Säljstöd i PENGVIN innebär att man kan göra riktade utskick mot de kunder som finns underhållna i kundregistret. Utskicket utnyttjar kundnycklar som skapas och underhålls via kundsökning.
Säljstöd innehåller möjligheter att göra utskick av en fil. Detta kan vara ett standardbrev, som skrivs i en vanlig ordbehandlare, eller en prislista, produktinformation, annons, nyhetsbrev mm.
Utskicket hanteras och sänds iväg till kunder m h a funktionen elektroniska dokument. I meny-valet Systemregister – Dokumenthantering definierar man en dokumenttyp som exempelvis kan automatfaxas eller sickas som mail. Uppsättning av dokumenttyper och profiler behandlas i avsnittet för elektroniska dokument. En förinställd dokumenttyp för utskick ingår som standard i PENGVIN.
Skapa ett urval i kundsökning
Tilldela urvalet till en Kundnyckel
Mata in en beskrivning som är lätt att relatera till senare
Mata in text eller ange en fil som skickas
Ange ett ämne (används i e-postmeddelandet som rubrik eller bifogad fil)
Ange en Nyckeltyp (och eventuellt en undergrupp nyckeldata)
Ange en dokumenttyp
Initiera utskicket genom att klicka på Arkiv – Skapa utskick
Om man har skapat ett urval och tilldelat dessa en nyckel, kan man i efterhand via kundsökningsfunktionen lägga till ytterligare kunder genom att tilldela dessa samma nyckel som det ursprungliga urvalet. Varje kund som tilldelats aktivitetens nyckel, kan dessutom ha flera personer kopplade via kundens dokumentprofil. Det går att ha upp till tre adresser till vilka utskicket sänds.
Dialogen Säljstöd innehåller flikar för att överskådligt kunna hitta i och arbeta med utskick.
De uppgifter/fält i dialogen som kan ändras/redigeras av användaren har normalt en vit bakgrundsfärg. När de markeras ändras färgen till gul och tydliggör på detta sätt var markören står och vilket fält som för tillfället redigeras.
Används för att skapa ett urval som tilldelas en kundnyckel. Kundnyckeln väljs sedan som mottagare av utskicket och omedelbart kan man se resultatet av de som skall få utskicket under fliken berörda kunder (se mera under avsnittet Skapa urval via kundsökning).
Ett utskick skapas och poster läggs upp i ett register vilka ligger till grund för ett elektroniskt utskick. Samtidigt skapas en meddelande-post kopplat till de kunderna som är utvalda. Elektroniska dokument sker i sekventiella körningar (ett utskick i taget från en lista ur databasen). Individuella utskick är statushanterade, vilket innebär att man kan följa upp meddelandet på dess väg till mottagaren (se mera under avsnittet Flik - Historik).
Stänger ned dialogen för säljstöd.
Visar alla öppna dialoger/fönster. Klicka på det fönster som skall ligga överst.
Fönsterdialogen går att ändra i storlek och flytta till önskad plats i skärmen.
Namn på aktiviteten
Beskrivning av aktivitetens innehåll/syfte
En nyckeltyp är en grupp som kan användas för att klassa kunder.
Nyckelord är en undergrupp till nyckeltyper.
En beskrivande text som tilldelas utskicket
Meddelande som används för att göra riktade utskick med hjälp av rapporter.
Ett utskick kan bestå av en fil som man vill skicka ut till ett urval av kunder. Exempelvis en prisfil som skapats i Excel. I det fallet anges bara filens namn. Sökvägen i systemet är samma mapp som används av Elektroniska Dokument. Denna styrs av systemreferensen: Mapp där elektroniska dokument hämtas. Mappen anges via dialogen för underhåll av Systemreferenser. Där måste alltså filen sparas för att kunna användas vid ett utskick.
Här anges ett ämne som används vid utskick av mail.
Visar den dokumenttyp som skapats för hantering av utskicket. Dokumenttyper underhålls via Systemregister – Utskrifter. Underhållet behandlas mer ingående i avsnittet elektroniska dokument.
