En artikel läggs upp i PENGVIN som kodas i huvudformuläret med ”Produkttyp” Presentkort och i flik Inköp med ”leveranskod” Ingen varuleverans. Denna artikel kodas som en momsfri försäljning, dvs momskod 0.
Om utbetalning för inlösta presentkort ska ske via bankgirofil anges kundens bankgironummer i kundregistret.
(Referensregister - Övrigt - Betalningssätt)
Vid försäljning av produkter som betalas med presentkort kan man registrera betalningssättet som presentkort istället för kontant. Detta ger en indikation till den som gör kassaavstämningen att det i kassalådan skall finnas ett visst antal presentkort som uppgår till den summa som anges. På verifikationen som skapas vid efterbearbetning av kassan särredovisas då också hur stort belopp som kommit in via presentkort.
Se till att det finns en kod för momsfri försäljning uppsatt i konteringsregelverket.
Längst upp i presentkortsdialogen visas de selekteringsfält som finns. Selektering kan ske på kundnummer, kortnummer eller datumintervall. Gruppering på kundnummer kan genom att markera rutan vid ”Gruppera”.
Längst ned finns registreringsfält för inlösning av presentkort.
Mellandelen av dialogen innehåller registrerade presentkort som har gått olika långt i systemet beroende på vilken flik som aktiveras.
De uppgifter/fält i dialogen som kan ändras/redigeras av användaren har normalt en vit eller en gul bakgrundsfärg.
För att flytta med tangenter till nästa fält används Tab-tangenten. För att flytta till föregående fält används Shift + Tab. För att klicka på en droplista (pilfält) med hjälp av tangentbord används funktionstangent F4.
Växling mellan flikar sker med tangentkombinationen Alt + understruken bokstav i rubriken, t ex Alt + U för att aktivera fliken Utbetalda kort.
Utskrifter
Skriver ut lista på de presentkort som är registrerade som inlösta, d v s ligger under fliken ”Inlösta kort”.
Skriver ut en lista på sålda och inlösta presentkort. Tidsintervall för avstämningslista väljs överst i dialogen före listan skrivs ut.
Skriver ut en lista på sålda men ännu ej inlösta presentkort. Listan är summerad per år och månad.
Export
Exporterar listan med datat som det ser ut på skärmen till Excel.
Skapar fil för girobetalning av de kort som ligger under fliken ”Inlösta kort”. Betalningsposterna uppdateras i tabellen E_Utbetalningar.
Avsluta
Stänger dialogen för presentkortshantering
Aktuellt för flikarna "Ej inlösta kort" och "Inlösta kort"
Tar bort markerad rad under fliken ”Inlösta kort” och återställer den som ej inlöst.
Tar bort samtliga rader under fliken ”Inlösta kort” och återställer dem som ej inlösta.
Skapar fil för girobetalning av de kort som ligger under fliken ”Inlösta kort”. Betalningsposterna uppdateras i tabellen E_Utbetalningar.
Följer office-standard.
Sorterar vald kolumn i stigande ordning.
Sorterar vald kolumn i fallande ordning.
Filtrerar poster efter markerat värde.
Tar bort eventuell filter/sortering och återställer till normal visning.
Ger möjlighet att formatera alla tecken i formuläret.
Ger möjlighet att justera höjden på raderna
Ger möjlighet att justera bredden på kolumnerna
Visar alla öppna dialoger/fönster. Klicka på det fönster som skall ligga överst.
(4.24.1 sp1)
Fönsterdialogen går att ändra i storlek och flytta till önskad plats i skärmen.
Vid försäljningen registrerar man presentkortsnumret i fältet för ”Anmärkning” (säljer man fler än ett presentkort anges endast det första numret i serien, PENGVIN fyller automatiskt på med det antal nummer som motsvarar antal sålda kort ). Fyll också i priset på presentkortet.
När utleveransen sparas läggs lika många poster upp i presentkortsregistret som man har angett som antal på utleveransraden. I exemplet ovan får den första posten i presentkortstabellen 632525 som kortnummer, nummer 2 får 632526 som kortnummer osv. Beloppet på presentkortet är det belopp som står som utpris på utleveransraden.
På följesedeln och fakturan skrivs presentkortsnumren ut.
Om man under dagen sålt ett presentkort kontant, à 600,-, kommer det att på kassaavslutet finnas momsfri försäljning. Man kan ha annan momsfri försäljning under dagen, denna ligger vanligen på annat konto, men det kan ändå vara bra att ta ut en avstämningslista som finns under presentkortshanteringen.
Denna lista kan man begränsa till dagens datum så att utskriften bara avser aktuell dag. Bifogar man sedan denna lista bakom kassaavstämningen så råder ingen tvekan om vilken del av den momsfria försäljningen som härrör till presentkort.
Verifikationen från kassaavslutet fördelar konteringen enligt nedan.
När kunden handlar genomför man försäljningen på vanligt sätt. Man säljer nu varor som är momspliktiga, och som man också har kunnat kvitta ingående moms på. När kunden betalar med sitt presentkort hanterar vi det som om det varit pengar, med undantag av att man kan registrera betalningssättet som presentkort istället för kontant. Se under rubriken ”Betalningssätt”. Detta ger en indikation till den som gör kassaavstämningen att det i kassalådan skall finnas ett visst antal presentkort som uppgår till den summa som anges. Denna summa som presentkorten uppgår till blir en fordran kunden har på kedjeföretaget, och det oavsett om det är butiken själv som utfärdat presentkortet eller någon annat företag som ingår i samma kedja.
Verifikationen från kassaavslutet fördelar konteringen enligt nedan:
Endast de helt inlösta korten ska registreras. Delvis inlösta kort kan inte registreras.
Filtrering kan göras på kundnummer, kortnummer och datum inom intervall och gruppering kan ske på kundnummer genom att markera i rutan ”gruppera”.
Visar de presentkort som är sålda men inte inlösta. Informationen hämtas från den kund som har köpt presentkortet.
De kort som registrerats som inlösta men betalningsfil har inte skapats. Informationen hämtas från den kund som har löst in presentkortet.
Visar de kort som är inlösta och registrerade som betalda, dvs betalningsfil har skapats. Informationen hämtas från den kund som har löst in presentkortet.
Visar de kort som är makulerade. Informationen hämtas från den kund som har köpt presentkortet.
Visar en lista på sålda presentkort. Listan är summerad per kund.
Visar en lista på sålda inlösta presentkort. Listan grupperas per kund.
Här anges kundnumret för den kund som löst in presentkortet, d v s den kund som ska mottaga pengarna vid sändning av betalningsfil.
Anges kundnummer registreras det inlösta presentkortet på detta kundnummer. Kundnumret rensas inte utan behålls till nästa presentkort som matas in.
Anges inget kundnummer registreras det inlösta presentkortet på samma kundnummer som köpt kortet.
Systemet föreslår dagens datum, men valfritt datum kan anges. Fältet rensas inte utan datumet behålls till nästa kortnummer som matas in.
Registrering av inlösta presentkort sker genom att mata in presentkortsnumret i detta fält. Sökning av presentkortsnummer kan ske med hjälp av sökknappen. Efter inmatning av kortnummer uppdateras det registrerade kortet som inlöst och flyttas till fliken ”Inlösta kort”
När samtliga inlösta kort är registrerade skapas bankgirofil för utbetalning via menyn "Redigera - spara till bankgiro". En dialogruta visas där man har möjlighet att välja vilket utbetalningsdatum filen ska få. Detta datum sätts som betalningsdatum på alla de presentkort som finns under fliken för inlösta kort.