För information om hur man hanterar/ändrar PENGVIN Explorer-fönster, se avsnitt Anpassa skärmutseende
I denna dialog nyregistrerar man leverantörsfakturor och justerar automatinlästa leverantörsfakturor. Databladet gör det effektivt att mata in fakturor vid stansning. När man är färdig med registreringen uppdaterar man bunten.
För att kunna registrera en faktura måste leverantören vara upplagd i leverantörsregistret. Ju fler uppgifter som registrerats på leverantören i leverantörsregistret, desto mindre arbete blir det vid ankomstregistrering av faktura.
När man har ankomstregistregistrerat leverantörsfakturor uppdaterar man dessa genom att välja ”Uppdatera bunt”. I detta moment får alla fakturor som ligger i urvalet samma buntnummer.
Alla knappar visas inte i alla avsnitt/dialoger/fönster
Dölj. Stänger aktuellt fönster/avsnitt.
(MV2020:3)
Om huvudfönster ligger som flik öppnas det och få fokus när man stänger sidofönstret. Stängning sker med knapp eller tangentbordskombination [Alt][X].
Gör skjutbar. Genom att trycka på knappen skjuter man ihop föregående fönster så att detta visas till vänster i funktionsramen.
(MV2020:3)
För att skjuta undan/ta fram ett huvud- eller sidofönster klickar man på knappen eller använder tangentbordskombinationen [Ctrl][tab].
Hämta data, dvs uppdatera resultatet/databladet. (MV2020:2) Snabbkommando [Ctrl][R]
Print. Skriver ut aktuellt resultat
Överför resultatet till Excel
Justera. Används för att ändra dialogens förutsättningar, t ex lägga till eller ta bort fält.
Spara inställning datablad - Sparar inställningar för enskild användare och påverkar ingen annans datablad.
Spara grundinställning datablad - Används om man på egna bolaget vill ha en grundinställning som skiljer sig från PengVins. Denna grundinställning gäller då för alla användare som inte själva sparat en egen inställning. Detta alternativ syns bara om man i användarregistret har behörighet att utföra dessa inställningar.
Standardinställning datablad - Återställer databladet till standard som kan vara antingen PengVins original eller företagsinställning.
Ta bort grundinställning datablad - Används om man på egna bolaget vill ta bort den grundinställning man gjort, som skiljer sig från PengVins. Detta alternativ syns bara om man i användarregistret har behörighet att utföra dessa inställningar.
När man sparat ändringar i datablad är knappen grön och visar på så sätt tydligt att förändringar är gjorda.
Används för att öppna alla undergrupper i huvuddialoger och i grupperade datablad.
Används för att stänga alla undergrupper i huvuddialoger och i grupperade datablad.
Kalender
Öppnar PENGVIN-manual. Om hjälpavsnitt saknas till aktuell dialog öppnas
hjälpen i huvudmenyn.
Används för att komma till dialogen för att lägga upp ny/redigera ny leverantörsfaktura som ännu inte uppdaterats
För över de leverantörsfakturor som har status OK till bokföringen. Bunten får i detta moment ett buntnummer och registreringsdatum
(=uppdateringsdatum).
Om/när man vill uppdatera bunt avgör man själv. Man kan göra det varje gång man registrerat leverantörsfakturor, en gång per vecka eller en gång per månad. Samtliga fakturor som finns i bunten kommer att uppdateras och försvinner samtidigt från ”Ankomstregistrering leverantörsfakturor” oavsett fakturans konterings- eller betalningsstatus. De ej godkända eller slutkonterade fakturorna bearbetas bl a fortsättningsvis på ”Kontroll av leverantörsfakturor”. Alla leverantörsfakturor som uppdateras samtidigt får ett gemensamt buntnummer.
Tar efter kontrollfråga ja/nej bort den markerade leverantörsfakturan. Om en leverantörsfaktura tas bort i "Registrering
av leverantörsfakturor" tas fakturan bort helt och hållet ur tabellerna och man får ett brott i nummerserien. Om man däremot tar bort den via "Kontroll av leverantörsfakturor" ligger den kvar i tabellen med status 9 vilket ökar spårbarheten.
Redigera aktuell post
(MV2020:5)
I filtreringsformulär går det att spara angivna värden som standardvärden på användarnivå. Dessa värden fylls i när dialogen öppnas eller när man trycker på "Hämta data". Detta gäller t ex hanteringsdialogerna för inköp, insedlar, order, plockunderlag, utleveranser, kundreskontra mfl.
Om den vänsta tratten är blå är det originalutseende på filtret, dvs inget eget sparat filter
Om den vänsta tratten är grön är det ett eget sparat filter (den blå tratten är ersatt av en grön)
Används för att ta bort eget sparat filter, dvs återställa till original
Hämtar fram värde till filtreringsdialogen enligt eget sparat filterval om detta finns (grön tratt) i annat fall hämtas originalinställningen
(blå tratt).
Används för att komma till dialogen för att lägga upp ny/redigera ny leverantörsfaktura som ännu inte uppdaterats
Här anges det bolag för vilket man vill registrera leverantörsfakturor. Systemet föreslår det bolag inloggad användare är knuten till.
Här anges den person som registrerar leverantörsfakturorna.
Det ankomstdatum som anges här föreslås vid nyregistrering av leverantörsfaktura.
