Den nya ordersökningen öppnas upp på alla ställen i PENGVIN där man kan söka order. Den gamla ordersökningen går fortfarande att nå från Huvudmeny – Stödrutiner – Dokumentsökning – Kundorder. På samma ställe finns även den nya tillgänglig och den heter då ”Sök kundorder”. Den nya ordersökningen är inte fullt utbyggd och har således en rad begränsningar jämfört med den gamla.
Om man i sökdialogen t ex låst eller flyttat flikar, eller ändrat bredd på dem, sparas detta utseende tills nästa gång man ändrar något. Detta gäller bara om man öppnar orderdialogen via nya PengVin, inte via Access (när man öppnar via Access-PengVin får man alltid standardutseende på dialogen).
Länk till PENGVIN-guide som visar hur man kopierar enstaka fält eller hela rader/kolumner:
För att kunna använda den nya ordersökningen i det ordinarie arbetet i PENGVIN behöver man aktivera en behörighet i användarregistret, annars är det den gamla ordersökningen som är aktiv.
Vid sökning av order anger man ordernummer i avsedd ruta och trycker [Enter] eller så anger man t ex kundnummer, kundnamn eller mottagarnummer och de ”gamla kända” F-tangentkombinationerna (se avsnitt ”Filter”).
Vid sökning av offert markerar man avsedd ruta.
Om man anger något i sökrutan och trycker [enter] kommer systemet att söka efter i första hand dokument-(order-)nummer och i andra hand kundnummer. Ingen hänsyn tas t ex till bolag eller lager eller några andra värden som finns i filterfliken. Vill man bara söka på t ex visst lagers order så gör man det via filterfliken.
(MV2020:10) När man fyllt i ett värde, rutan är markerad och man trycker på sökknappen (bredvid sökdatafältet) sker sökning i märke 1, märke 2, e-post, telefon, er beteckning, er referens, mottagarreferens och mottagartel/-e-post. Markerar man rutan kompletteras fritextsökningen med sökning i dessa fält. Det underlättar sökning då man inte alltid vet i vilket fält viss referensdata är registrerad.
Det är viktigt att veta att sökknappen i huvudet bara söker på det man angett i sökdatafältet. Sökknappen i filteravsnittet söker bara på de värde man angett i filteravsnittet.
Visar de order och/eller offerter som ligger i eget urval. Knappen visas bara i sökresultatläget.
Visar de order som sökningen ger träff på. Om rutan för offert är markerad är det de offerter som sökningen får träff på som vissas, Knappen visas bara i urvalsläget.
[Alt][I] - sätter fokus i fältet "Ange sökdata"
[Alt][D] - sätter fokus på radnivå
[Alt][S] - startar sökning med de kriterier man angett i fliken "Filter"
[F1] - öppnar PengVin-hjälpen
[Alt][F4] - Stänger aktuellt fönster.
[Alt][V] - Visa urval/visa sökresultat
[Alt][R] - Rensa urval
[Alt][F] - Öppnar filterfliken och sätter fokus i filterflikens översta fält
[Alt][1] [Alt][F] - Fliken för filtersökning kan öppnas med tangenttryckningen [Alt][1] men då hamnar inte fokus i första inmatningsbara fält, så genom att trycka [Alt][F]hamnar fokus i fältet.
Filter motsvarar ungefär den gamla fliken ”sökparametrar” och samma F-tangenter används i nya dialogen. Man behöver inte öppna filterfönstret för att använda sig av F-tangenterna. I första utgåvan av den nya kundsökningen saknas möjlighet att söka via nyckel-, maskin- och ärendesökning samt på orderdatum. Det går inte heller att söka på benämning, leveransdatum, leverantörens referens (följesedelsnummer, registreras i samband med inleverans) eller offertdatum.
I sökdialogerna finns det möjlighet att spara uppsatt filter så att det automatiskt är aktivt nästa gång man startar dialogen. Offertkrysset ingår också i filtret.
Sök order med de filterbegrepp som angetts.
(MV2020:9) Knappen ovan är bytt.
Spara filterinställningar. Nästa gång ordersökningens filterflik öppnas ligger de sparade filtreringsvalen kvar.
Ikonen är grön om det finns ett sparat filter.
För att ta bort filtret och återställa till ursprungsfilter klickar man på knappen med röd tratt.
Tömmer/rensar inmatade värde i filterdialogen.
(MV2020:7) Visar/döljer kolumner så att man kan styra vilka fält/kolumner som skall visas. Administratören har tillgång till inställningar
för samtliga och enskilda användare samt grupper (kräver behörighet). När man som vanlig användare öppnar visas kolumnlistan men de fält/kolumner som administratören tagit bort syns inte.
En vanlig användare kan göra egna uppsättningar utifrån den inställning admin har gjort.
Kundordernummer
Kundnummer
Kundens namn
Godsmottagarens nummer
Godsmottagarens namn
Kundens märkning, t ex rekvisitionsnummer.
Kundens referens.
Används om ordern kommer elektroniskt och har ett eget ordernummer som skiljer sig från Pengvin.
Beskriver vilken typ av order som lagts. Vanliga exempel är ”Normalorder” resp. ”Snabborder”.
Den säljare som registrerat dokumentet
Det bolag som dokumentet är registrerat på som kommer att fakturera kunden. Systemet föreslår det bolag inloggad användare är knuten till.