Generellt sett används en dokumenttyp till alla i urvalet, men man kan lägga in avvikelser. Detta anges på kunden under fliken Dokumentprofiler. Där finns en post "Kundutskick" (om dokumentprofilen namnsatts till det) som på den valda kunden kan anges med andra värden. Exempelvis om man vill att utskicket skall adresseras till ytterligare personer så dubbelklickar man på Dokumenttyps-värdet "Kundutskick" och då öppnas en dialog där man kan ange ytterligare adresser.
Visar de kundnummer som ingår i utskicket
Visar namnet på kunden
Visar tidigare utskick
Visar det datum då utskicket gjordes
Visar de kundnummer som ingår i utskicket
Visar namnet på kunden
Visar de adresser som utskicket är sänt till. Detta kan vara en E-mailadress eller ett faxnummer
Status anger hur långt i flödet som utskicket kommit:
1 |
Loggpost skapad |
3 |
Fil klar för transformering |
5 |
Fil klar för effektuering |
7 |
Effektuerad (Historik) |
D |
Direktskapad fil. Blir status 5 eller 7. |
U |
Håller på att bearbetas |
X |
Fel gick vid skickande av fil. Blir efter batch flyttad tillbaka till 5 |
Ett id-nummer som tilldelas automatiskt av systemet
Aktivitetens dokumenttyp läggs in i meddelandets rubrik
Visar den beskrivning som matas in kopplat till aktiviteten
Anger när aktiviteten skapades
Anger signatur för den person som skapade aktiviteten
Visar om det finns ett objekt kopplat till meddelandet. Objektet kan exempelvis vara ett Worddokument eller ett Excelblad.
Ett meddelande kan tilldelas till någon specifik användare för bevakning. Det innebär att meddelandet kommer att dyka upp hos den användarens meddelandeflik som visas i PENGVINs startdialog. När användarens har läst och eventuellt gjort en åtgärd, flaggar han om meddelandet så att det visar åtgärdat.
Anger att användaren läst och aktivt angett att meddelandet är behandlat.
Funktionen meddelande kan användas till att bl a bevaka och informera om olika händelser i PENGVIN-systemet.
Ett meddelande kan adresseras till en viss användare, en grupp av användare eller samtliga användare. Meddelanden kan skapas manuellt av en användare eller automatiskt av systemet när någon speciell händelse inträffar. Meddelanden kan lagras kopplat till en viss kund, leverantör, leverans eller kampanj.
En användare kan läsa sina meddelanden ungefär som en e-post brevlåda.
I säljstödet används denna teknik på tre olika sätt:
Ett meddelande skapas vid varje utskicks-tillfälle med datum och information, vilket visas per utskick som en post i meddelanden. Det går att tidsstyra utskicken så att de sker varje vecka eller månad. Tekniken för att tidsstyra beskrivs i ett annat dokument.
Ett meddelande knyts till kund som en information om ett utfört utskick. Denna informationen kan nås via kundregistret under fliken meddelanden
Varje aktivitet i sig beskrivs i text och kan innehålla mer eller mindre utförliga beskrivningar. Exempelvis kan man planera en aktibetet där man ringer runt ett kundurval för att ställa ett antal frågor. Dessa kan läggas in som ett manus i aktiveteten.
Med hjälp av kundsökningsrutinen kan man skapa kundnycklar baserat på ett urvalet som ringats in via villkor som angetts. Nyckeltypen används för att skapa utskick.
En nyckeltyp kan liknas vid ett samlingsnamn på en grupp. Nyckelord fungerar som undergrupper till nyckeltypen.
Funktionen stödjer både skapande och rensning av sådana nyckeltyps-urval. Det är viktigt att ett urval som skapats och tilldelats en nyckeltyp/nyckelord bygger på de villkor som satts vid ett givet tillfälle. Förutsättningarn ändras med tiden, så var försiktig med rensning av nycklarna.