Inför varje medlems-bonuskörning är det lämpligt att titta över följande uppsättningar och vid ev behov justera de förutsättningar som ändrats sedan föregående år.
(Huvudmeny - Grundregister - Produkter)
Lägg upp produkter för:
Produktnummer som används vid efterlikvid (bonus på leveranser)
Produktnummer som används vid återbäring (bonus på inköp)
Produktnummer som används vid insatssamordning
Produktnummer som används på bonusbelopp på leveranser
Produktnummer som används vid skatt på utdelning
Utdelning (Ränteberäkning på insatskapital). Ränteberäkning sker i "Registrering av avbokningar".
Produkterna kodas som momsfria (momskod 0) och produkttyp "Tjänst", ange också ett försäljningskonto.
(Huvudmeny - Systemregister - Systeminställningar - Medlemsreskontra)
Produktnummer som används vid efterlikvid (bonus på leveranser)
Produktnummer som används vid insatssamordning
Produktnummer som används vid återbäring (bonus på inköp)
Maxgräns för amorteringsgräns, dvs amorteringsbelopp får ej överskrida xx i procent av bonusgrundade omsättning (återbäringsgrundande omsättning + efterlikvidsgrundande omsättning).
Maximal insatsamortering i % av efterlikvid
Maximal insatsamortering per år i procent av medlemmens totala insatsskyldighet
Maximal insatsamortering per år i procent av vinstdelningsbelopp
Maximal insatsamortering i % av återbäring
Maxbelopp för insatsamortering som kan krävas per år. Systembeloppet ger möjlighet att ange en maximal insatsskyldighet i kronor. Vid framräkning av insatsskyldighet tas hänsyn till denna gräns så att framräknad insatsskyldighet som överskrider gränsen automatiskt sänks till det angivna maxvärdet. Hänsyn tas också till om det på kunden finns angett ett belopp och datum för fast insatsskyldighet. Vid beräkning av insatsskyldighet kommer det värde som ligger i fältet insatsskyldighet inte att påverkas (varken uppåt eller neråt) så länge dagens datum inte överskrider det angivna datumet.
Beräkningsordning:
Minsta värde (systembelopp)
Högsta värde (systembelopp)
Fast belopp och datum i kundregistret (flik medlemskuppgifter)
Värdet används vid beräkning av medlemsinsatsen (baserat på snittet av de tre senaste årens omsättning). Det framräknade värdet sätts i kundregistrets flik "Medlemsuppgifter" i fältet "Insatsskyldighet".
Minsta nivå på insatsskyldig uttryckt i kronor
Produktnummer som används på bonusbelopp på leveranser
Produktnummer som används vid skatt på utdelning
Underlagstyp som används för medlemsinsatser
Används när man skapar konto med automatik i medlemsreskontran, i samband med uppdatering av kundreskontra, vid vinstdelning eller kvittning.
Efterlikvid i procent när inget annat är angivet på produktgruppens flik medlemsuppgifter. Används vid beräkning av bonus på leveranser.
Återbäring i procent när inget annat är angivet på produktgruppens flik medlemsuppgifter. Används vid beräkning av bonus på inköp.
(Huvudmeny - Systemregister - Systemreferenser - Redovisning)
Vid framräkning av vinstdelning (Arkiv – ”Skapa underlag för vinstdelning”) tas hänsyn till brutet räkenskapsår via systemreferensen som heter "Startperiod för bokföringsår". Vid beräkning av vinstdelning backas ett år i förhållande till angivet år och underlag beräknas på månader fr o m startperioden och 12 månader framåt.
Exempel: Om man anger systemreferensen till 4 (april) sker beräkning från 1/4 föregående år till 31/3 innevarande år.
(Huvudmeny - Grundregister - Produktgrupper)
Återbäring i procent. 0 % medför ej grundande, vid blankt i %-fältet ("null") hämtas procentsatsen från systembeloppet "Vinstdelning: Återbäring i procent".
Återbäringen visas i medlemshanteringens bonusflik, i fältet "Bonus ink".