Det bokföringsdatum som anges här föreslås vid nyregistrering av leverantörsfaktura.
(MV2020:10)
Samma möjlighet till förkortad datuminmatning som finns i classic finns även i Q i de flesta formulär och datablad av typen PVExplorer.
Man kan ange en siffra och trycka [enter] så hämtar systemet enligt följande exempel:
4 = den fjärde innevarande månad och år
15= den femtonde innevarande månad och år
3-5 = femte mars innevarande år
10-11 = elfte oktober innevarande år
För över de leverantörsfakturor som har status OK till bokföringen. Bunten får i detta moment ett buntnummer och registreringsdatum
(=uppdateringsdatum).
Om/när man vill uppdatera bunt avgör man själv. Man kan göra det varje gång man registrerat leverantörsfakturor, en gång per vecka eller en gång per månad. Samtliga fakturor som finns i bunten kommer att uppdateras och försvinner samtidigt från ”Ankomstregistrering leverantörsfakturor” oavsett fakturans konterings- eller betalningsstatus. De ej godkända eller slutkonterade fakturorna bearbetas bl a fortsättningsvis på ”Kontroll av leverantörsfakturor”. Alla leverantörsfakturor som uppdateras samtidigt får ett gemensamt buntnummer.
Redigera aktuell post
Man har möjlighet att söka fram t ex en viss faktur, visst fakturabelopp eller en viss leverantör genom att mata in valfritt värde (t ex fakturanummer eller del av fakturanummer, belopp, leverantörsnamn, datum osv) i sökrutan under listboxen och trycka [enter]. Sökning sker i samtliga kolumner och vid träff markeras cellen i gult med röd text.
För att återfå samtliga rader igen, töm sökrutan och tryck [enter].
Man kan hoppa till filtreringsfältet genom att trycka [Alt][F].
För att komma till radera tryck [Alt][D].
Man kan också filtrera på enskild kolumn genom att klicka på pilknappen vid kolumnnamnet och välja något av alternativen.
Se också vår guide om filtrering:
Observera att man inte kan filtrera med hjälp av filtrering på kolumner eller datablad för att man vill uppdatera bunt på vissa poster. Det man ev filtrerar bort i databladet kommer ändå att påverkas när man kör "Uppdatera bunt" även om det inte syns.
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Löpnummerserien behöver inte vara unik utan kan återanvändas. (Däremot måste levfakdokid vara unikt och den nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren.)
Man har möjlighet att ha flera nummerserier för leverantörsfakturans löpnummer. Se avsnitt "Flera nummerserier..."
Leverantörsfakturans ankomstdatum. Systemet föreslår dagens datum. Nytt datum kan anges eller sökas fram.
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturanummer
Fakturadatum
Förfallodatum
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), ange den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Valuta
Kurs från valutatabellen (Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Valutatabeller) vid registreringstillfället
Momsbelopp i fakturans valuta
Fakturans momsbelopp uttryckt i procent
Det datum ankomstregistreringen sker.
Fakturatyp
Anger vilken typ av faktura leverantören skickar, t ex varuinköp. Det finns tre typer att välja mellan och systemet föreslår den typ som ligger i leverantörsregistret. Används vid automatisk inläsning av fakturor och matchning.
Vid interimskontering/ankomstkontering styr fakturatypen vilket interimskonto som hämtas.
Här visas det lager för vilket leverantörsfakturan registreras. De rader som läggs upp från inleverans fårmed automatik "Lager" från inleveransen. De rader som läggs upp från beställning får det inte med automatik.
Visar om varorna levererats av annan leverantör än den som fakturerat.
Ange leverantörsnummer (och tryck [enter]) eller ange leverantörsnamn så öppnas leverantörssökningen. I samband med att leverantörsnumret anges (eller leverantör väljs via sökdialog) läggs en ny fakturarad upp i listan.
Leverantörsfakturans identitet (måste vara unikt, nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren).
Löpande nummerserie (hämtas från nummerserie "Löpnummer leverantörsfaktura" Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Löpnummerserien behöver inte vara unik utan kan återanvändas. (Däremot måste levfakdokid vara unikt och den nummerserien sätts av systemet och kan inte påverkas av användaren.)
Om man registrerar leverantörsfakturor för fler än ett bolag kan fakturorna ha olika nummerserier.
Leverantörsfakturans ankomstdatum. Systemet föreslår dagens datum. Nytt datum kan anges eller sökas fram.
Leverantörsnummer
Leverantörens namn
Fakturanummer
Fakturadatum
Förfallodatum
Fakturabelopp inklusive ev moms. Är fakturan i annan valuta än SEK (basvaluta), ange den aktuella valutan efter beloppet. Fakturabeloppet räknas om till SEK enligt den kurs som är angiven i Referensregister- Övrigt – Valutatabeller. Kontering och statistik använder sig av SEK och utbetalningen av den angivna valutan.
Momsbelopp i fakturans valuta
Valuta
Kurs från valutatabellen (Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Valutatabeller) vid registreringstillfället
Anger vilken typ av faktura leverantören skickar, t ex varuinköp. Det finns tre typer att välja mellan och systemet föreslår den typ som ligger i leverantörsregistret. Används vid automatisk inläsning av fakturor och matchning.
Vid interimskontering/ankomstkontering styr fakturatypen vilket interimskonto som hämtas.