Det finns två sätt att skapa en uthyrningsorder, antingen från maskinregistret eller från orderdialogen. Oavsett om en uthyrningsorder är skapad via maskinregistret eller orderdialogen är ordern likvärdig när den väl har skapats.
I de fall uthyrningsordern är skapad från maskinregistret har det skapats en referens till maskinen under fliken "8 Maskin" där relevant information från maskinregistret visas. Vid manuell uthyrningsrad kan man i samma flik söka fram ett befintligt maskinnummer. Man kan vid ordertillfället också lägga upp en ny maskin då det i dialogen finns en direktkoppling till maskinregistret via fliken "8 Maskin".
Grundförutsättningarna för en uthyrningsorder är de samma som vid orderregistrering, med vissa undantag som beskrivs i denna manual.
Om en hyresorder har ett leveranssätt som skall ge frakt samt har ett leveransvillkor som ej är fritt så genereras automatiskt en kostnadsrad för frakt på första hyresfakturan. Kommande hyresfakturor debiterar inte frakt.
De uppgifter/fält i service-/ärendedialogen som kan ändras/redigeras av användaren har normalt en vit bakgrundsfärg. När de markeras ändras färgen till gul och tydliggör på detta sätt var markören står och vilket fält som för tillfället redigeras.
De fält som innehåller data med blå teckenfärg kan leda till andra delar av systemet genom ett dubbelklick. Ordernumret i fliken "1 Referenser/Debitering" leder exempelvis till dialogen för Visa kundorder.
För att flytta med tangenter till nästa fält används Tab-tangenten. För att flytta till föregående fält används Shift + Tab. För att klicka på en dropplista (pilfält) med hjälp av tangentbord används funktionstangent F4.
Växling mellan flikar sker med tangentkombinationen Alt + understruken bokstav/siffra i rubriken, t ex Alt + 2 för att aktivera fliken "Planering".
I samband med hantering av uthyrningsorder finns det även möjlighet att generera ett ärende i PENGVINs modul för ärendehantering. Detta sker med automatik om man har fyllt i avsedd systeminställning (referens) med den ärendetyp man vill att uthyrningsärendet skall få.
För beskrivning av ärendedialogen, se separat dokumentation om ärendehantering.
Om debitering sker via knappen i maskinfliken öppnas utleveransregistreringen och man har där möjlighet att välja vilken typ av dokument man vill spara dokumentet som (utleveransunderlag, följesedel eller kontantkvitto).
Vid Skapa debitering ändras debiteringsformen till slutfakturerad och debiteringsdatum sätts till aktuellt datum. Om man i utleveransregistreringen ändrar sig, rensar urval eller makulerar följesedeln återställs inte dessa båda värden med automatik utan detta måste göras manuellt.
I produktregistret anges produkttypen till "Uthyrning". (Denna produkttyp är bara tillgänglig om licens för uthyrningsmodul är köpt.) Det är denna produkttyp som öppnar fliken "uthyrning" i orderregistreringen och som skapar ett ärende i ärendehanteringen (om systeminställningen "Ärendetyp som skapas vid ny uthyrningsrad" angetts. Saknas denna uppgift skapas inget ärende i ärendesystemet).
Inga uppgifter behöver anges i inköpsfliken då produkttyp "Uthyrning" automatiskt sätts till leveranskod "E" vid registrering i order.
Beroende på hur mycket man vill följa upp uthyrningen via statistiken lägger man upp valfritt antal uthyrningsprodukter.
Man kan t ex lägga upp en uthyrningsprodukt för svetsutrustning, en för tryckluftsutrustning, en för elmaskiner o s v.
Under denna fliken kan man lägga upp och underhålla de olika försäljningsenheter som gäller för uthyrningsprodukten. Den information man lägger in är själva enhetsbeteckningen och den hämtas från referensregistret "enheter". Förutom enhetsbeteckning lägger man in en omräkningsfaktor mellan grundenheten och den alternativa enheten. Vid utskrift av offert, order, plock, följesedel och faktura sker en kontroll om alternativ enhet är registrerad på raden och i sådana fall skrivs det ut information om alternativ enhet, antal alternativa enheter samt omräkningsfaktor. Se manualen för produktregistret, flik Enheter för mer information.
