatum räknas också normalt om vid hantering av strukturrader
När systeminställningen (flagga) ”Ej automatisk beräkning av levdatum på orderrad” är aktiv räknas inte leveransdatum om på orderraden och orderraden förändras inte heller med automatik på annat sätt.
(Om man däremot använder sig av funktionen ”Generera nya leveranstider” via redigera-menyn räknas leveranstiderna om oavsett om flaggan är aktiverad eller inte.)
Vid registrering av order har man också möjlighet att registrera veckonummer på radnivå. När man registrerar ett veckonummer sätts datum till fredag den angivna veckan. Veckonummer avser innevarande år. I de fall den angivna veckan redan har passerats avses nästa år. Veckonummer registreras antingen med bara siffrorna (t ex 46) eller med V före siffrorna (t ex V46)
Rutan markeras om plockunderlaget skall innehålla uppgift om att leveranstiden är utlovad. Om orderhuvudet markerats med ”Utlovad leveranstid” så blir automatiskt varuraderna markerade på samma sätt.
Stående plockunderlag: Visas genom att radens leveranstid skrivs ut.
Liggande plockunderlag: Raden markeras med en ”utlovad-markering” i högermarginalen.
Rutan markeras om varuraden ska reservera av det aktuella lagersaldot och plock skall skrivas ut. Varurader vars leveransdatum befinner sig inom angiven tidsgräns (systembelopp) blir automatiskt markerade. Övriga rader – med leveransdatum ”för långt fram i tiden” – kan manuellt markeras om man ändå önskar att de ska reservera av saldot och plock skall skrivas ut.
Fält för registrering av antal leveransveckor. Detta fält är också bara aktivt vid offert. Här har man möjlighet att ange ledtid i antal veckor från accepterad offert till leverans för den aktuella raden om uppgiften avviker från vad som finns angivet i dokumenthuvudet. När en offert görs om till order beräknas nya leveranstider fram med hjälp av angivna värden för leveransveckor. Framräknad leveranstid skapas genom att addera antal veckor till dagens datum. Leveranstiden blir alltid fredag i den framräknade veckan.
Om antal leveransveckor anges i orderhuvudet avser det samtliga rader på offerten.
På offerten skrivs information om att leveranstid sker angivet antal veckor efter offertens godkännande.
Dropplistan presenterar fasta restkoder i systemet. Man har möjlighet att själv välja vilken av restkoderna som skall visas genom att ange detta på ordertypen (Huvudmeny - Referensregister - Order - Ordertyper).
De olika valmöjligheterna är
Leverera det som går och restnotera resten – Plockunderlaget skrivs ut med så många som kan levereras, resten ligger kvar på ordern (som får status dellevererad) som restposter.
Leverera det som går utan att restnotera – Plockunderlaget skrivs ut med så många som kan levereras, och orderraden får sedan status ”Slutlevererad” trots att inte full leverans skett.
Leverera hela förpackningar och restnotera resten – Plockunderlaget skrivs ut med så många som kan levereras utan att bryta förpackningar. Resten restnoteras.
Restnotera hela orderraden – Ingen plocklista på aktuell rad skrivs ut förrän hela orderraden kan levereras.
Anger antalet som har levererats till kund.
Visar datum då slutleverans skedde. Varuraden kan betraktas som slutlevererad även om levererat antal till kund inte motsvarar kundens önskade antal (varuradens antal).
Funktionen kräver att systeminställningen (flaggan) "Användande av handpenning i order" är aktiverad.
Handpenning kan sättas som obligatorisk per spärrkod (referensregister till kunder) eller per produkt. Rutan för handpenning kan alltid markeras/avmarkeras i orderregistreringen.
Visarstatus för handpenningsdokumentet t ex om underlag är skapat, eller om handpenningen är betald)
Visa dokumentnummer där debitering skett.
Visar handpenningsbelopp exklusive moms. Beloppet räknas fram med hjälp av den procentsats som angetts i systembeloppet "Normal procentsats för handpenning" och värdet avrundas till närmaste hela 10 kronor. Beloppet kan manuellt ändras.
Visar handpenningsbelopp inklusive moms. Beloppet räknas fram med hjälp av den procentsats som angetts i systembeloppet "Normal procentsats för handpenning". Beloppet kan manuellt ändras.
Visar värdet för handpenningen uttryckt i procent (av det totala orderradsvärdet). Procentvärdet hämtas från systembelopp, men omräkning sker om man manuellt ändrar handpenningsbeloppet (exkl. eller inkl. moms). Procentsatsen kan också anges manuellt och systemet räknar då ut handpenningsvärdet exkl. och inkl. moms.