Efterlikvid i procent. 0 % medför ej grundande, vid blankt i %-fältet ("null") hämtas procentsatsen från systembeloppet "Vinstdelning: Efterlikvid i procent"
Efterlikviden visas i medlemshanteringens bonusflik, i fältet "Bonus Lev".
Rutan markeras om produktgruppen ska vara insatsgrundande.
(Huvudmeny - Referensregister - Kundreskontra - Underlagstyper)
Se till att det på underlagstypen "Bonus" finns värden angivna i "Kvittning mot", mot den underlagstyp där kvittning sker skall "Konto Ränta", "Skatt %" och "Konto Skatteavdrag" vara angivet.
(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Utskriftslayouter)
Två utskriftslayouter används för utskrift av medlemsbesked i samband med fakturering samt årsbesked i medlemshanteringen:
Utskriftstyp: Medlemsbesked
Layout: PV_Faktura
Rapporttyp: Rapportserver
Utskriftstyp: Årsbesked
Layout: PV_Arsbesked
Rapporttyp: Rapportserver
Knyt medlems- och årsbeskedet till respektive upplagd layout, se nedan.
Vill man ha en kopia sparad anger man detta under "Mapp för arkivering av utskriftskopia som PDF-fil".
(Huvudmeny - Systemregister - Dokumenthantering)
Knyt dokumenttyperna medlems- och årsbesked till respektive upplagd layout.
Dialogen Medlemshantering innehåller flikar för att överskådligt kunna arbeta med medlemshanteringen. Registervården på kunderna sköts via kundregistrets flik "Medlemsuppgifter".
Skapar underlag för vinstdelning. Detta moment kan köras flera gånger.
Rekommendationen är att man efter att man kontrollerat systemuppsättningarna
skapar underlag för vinstdelning och granskar resultatet noga. Därefter
ändrar man vid behov eventuellt felaktiga procentsatser och kör "Skapa
underlag för vinstdelning" igen. Detta upprepas tills man nått önskat
resultat.
De uppgifter som framförallt är viktiga att kontrollera är:
Procentsatserna i systembeloppen för medlemshantering
Procentsatserna för medlemsuppgifter i produktgruppsregistret
Underlagstyperna
i referensregistret
Hantering av brutet räkenskapsår/vinstdelning
Vid framräkning av vinstdelning tas hänsyn till brutet räkenskapsår via systemreferensen som heter "Startperiod för bokföringsår" (under "Redovisning"). Vid beräkning av vinstdelning backas ett år i förhållande till angivet år och underlag beräknas på månader fr o m startperioden och 12 månader framåt. Exempel: Om man anger systemreferensen till 4 (april) sker beräkning från 1/4 föregående år till 31/3 innevarande år.
Uppdaterar underlag för vinstdelning och skapar därmed fakturaunderlag för medlemsbesked. Därefter arbetar man vidare med medlemsbeskeden i fakturahanteringen.
Utskrift av medlemsbesked/vinstdelning
I samband med utskrift av ”Fakturor” skrivs dokument med underlagstyp "Bonus" ut. Detta dokument har en egen layout (medlemsbesked, layout: PV_Faktura) som anges i referensregistret för utskriftslayouter och knyts i dokumenthanteringen. Se avsnitt "Utskrift av medlemsbesked"
Skapar de uppgifter som skall redovisas på kontrolluppgift samt gör kontroll av personnummer. I samband med detta moment läggs informationen under fliken ”Årsbesked”. I de fall personnummer saknas eller är felaktigt markeras detta på kunden. I fliken ”Årsbesked” visas ev. markering av felaktigt personnummer.
Skapar fil med kontrolluppgift. I fliken ”Årsbesked” visas den data som kommer att skrivas till skattefilen samt ev. markering av felaktigt personnummer. Informationen visas med en rad per aktiv medlem som ej är juridisk person.