Månadsfakturering
Vid debitering av hyra med enhet månad redovisas antalet hela månader på en debiteringsrad. De delar av hyresdebiteringsperioden som utgör del av månad (kan vara i början, slutet eller både början och slutet av hyresperioden) redovisas som separata debiteringsrader med enheten dagar. Resultatet av detta är att debitering av ett och samma hyresobjekt kan delas upp på två eller tre debiteringsrader beroende på när och hur länge kunden behåller hyresobjektet. Priset för dagdebiteringen blir månadskostnaden delat med 30 för att en dagdebitering alltid skall vara densamma. Ange MÅN i enhetsfältet för att få denna typ av debitering.
(MV2018:3)
(Huvudmeny - Referensregister - Produkter - Uthyrningsprodukter)
Dialogen för uthyrningsprodukter används för att hantera startkostnad, försäkring och mängdrabatt för långtidshyra.
Dialogen är utvecklad med WPF-teknik, vilket gör att man själv kan anpassa vissa delar av dialogen. Man kan kan t ex gruppera, sortera och filtrera de olika kolumnerna. De fält som är ändringsbara är vita medan de låsta fälten är gröna. För information om hur man hanterar/ändrar PENGVIN Explorer-fönster, se avsnitt Anpassa skärmutseende
I dialogen visas samtliga produkter som har produkttyp "uthyrning".
Produktnummer
Uthyrningsproduktens benämning
Uthyrningsproduktens enhet
Här anges ev startkostnad som är förknippad med uthyrningen. Om det är första hyresdebiteringen läggs en egen varurad upp med samma produktnummer som uthyrningsartikeln men med benämning hämtad från produktnyckelns beskrivning.
Här anges ev försäkringskostnad i procent. Om försäkring finns läggs en egen varurad upp med försäkringskostnaden. Procentsatsen hämtas från produktnyckeln.
Här anges den ev rabattabell som skall användas om rabatt skall ges vid långtidshyra.
(MV2018:3)
(Huvudmeny - Referensregister - Produkter - Uthyrning rabattabeller)
I denna tabell läggs antal dagar och rabatt i procent upp.
Tabeller
Identitet på rabattabellen. Numreras med automatik av systemet. Genom att högerklicka på numret och välja "Redigera rader" öppnas dialogen där man registrrerar dagar och rabatt.
Namn på rabattgruppen. Denna benämning läggs som benämning på varuraden vid uthyrning (med rabatt) varför man bör namnge rabattabellen så att det blir tydligt för kunden vad som avses.
Rader
Ange t o m det antal dagar som rabatten gäller. I exemplet ovan: Upp till 7 dagars hyra ger ingen rabatt. 8-14 dagar ger 10 % rabatt osv.
Ange rabatt i procent
(MV2018:8)
När man använder hyresrabatt vid längre hyresperioder läggs den på samma produktnummer som hyran vilket den skall göra för att statistiken skall bli rätt. En konsekvens var att ev. radrabatt och enhet på hyresprodukten tidigare även hamnade på den separata rabatt- och startkostnadsraden. Nu är detta problem löst på så sätt att när systemet skapar rabatt- och/eller startkostnadsrad för längre hyresperiod tas rabatt och enhet bort.
Om det inte finns ett produktnummer för försäkring angivet som systemreferens, debiteras försäkringen på samma produktnr som uthyrningsprodukten och då blir det rabatt på försäkringen.
(Huvudmeny - Administration - Säkerhet - Användare)
Man anger vilka användare som skall hantera uthyrningsorder och/eller ärendehanteringen i användarregistret genom att sätta denna funktion som aktiv. Effekten detta får är att endast de användare som har aktiverat funktionen "Hantera serviceärenden" visas i de listboxar som heter "Hanteras av" i service-/uthyrningsorder och ärendehantering.
(Huvudmeny - Övrigt - Ärendehantering)
Lägg upp en ny huvudmapp för uthyrningsärende i ärendehanteringen genom att välja "Ny huvudgrupp" i Arkiv-menyn och döp den till "Uthyrning" eller liknande.
Lägg upp fyra nya mappar för "Kommande uthyrningsobjekt", "Utlämnade uthyrningsobjekt", "Återlämnade uthyrningsobjekt" respektive "Kontrollerade uthyrningsobjekt" genom att klicka på huvudmappen för "Uthyrning" och därefter välja "Nytt" i Arkiv-menyn.
(Huvudmeny - Referensregister - Ärendehantering - Ärendetyper)
I referensregistret "Ärendetyper" lägger man upp de ärendetyper med tillhörande referenser man vill använda sig av i ärendehanteringen. Man kan ange upp till fem olika referenser per ärendetyp. För beskrivning av referensregistret, se separat dokumentation om ärendetyper.