Det går också att ange en valfri procentsats för handpenning så räknar systemet ut värdet för detta.
Skapa handpenning
Titta på handpenningsdokument i "Visa utleverans"
Redigera handpenningsdokument, utleveransregistreringen öppnas
Ta bort handpenningsdokument
Knappen brevid utpriset i detaljinfon
öppnar dialogen för kalkylhjälp.
Kalkylrutan i order är tänkt som en hjälp vid prissättning av 0-prissatta skaff-/slaskartiklar. Öppnar man kalkylrutan från en redan prissatt rad är det enbart aktuellt in- och utpris från orderraden som tas med/visas.
Valutafältet i priskalkylrutan hämtas från inköpsuppgifterna på produkten, saknas den där hämtas den från leverantören.
Här kan priser kalkyleras
genom att ange ett värde i ett fält och trycka på returtangenten. Vill
man att ett visst pris inte skall förändras i kalkylen avmarkerar man
rutan jämte priset, vilket medför att priset förblir fast i kalkylen.
Knappen för Godkänna kalkyl (Ok) sparar de kalkylerade värdena från dialogen Priskalkyl till varuraden.
Om man ändrar något värde i nedre halvan av dialogen påverkas inte övre delen (inköpsuppgifter). I föregående version ändrades inköps- och kalkylinpris, om man ändrade i nedre delen, när man tryckte OK på kalkylrutan. Numera ligger de ursprungliga inköps- och kalkylinpriserna kvar om man ändrar i nedre delen. I tidigare versionen hämtades inte kalkylinpris till kalkylrutan utan den lade inpris även till kalkylinpris vilket gjorde att kalkylinpris kördes över när man tryckte OK.
Här presenterar systemet information om varuraden till användaren. Röd markering vid texten visar att det är en obligatorisk uppgift som saknas (och måste fyllas i för att ordern ska kunna sparas). Gul markering = varning. Grön markering = ren information.
Om man i order registrerat en varurad som ingår i ett tredjepartsavtal visas information om detta i detaljflikens meddelandefält. Siffran hänvisar till avtalsnumret.
Funktionen används för att snabbt kunna se lagersaldot hos Bergman & Beving-företagen. Vid orderläggning av produkt, med någon av de leverantörer som är kopplade mot saldoförfrågan, visas en extra rad i detaljinforutan. Raden visas bara för transit- och direktrader samt för lagervaror om orderns saldo överstiger eget lagersaldo, dvs att full leverans ej kan ske. Informationen går också at få via en mobilapplikation.
Denna rad presenterar leverantörens saldo samt nästa datum som leverantören räknar med att få hem varan igen och förväntat antal för denna leverans om leverantören har dessa uppgifter inlagda. I annat fall visas ”Ingen nästa leverans är klar” alternativt "Produkt finns f.n. ej tillgänglig hos leverantör".
Funktionen kräver diverse uppsättningar bl a en ny leverantörsnyckeltyp. Kontakta din PengVin-konsult för hjälp med uppsättning av detta.
Visar textrader som är kopplade till Varuraden. Textraderna kommer ut tillsammans med varuraden på valda dokument. Här går det även att redigera befintliga textrader genom att ställa markören i textfältet och ange ny text.
Bläddring mellan/markering av varurad kan ske med hjälp av page up- respektive page downtangenterna.
Här presenteras totaler för kundordern som t ex bidrag. Skall kunden få en totalrabatt på hela kundordern kan den ges genom att registrera procentsatsen i det gula registreringsfältet längst ned i dialogen och trycka på funktionstangenten F11. De rader som undantas från rabattberäkningen (förutom kampanj + systemflagga) är produkter med produkttyp "Presentkort", "Tjänst", "ROT-tjänst" och "Kostnad".
Fliken visar fakturainformation och fakturerande bolag för den aktuella kundordern samt dokumentprofil och meddelanden kopplat till kunden.
Om man vill skicka ett ordererkännande till en annan adress än den som anges på kunden, kan detta ändras i fliken ”Övrig orderinfo”. Om en epost-adress anges här skickas bara ordererkännande till denna adress och inte till den adress som är angiven på kunden. Se också avsnitt "Ordererkännande"
Identifierar till vem fakturan skall skickas och hämtas från kundregistret för aktuell kund. Saknas ett fakturakundnummer för aktuell kund sätts fakturakundnumret till kundnumret. Man har här möjlighet att ändra fakturakundnummer genom att söka fram det nya kundnumret.
Avser villkoren för betalningen av fakturan. Dropplistan presenterar villkor från systemets referensregister betalningsvillkor.