Skriver ut årsbesked för markerad kund. Layouten sätt upp i utskriftslayouter (Huvudmeny – Referensregister – Övrigt – Utskriftslayouter)
Skriver ut samtliga kunders årsbesked. Layouten sätt upp i utskriftslayouter (Huvudmeny – Referensregister – Övrigt – Utskriftslayouter)
Avslutar dialogen för medlemshantering
Visar alla öppna dialoger/fönster. Klicka på det fönster som skall ligga överst.
Fönsterdialogen går att ändra i storlek och flytta till önskad plats i skärmen.
Filtrering
Filtrering kan ske på visst kundnummer eller de kundnummer man har i
sitt urval. (Nytt kundurval kan skapas via kundsökningsdialogen. Denna
öppnas med hjälp av sökknappen (
) till
höger om fältet för kundnummer. Efter önskade val är gjorda klickar man
på filtreringsknappen för att önskat data ska visas.
Markeras om filtrering ska ske på kundurval (se ovan)
Genom markeringsrutan ”Historik” kan man välja om endast aktiva medlemmar skall visas eller inte. Standardvärdet är att dessa inte visas. Genom att markera rutan visas även icke aktiva medlemmar. Kriteriet för icke aktiva medlemmar är utträdesdatum som är äldre än innevarande år minus 1 år, eller är markerade som slutreglerade.
Exempel: En kund som trädde ur föreningen någon gång under 2011 kommer att visas som ”aktiv” under 2012.
Filtreringsknapp.
Uppdaterar databladen när önskad selektering gjorts.
Nivån på insatsamorteringen kan minska baserat på de gränsvärden som är uppsatta som följande systembelopp:
“Maximal insatsamortering i % av efterlikvid”
“Maximal insatsamortering i % av insatsskyldighet”
“Maximal insatsamortering i % av vinstdelning” (Vinstdelning är summan av efterlikvid, återbäring samt ränta på insatskapital framräknat vid “Skapa underlag för vinstdelning”.)
“Maximal insatsamortering i % av återbäring”
“Maximal insatsamortering i kr/år”
Kundnummer
Kundens namn
Telefonnummer
Datum för inträde i föreningen
Insatsgrundande omsättning år -1. Kan sättas manuellt vid inträdet i föreningen (via kundregistret) för att sedan via spannmålsmodulen räknas fram automatiskt då kunden varit medlem ett år. Omsättningen avser både det som kunden sålt till och köpt av föreingen.
Insatsgrundande omsättning år -2. Kan sättas manuellt vid inträdet i föreningen (via kundregistret) för att sedan via spannmålsmodulen räknas fram automatiskt då kunden varit medlem två år. Omsättningen avser både det som kunden sålt till och köpt av föreingen.
Insatsgrundande omsättning år -3. Kan sättas manuellt vid inträdet i föreningen (via kundregistret) för att sedan via spannmålsmodulen räknas fram automatiskt då kunden varit medlem tre år. Omsättningen avser både det som kunden sålt till och köpt av föreingen.
Minsta insatsgrundande omsättning. Minsta värde som insatsen ska beräknas på. Det avtalade värdet sätts manuellt via kundregistret.
Beräkning av insatsgrundande omsättning:
Genomsnittlig omsättning 3 år bakåt I tiden. (Summan av omsättning för de tre åren delat med 3)
Om värdet i fältet “Minsta insatsgrundande omsättning” är högre än framräknad insatsgrundande omsättning gäller “Minsta insatsgrundande omsättning
Det antal kronor medlemmen är skyldig att sätta in i föreningen.
Beräkning av insatsskyldighet (-krav):
Andel av Insatsgrundande omsättning angivet som en procentsats under systembelopp “Medlemsinsats i procent”
Insatsskyldighet kan endast sänkas från föregående år om kryssruta “Automatisk sänkning av insats” är markerad.
Insatsskyldigheten kan aldrig bli lägre är systembeloppet “Minsta nivå på insatsskyldighet”.
Att flytta pengar från insatskonto till sparmedel på grund av att mer är insatt än vad insatsskyldigheten säger, görs manuellt. Under fliken Insatsmedel i Medlemshanteringen kan man se förhållandet mellan Insats Krav och Insats Saldo.