Systemet föreslår det lager som användaren är inloggad mot.
Leveransdatum från och med
Leveransdatum t och med
Orderdatum från och med
Orderdatum till och med
Leverantörens referensnummer. Kan t ex vara leverantörens följesedelsnummer som registrerats i samband med inleverans.
Man har också möjlighet att söka fram dokument som innehåller en viss produkt genom att ange produktnumret (eller benämning, se nedan) för den produkt man söker
Benämning
Ange benämningen eller del av benämning och komplettera med stjärnor (*) för säkrare träff (om man inte är säker på stavning eller hur benämningen är angiven). Sökning sker även på totalbenämning, dvs även information som finns som benämning 2 på en viss varurad. Sökningen sker mot benämning 1 och 2 på orderraden och inte mot produktregistrets benämning 2 (då detta kan skilja sig åt på t ex specialvaror).
(MV2020:11) Leverantörsnummer. Sökning sker på orderradsnivå och presenterar samtliga order som innehåller minst en orderrad med aktuellt leverantörsnummer.
Leverantörens produktnummer
Beställningsnummer
Fakturanummer
Här anges vilken typ av dokument som sökningen ska ske på.
<Samtliga order> - Samtliga order
Aktiva order - Order som ännu inte slutlevererats (de kan vara dellevererade)
Historiska order - Slutlevererade order
Offerter - Offerter
(MV2020:8)
Nyckeltyp väljs ur listboxen
(MV2020:8)
Nyckeldata väljs ur listboxen
I menyn som visas vid högerklick på orderrad är de val som inte kan göras utgråade/dolda för att enklare se vad som faktiskt är möjligt att göra med ordern.
Genom att högerklicka på orderrad kan man välja ordern (om sökning sker från orderregistrering eller annan plats i systemet där det går att välja en order).
Lägger ordern i eget urval.
Visar ordern i ett icke redgerbart läge.
Öppnar ordern i registreringsläge (alternativet visas inte när order söks från orderregistrering, då använder man alternativet "välj" eftersom dialogen för redigering redan är öppen).
--------------------------------
Används för att spara egna inställningar i databladet, t ex grupperingar. Om databladet har egna inställningar visas detta genom en röd ram runt databladet.
(Alternativet finns bara om egen inställning är sparad.) Återställer databladet till ursprungligt utseende
Kräver behörighet. Används om man på egna bolaget vill ha en grundinställning som skiljer sig från PengVins. Denna grundinställning gäller då för alla användare som inte själva sparat en egen inställning.
Kräver behörighet. Används för att ta bort det egna bolaget grundinställning och återgå till PengVin
---------------------------------
(MV2020:7) Visar/döljer kolumner så att man kan styra vilka fält/kolumner som skall visas. Administratören har tillgång till inställningar för samtliga och enskilda användare samt grupper (kräver behörighet). När man som vanlig användare öppnar visas kolumnlistan men de fält/kolumner som administratören tagit bort syns inte. En vanlig användare kan göra egna uppsättningar utifrån den inställning admin har gjort.
Söker på de kriterier som valts i övre delen alternativt filterfliken beroende på vilken av de två knapparna man använder.
Rensar filterdialogen från inmatade värden.
Sökresultatet visar antalet matchade orderdokument som får träff vid sökningen. Det antal som angetts som ”Antal resultatrader” är det maxantal som söks fram. De rader som är gulmarkerade ligger i eget urval.
(MV2020:7)
Radnumrering. Om man klickar på pilen i rutan visas raderna som tillhör vald order.
Orderns/offertens dokumentnummer. Ordernumret är länkat till dialogen för orderfråga.
Order-/offertnummer
Kundens namn
Kundnummer. Numret är länkat till dialogen för kundfråga.
Mottagarens nummer/littera
Mottagarens namn
Säljaridentitet
Beräknat leveransdatum
Orderdatum
Rekvisitionsnummer. Hämtas från "Er. beteckn." på kundordern
Referensnummer. Hämtas från "Lev.ref" på kundordern.
Ordernummerreferens som används om ordern kommer elektroniskt och har ett eget ordernummer som skiljer sig från PENGVINs. Visas i orderregistreringens flik "Övrig orderinfo".
Visar dokumentets ordertyp
Visar i klartext hur långt ordern har gått i PENGVIN-systemet.
Bolagets identitet
Bolagsnamnet
Visar om ordern är spärrad eller inte.
När man för muspekaren över kolumnrubriken visas en listpil och när man klickar på den får man fram en filtreringsdialog. När man filtrerar i kolumner i de nya dialogerna (t ex sök produkt och orderregistrering) har man fler filtreringsmöjligheter via Nya PengVin än via Access-Pengvin (classic). Där har man möjlighet att markera/avmarkera verkliga värden som finns i kolumnen och kan då välja fler än en filtrering. När man öppnar via Access-PengVin får man alltid standardutseende på dialogen.
Filtrering via PengVin Ny
Filtrering via PengVin access (Classic)
Visa de order- och/eller offertdokument som ligger i eget urval.
I urvalet kan man välja ordern, spara den eller stänga den.
Visar ordererkännande/offert för markerad order. Via förhandsgranskningen har man möjlighet att skriva ut dokumentet på skrivare och/eller spara det till fil.