Avser datum då betalning av faktura förfaller. Kan redigeras när betalningsvillkoret är satt till fast förfallodatum.
Avser hur fakturan till kund skall hanteras i systemet. Dropplistan presenterar fakturatyper från referensregister Fakturatyper.
Fakturatyp används dels för att ange hur ofta kunden ska få faktura (”Daglig”, ”Veckofaktura”, ”Månadsfaktura”) och dels för att ange samlingsnivå på fakturan.
Med samlingsnivå menas om kunden ska få en samlingsfaktura på allt han köpt, eller om han ska få separata fakturor per t ex mottagare, order eller utleverans. Vid fakturering hanteras en serviceorder som vilken ordinarie kundorder som helst och samlingsfaktureras enligt ordinarie regelverk.
Visar det kortnummer som är angivet av kunden i samband med order via webb eller edi. Inget kortnummer hämtas med automatik från kundregistret.
Visar om och i så fall vilken typ av moms som ska debiteras.
Länk till PENGVIN-guide som visar hantering av omvänd skattskyldighet/byggtjänst:
Fakturerande bolagets identitet och namn
Säljande lager (filial). Värdet i detta fält sätts med automatik baserat på inloggad användare vid registrering men kan justeras manuellt. På detta sätt ges order en tillhörighet till en säljande resultatenhet som kan användas vid försäljningskontering oavsett varifrån fysiska leveranser sedan kommer att ske.
Används om ordern kommer elektroniskt och har ett eget ordernummer som skiljer sig från PENGVIN. Ordern är sökbar på detta nummer i ordersökningsdialogen Ordernrreferens.
Visar information om vilka dokumentprofiler som är valbara. Se mer info om profiler i avsnittet elektroniska dokument.
Visar de meddelanden som genererats av systemet eller manuellt skapat till kund. Om systemet är inställt att sända ett SMS-meddelande till en kund då en order genererats, läggs en meddelande-post upp som anger att meddelandet gått i väg. Den här typen av meddelande visas även då man plockar fram kunden i kundregistret. Fältet Id
identifierar posten i databasen. Fältet är länkat till meddelandet och om klickar på den öppnas dialogen för meddelande, som innehåller ytterligare information.
Nycklar kan knytas till ordern och den kan sedan sökas fram med hjälp av ordernycklarna.
Visar de elektroniska dokument som skapats från ordern
Visar kundfrågan för den kund ordern registreras på.
Visar produktfrågan för den varurad som är markerad.
Fliken presenterar användarens kundorderurval, de order den aktuella användaren har låst för övriga användare i systemet och systemet i sig (kundordern går inte vidare i det fortsatta flödet, det skapas t ex. inte några plockunderlag eller beställningar).
Regelverket för hantering av order i PENGVIN är att en order som ligger i en användares urval är låst för uppdatering från andra användare. Därför kan man inte beställa eller leverera dessa order. Den order som är låst vid inleveransens tilldelning kommer istället att komma med nästa gång plockunderlag skapas.
För att välja en viss order gäller dubbelklick/returtangent på den. Det medför att fliken Orderhuvud aktiveras där den valda kundordern presenteras.
För att ”låsa upp” kundordern så att övriga användare i systemet och systemet i sig kommer åt den skall kundordern Sparas alternativt Stängas. Den försvinner då ifrån listan över användarens urval. Ytterligare ett sätt att ”låsa upp” kundordern åt övriga användare är att gå via menyvalet Rensa urval. Detta val stänger dock ej en specifik kundorder utan samtliga kundorder i användarens urval.
Om man väljer alternativen Stäng eller Rensa urval sparas inte eventuella förändringar man gjort, utan ordern ligger kvar i orderregistret med det utseende den hade när man hämtade upp den.
Fliken beskriver olika funktionstangenter och deras funktion när de används då markören placerats i det gula registreringsfältet längst ned i kundorderdialogen.
Principen är att man står i det gula inmatningsfältet, skriver värdet och därefter ”skickar värdet till rätt fält” genom att trycka rätt funktionstangent.
Exempel: För att registrera en textrad – stå i inmatningsfältet, skriv texten och tryck F7.
Observera att en och samma funktionstangent kan ha olika funktion beroende på vilken flik som är aktiv.
De mest frekventa snabbkommandona finns tillgängliga genom att högerklicka i inmatningsfältet.
Se separat dokumentation om serviceorder
Se separat dokumentation om uthyrning
Plockunderlag kan skapas med automatik eller manuellt för hela/delar av orderstocken.