Det antal kronor medlemmen satt in i föreningen.
Differens i kronor mellan verkligt insatt kapital och insatsskyldighet.
Beräkning av belopp för insatsamortering (Insättning till insatskonto):
Skillnad mellan insatsskyldighet och saldo på insatskontot.
Om saldo på insatskonto överstiger insatsskyldighet flyttas inga pengar från insatskonton med automatik. Att flytta pengar från insatskonto till sparmedel på grund av att mer är insatt än vad insatsskyldigheten säger, görs manuellt. Under fliken Insatsmedel i Medlemshanteringen kan man se förhållandet mellan Insats Krav och Insats Saldo.
Differens i procent mellan verkligt insatt kapital och insatsskyldighet
Kundnummer
Kundens namn
Startdatum för omsättning och bonusberäkning.
Startdatum för omsättning och bonusberäkning.
Summa omsättning bonusgrundande inköp
Summa omsättning bonusgrundande leveranser
Summa totalt för bonusgrundande inköp och leveranser
Bonusbeloppet på de bonusgrundade inköpen (återbäringen beräknas på procentsatsen i produktgruppsregistrets medlemsflik, "Återbäring i %").
Bonusbeloppet på de bonusgrundade spannmålsleveranserna (efterlikvid beräknas på procentsatsen i produktgruppsregistrets medlemsflik, "Efterlikvid i %").
Summan av bonusbeloppet på de bonusgrundade inköpen och leveranserna
Moms på bonusbeloppet
Utdelning på insatskapital (ränta)
Skatt på insatskapitalets utdelning
Om saldot på medlemsinsatsen är lägre än insatsskyldigheten tas en del av bonusbeloppet för påfyllnad av medlemsinsatsen. Hur mycket som tas beror på vilka procentvärde man angivit i avsedda systembelopp.
Summering av ovanstående värde (Bonus Tot + Moms + Utdelning - Skatt - Amortering). Detta värde sätts in på medlemmens sparkonto.
Datum då underlag för vinstdelning skapades
Datum då underlag för vinstdelning uppdaterades
I medlemshantering under fliken årsbesked visas även de kunder som varken är medlemmar eller privatpersoner. Det som styr vilka kunder som visas är om de har ett konto med ingående och/eller utgående saldo på ett eller flera konton.
Kundnummer
Kundens namn
Telefonnummer
Datum för inträde i föreningen
Avser ränta på insatskapital
Skatt på utdelningen
Här visas ev. markering av felaktigt personnummer
Skapa
underlag för vinstdelning
Skapa underlag för vinstdelning. Detta moment kan köras flera gånger.
Rekommendationen är att man efter att man kontrollerat systemuppsättningarna
skapar underlag för vinstdelning och granskar resultat noga. Därefter
ändrar man vid behov eventuellt felaktiga procentsatser och kör Skapa
underlag för vinstdelning igen. Detta upprepas tills man nått önskat
resultat.
Uppgifter som framför allt är viktiga att kontrollera är:
Procentsatserna i systembeloppen för medlemshantering.
Procentsatserna för medlemsuppgifter i produktgruppsregistret.
Underlagstyperna i referensregistret.
Uppdatera
underlag för vinstdelning
Uppdaterar underlag för vinstdelning
och skapar därmed fakturaunderlag för medlemsbesked.
Därefter
arbetar man vidare med medlemsbeskeden i fakturahanteringen, välj
underlagstyp Bonus arbeta vidare som en vanlig fakturering.
Under medlemsfliken på kunden i kundregistret ser man resultatet.
Utskrift av Medlemsbesked/Vinstdelning
I samband med utskrift av ”Fakturor” skrivs dokument med underlagstyp ”Bonus” ut. Detta dokument har en egen layout (Medlemsbesked, layout: PV_Faktura) som anges i referensregistret för utskriftslayouter och knyts i dokumenthanteringen.
(Huvudmeny - Försäljning - Fakturering - Hantera fakturor)
I samband med utskrift av ”Fakturor” skrivs dokument med underlagstyp "Bonus" ut. Detta dokument har en egen layout (medlemsbesked, layout: PV_Faktura) som anges i referensregistret för utskriftslayouter och knyts i dokumenthanteringen.