Ange också den mapp där nya uthyrningsärenden ska hamna samt om en viss användare alltid skall hantera uthyrningsärendena.
Ange därefter som systeminställning (referens) vilken av ärendetyperna som ska föreslås när ett nytt ärende skapas från en uthyrningsrad på uthyrningsordern.
(Huvudmeny - Referensregister - Order - Ordertyper)
Lägg upp en separat ordertyp för de uthyrningsorder som automatskapas från maskinregistret, och ange den sedan som systeminställning (referens) "Ordertyp på uthyrningsorder"
(Huvudmeny - Systemregister - Systeminställningar - Uthyrning)
Anger om uthyrningsobjektets fabrikat skall skrivas ut på dokument till kund (Utlämningskvitto och Återlämningskvitto)
Ange om förvald debiteringsform ska vara "vid återlämning" eller "löpande" vid registrering av uthyrningsrad. Se A nedan.
Ange om förvald debiteringsomfattning ska vara "samtliga dagar" eller "vardagar" vid registrering av uthyrningsrad. Se B nedan.
Styr vilken hanteringsreferens som läggs på debiteringsunderlag för hyresdebitering
Anger om uthyrningsobjektets modellbeteckning skall skrivas ut på dokument till kund (Utlämningskvitto och Återlämningskvitto)
Anger den ordertyp som föreslås när en ny uthyrningsorder skapas från maskinregistret.
(MV2018:3)
Produktnummer på vilket försäkring skall debiteras vid uthyrning. Om försäkring finns på uthyrningsprodukten läggs en egen varurad upp med försäkringskostnaden. Produktnummer hämtas från systemreferensen "Prodnr för försäkring i samband med uthyrning". Om inget produktnummer finns som systemreferens läggs försäkringen upp på samma produktnummer som uthyrningsartikeln.
Här anges det produktnummer som föreslås för debitering av hyra om produktnummer saknas på aktuellt hyresobjekt.
Anger om uthyrningsobjektets serienummer skall skrivas ut på dokument till kund (Utlämningskvitto och Återlämningskvitto)
Ärendemapp där nya ärenden hamnar när ärenden automatiskt skapas från uthyrningsrad på order. Förutsätter att referensen "Ärendetyp..." nedan är angiven.
Ärendemapp där uthyrningsärenden hamnar efter genomförd kontroll efter tillbakalämnandet.
Ärendemapp där ärenden hamnar när uthyrningsobjektet lämnas ut.
Ärendemapp där ärenden hamnar när uthyrningsobjektet återlämnas.
Typ av ärende som läggs upp vi ny uthyrningsrad på order. Saknas uppgiften skapas inget ärende i ärendesystemet.
(Huvudmeny - Systemregister - Systeminställningar - Försäljningsregistrering)
Om flaggan markeras har man från utleveransregistreringen möjlighet att på ett enkelt sätt plocka enstaka orderrader för att utleveransrapportera dem.
Både utskriften för utlämnings- och återlämningskvitto ligger färdigkodat i systemet och behöver inte anges varken i referensregistret "utskriftslayouter" eller i dokumenthanteringen.
Både utskriften för utlämnings- och återlämningskvitto ligger färdigkodat i systemet och behöver inte anges varken i referensregistret "utskriftslayouter" eller i dokumenthanteringen.
Man kan välja om utskrift av sidfot och/eller sidhuvud ska skrivas ut. Detta görs i tabellen T_Links i kolumenen "Kommando2"
PRINT_H utskrift av huvud
1 = Utskrift 0 = Ingen utskrift
PRINT_F utskrift av fot
1 = Utskrift 0 = Ingen utskrift
I exemplet ovan skrivs inte sidhuvudet ut på utlämningskvittot, men det gör däremot sidfoten. På återlämningskvittot skrivs endast sidhuvudet ut.
Om man önskar använda sig av nycklar i maskinregistret läggs dessa upp i referensregistret "nyckeltyper". Nycklar kan användas för att registrera ytterligare uppgifter på en maskin, t ex kundens egna maskinidentitet, eller för att underlätta vid uthyrning genom att ange vilka produkter som normalt kan behövas till hyresobjektet, t ex slippapper eller spik. Maskiner kan sökas fram med hjälp av angivna nycklar.
(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Nyckeltyper)
Nyupplägg
Ange valfri identitet, siffror eller bokstäver, men undvik specialtecken, t ex # eftersom detta används vid specialnycklar som styr hur PENGVIN ska bete sig i vissa specifika fall.