Plockunderlag kan också skapas på enskild order av ordermottagaren i samband med att ordern sparas. I detta läge skapas ett plockunderlag utifrån de varurader (endast de med leveranskoderna Lagerleverans och Transitleverans) på kundordern som kan plockas, utan hänsyn till leveranstider.
Processen för skapande av plockunderlag har en funktion för att skapa olika plock per märkesrad. Funktionen aktiveras via systeminställningen (flaggan) "Separata plockunderlag per märke". När flaggan markeras skapas separata plock uppdelat efter märkesrad och efterföljande utleveranser skapas också per märkesrad. Om man skapar nytt plockunderlag och det redan finns ett underlag tillhörande aktuell märkesrad får man frågan om detta underlag ska fyllas på.
Via referensregistret för utskrifter har man på plockunderlag möjlighet att ange vilken sorteringsordning (lagerplats, orderpositionsnummer (ej radnummer) eller benämning) som plock ska skrivas ut i. Plockunderlaget visar det antal som enligt saldot är plockbart, men det kan naturligtvis justeras både uppåt och nedåt vid utleveransrapportering. Vid utleveransrapportering hämtas plockunderlaget lättast fram genom att man läser streckkoden med scannern.
På enskild order kan man ange annan sorteringsordning än den som angetts i registret för utskriftslayouter.
På plockunderlag (RS) finns det information om strukturer. På varurad som ingår i en struktur finns en hänvisning till referenspositionen för aktuell struktur och längst ned på rapporten skrivs strukturhuvudet som berörs av plocket ut med tillhörande positionsnummer.
Plockunderlag finns också i liggande format och på detta får det plats mer information. Siffrorna under eget produktnummer visar leverantörens artikelnummer. Om det finns flera plock på samma order visas det på respektive plockunderlag med hänvisning till övriga plockunderlagsnummer, lager och plockplats (avser liggande plockunderlag).
Vid utskrift av plockunderlag kan man välja att skriva ut både ordinarie och alternativ enhet. Detta görs via tabellen pv_sys_report_columns och fälten som är tillgängliga är
STD_ENH
STD_PLK_ANTAL
STD_PLK_LEVANTAL
STD_PLK_REST
ALT_ENH
ALT_PLK_ANTAL
ALT_PLK_LEVANTAL
ALT_PLK_REST
Flera tänkbara orsaker finns:
Restrutan är inte markerad på ordern. Om inte restrutan är markerad betyder det att hela ordern måste full-leveras samtidigt, och kan inte hela ordern full-levereras just nu så kommer det inte ut något plockunderlag alls.
Ordern har ett datum angivet i ”Tidigast leverans”, och detta datum har ej uppnått.
Det finns redan ett plockunderlag på den aktuella ordern på aktuellt lager. Det kan i Pengvin bara finnas ett plockunderlag per order och lager samtidigt. Plockunderlaget som skapas ska därför antingen utleveransrapporteras eller makuleras så snart som möjligt. Annars riskerar det att spärra vägen för nya plockunderlag (plockunderlag=färskvara).
Kontrollera även i Huvudmenyn
- Systemregister – Systeminställningar ”Dagar innan leverans plockunderlag
skapas”.
Batchjobb: När plockunderlag skapas batchsstyrt via processerver
och leveransdatum inte har angivits som parameter skapar systemet
plockunderlag för de kundorder vars leveransdatum understiger eller
uppgår till systemdatum + detta systembelopp. Har detta systembelopp
lämnats tomt skapar systemet plockunderlag för de kundorder vars leveransdatum
understiger eller uppgår till systemdatum + 1 dag. En förutsättning
för att rutinen överhuvudtaget skall ta hänsyn till leveransdatumet
är att systeminställningen (flaggan) ” Skapa plock från varurader
med uppfyllt levdatum” är aktiv.
Vid inleverans: När preliminära plockunderlag körs skapar systemet
plockunderlag för de varurader med leveranskoden lagerleverans på
kundorder vars leveransdatum understiger eller uppgår till systemdatum
+ systembelopp. Har detta systembelopp lämnats tomt skapar systemet
plockunderlag för de varurader vars leveransdatum understiger eller
uppgår till systemdatum + 1 dag.
Kontrollera också i Huvudmenyn - Systemregister - Systeminställningar "Normalt Lager" att en referens finns angiven. Om referensen saknas får man ett felmeddelande i processer: "Felaktig systemuppsättning på normalt lagerID".
Om en order enbart innehåller transitrader skapas inte plockunderlag på den ordern (oavsett om man markerat flaggor för transit och ”ingen kontroll mot lagersaldo”).