Skapa
fakturor/medlemsbesked
a) Välj fliken ”1 Faktureringsunderlag”
b) Välj Underlagstyp "Bonus" så att rätt underlag faktureras
c) Ändra ev fakturadatum, det fakturadatum som anges är det datum som
kunden får tillgång till pengarna, dvs kvittningsdatum
d) Välj Arkiv – Skapa fakturor
Skriv
ut fakturor/medlemsbesked
a) Gå till fliken ”7 Utskriftskö”
b) Välj Arkiv - Utskrift
Uppdatera
kundreskontran (fakturajournal skrivs ut)
a) Välj fliken ”2 Skapade fakturor”
b) Välj Arkiv – Uppdatera kundreskontran. Fakturorna/medlemsbeskeden
flyttas till kundreskontran och fakturajournal och bokföringsunderlag
skrivs ut. I samband med uppdatering av kundreskontran sker också
insatsamorteringen. Om någon kund saknar insatskonto läggs detta upp
med automatik.
(Huvudmeny - Ekonomi - Kundreskontra - Registrering av avbokningar)
Räntehanteringsjobbet sätts upp i jobbservern eller körs manuellt i dialogen ”Avbokning kundreskontra”.
Skapandet av ränta sker på vald kund eller samtliga beroende på vad man angivit vid ”Kund” och till och med det datum som angivits. Systemet håller reda på när ränteberäkning senast skedde och räknar den nya räntan utifrån det datumet.
I exemplet ovan sker ränteberäkning på samtliga kunder t o m 4 december 2007.
Ange ev kundnummer
Ändra ev datum
Välj Redigera - Skapa Ränta på konton
Välj vilken typ av
konto som ränta ska beräknas på och tryck OK
Efter beräkning läggs nya transaktionsrader upp i nedre delen av dialogen.
Uppdatera som vanligt med eller utan utskrift.
Efter uppdatering summeras beloppet på kontot.
Skapar de uppgifter som skall redovisas på kontrolluppgift samt gör kontroll av personnummer. I samband med detta moment läggs informationen under fliken ”Årsbesked”. I de fall personnummer saknas eller är felaktigt markeras detta på kunden. I fliken ”Årsbesked” visas ev. markering av felaktigt personnummer.
Skapar fil med kontrolluppgift. I fliken ”Årsbesked” visas den data som kommer att skrivas till skattefilen samt ev. markering av felaktigt personnummer. Informationen visas med en rad per aktiv medlem som ej är juridisk person.
Obs! Belopp med skatt under 30.00 SEK krediteras vid beräkningen och finns ej med i filen till skatteverket.
Skriver ut årsbesked för markerad/samtliga kund/-er. Layouten sätt upp i utskriftslayouter (Huvudmeny – Referensregister – Övrigt – Utskriftslayouter)
(Huvudmeny - Referensregister - Kundreskontra - Underlagstyper)
Ange en räntetyp på det sparkonto som ränteberäkning ska ske på.
Om ränteberäkning kommer att ske på privatpersoner och skatteavdrag ska göras (och betalas in till skatteverket) anges även skatt i % samt på vilket konto dessa pengar ska bokföras.
I tabellen T_RFAKT_RANTETYPER måste TILLGODO_UTBETALT_ALT och BETALNING_BET_ALT vara angivet till 1.
Man har möjlighet att sätta upp en räntetrappa, dvs ge kunden olika ränta beroende på hur stort belopp kunden har sparat. Denna uppsättning görs i referensregistret "Regelverk för ränteberäkning" (Huvudmeny - Referensregister - Kundreskontra - Regelverk för ränteberäkning)
(Gräns Dagar används enbart till räntetrappa i dagar för ordinarie räntefakturering).
I exemplet får kunden 3 % sparränta på belopp över 10 000 kr och 4 % sparränta på belopp över 100 000.
Se också informationen om referensregistret "Regelverk för ränteberäkning"