Beskrivande namn på nyckeln
Visar att det är en nyckel till maskiner
Markeras om endast de nyckeldata som angivits här i registret får användas. I annat fall kan man själv ange eget nyckeldata vid registrering.
Markeras om fler än ett nyckeldata får läggas till på aktuell nyckeltyp.
Alternativ
Visar den nyckeltyp (kod) som alternativet är kopplat till
Här anges de uppgifter användaren ska kunna välja bland vid uppläggning/sökning av nycklar på maskiner. Om nyckeldata inte anges i detta referensregister ska rutan "Obligatoriskt alt." inte markeras och användaren anger själv egna nyckeldata vid registrering av maskin.
Funktionen Tilläggsgrupp kan också användas för merförsäljning genom att till viss produkt knyta lämpliga kompletteringsprodukter som systemet ska föreslå, t ex transport, diesel eller försäkring på uthyrningsmaskiner.
De ärenden som är aktuella (dvs inte klara) för dig som inloggad användare visas i huvudmenyn under fliken "Mina ärenden". Där kan man välja att arbeta med ärendet genom att klicka på aktuell rad och växla till fliken "2. Detalj".
Ärenden med gulmarkerat nummer betraktas som inte lästa (flagga för detta finns i fliken detaljinfo)
När man angett en produktrad med en uthyrningsprodukt och därefter ska söka fram en maskin från uthyrningsfliken är produktnumret för hyran automatiskt föreslagit. Genom att titta på aktuell uthyrningsprodukt i produktfrågan kan man i maskinfliken (SP2) se alla maskiner som tillhör detta uthyrningsnummer och om dessa är/när de kommer att bli tillgängliga för uthyrning.
Öppna maskinregistret
Välj maskin genom att ange maskinnummer eller sök fram maskinen med hjälp av de olika sökkriterier som finns.
Ange kundnummer direkt
i maskinfliken
Tryck på knappen "Skapa
order för uthyrning" 
. Orderregistreringen
öppnas automatiskt med den nyskapade orden
Ange referensuppgifter, mottagare, säljare osv som vid registrering av en vanlig order
Gå till fliken "Uthyrning"
Ange ärenderubrik
Registrera ärendebeskrivning
Registrera kundens referenser
Ange ev uthyrningsreferenser
Ange vem som ska hantera ärendet
Skriv ut utlämningskvitto
Spara och stäng ordern
Registrera kundnummer, mottagare och kundens referenser
Registrera en uthyrningsprodukt. Välj "Lägg till" - "Uthyrningsobjekt" via menyn Redigera så öppnas maskinregistersökning.
Välj en maskin
Ange ärenderubrik
Registrera ärendebeskrivning
Ange ev uthyrningsreferenser
Ange vem som ska hantera ärendet
Skriv ut utlämningskvitto
Spara och stäng ordern
Registrera kundnummer, mottagare och kundens referenser
Registrera uthyrningsprodukterna enligt ovan.
Gå
till "Hantera uthyrning" via knappen 
Gå till fliken "Mitt urval" och se till att det är tomt (rensa urval vid behov)
Gå till fliken "Uthyrningsärenden" och välj "Samtliga ärenden till mitt urval"
Gå till fliken "Mitt urval" och klicka på "Utlämning"
Skriv ut utlämningskvitto
Går ur dialogen "Hantering av uthyrning"
Spara och stäng ordern
Via knappen "Skapa/redigera utleverans" debiterar man direkt från ärendehanteringen de tillbehör man skickar med kunden. Antingen registrerar man raderna direkt i utleveransen om man plockar fram varorana direkt, eller så registrerar man raderna i order för senare leverans och debitering. Det senare arbetssättet förutsätter att systemflaggan "Snabbval för registrering av orderposition (utlev)" är aktiverad.
Gå
till fliken "1 Referenser/Debitering" och klicka på knappen
för "Skapa/redigera utleverans" 
Registrera de tillbehör som plockas ut direkt.
Sätt
antal till 0 på maskinen som hyrs om debitering av den inte ska ske
nu
(Fortsätt vid punkt 5 om inga varurader från ordern ska hämtas.)
Om raderna redan finns på ordern och ska utleveransrapporteras:
Pila
ner till raden O <<Registrera orderposition>>
För att välja de orderpositionsrader som ska utlevereras (de visas till höger i bild) anges positionsnummer i inmatningsfältet (följt av [enter]), eller så dubbelklickar man på aktuell positionsrad (på grå rutan till vänster om raden).
Spara som utleveransunderlag
Återgå till orderregistreringen
Spara och stäng ordern