Formuläret är byggt med XML-teknik vilket gör att fält och knappar kan döljas/låsas. Om inköpare t ex inte har rätt att uppdatera priser i produktregistret kan denna knapp döljas. Kontakta en PengVin-konsult för hjälp 031 - 88 76 00.
Det finns en behörighet/roll för att tillåta att en användare har rätt att redigera beställning. Den heter ”Behörighet att redigera beställning” och anges i användar-/användargruppsregistret. Behörigheten/rollen hanteras per lager. En användare som saknar denna behörighet får ett meddelande att behörighet saknas och kan inte ändra på beställningar.
Visar om det är ett inköpsunderlag eller en beställning
Dokumentidentitet
Leverantörsnummer och -namn
Totala värdet på dokumentet i leverantörens/dokumentets valuta
Leverantörens/dokumentets valutakod
Fraktfrigräns
Minsta beställningsvärde
Dialogen kan innehålla olika flikar beroende på vilken typ av beställning det är.
Leverantör
Leverantörens nummer, namn, adress, referensperson, telefon- och faxnummer samt eget kundnummer hos leverantören.
Leverantör går att ändra på inköpsunderlag och beställning (gäller även slutlevererad beställning). De uppgifter som ändras i samband med detta är endast leverantörsuppgifterna. Ändringen slår igenom till ev. inleveranser, order- och utleveransrader. Man får en kontrollfråga innan bytet sker.
Fältet innehåller eget kundnummer hos leverantören om det inte är ett tredjepartsavtal inblandat, då innehålller fältet slutkundens kundnummer hos leverantören.
Leveransmottagare
Mottagare av varorna. Avser mottagande lager (levkod L eller T) eller slutkund om beställningen härstammar från en direkteställning (levkod D), egen referens och telefonnummer.
Märkning
Märkesrad 1 och 2 samt referensnummer för beställningen.
Direktbeställningar (orderrader med levkod D) innehåller information från märke 1 och märke 2.
I fältet kan referensnummer anges. Om det är en beställning som härrör från ett tredjepartsavtal innehålller fältet avtalsnumret från tredjepartsavtalet. Refnr är sökbart när man söker beställningar.
Beställningen visar även kundavtal om sådant finns.
Leverans
Beräknat/önskat leveransdatum, leverantörsreferens, leveransvillkor, leveranssätt samt märkesfält.
Hantering
Visar inköpsansvarig för den aktuella beställningen.
Ansvarig inköpare kan anges i produktregistrets lager- och/eller inköpsflik. Finns inget angivet på produkten, hämtas ansvarig inköpare från vad som angivits på leverantören. Regelverket för hur inköpare hämtas enligt nedanstående prioritetsordning:
1: Produktregistrets lagerflik
2: Produktregistrets inköpsflik
3: leverantörsregistrets lagerflik
4: leverantörsregistrets huvud
När man på en orderrad väljer ett beställningssätt med hantering ”Manuell beställning” ändras föreslagen inköpare till aktuell säljare på ordern om systemflaggan "Skall inköpare ändras till säljare på order" är aktiverad.
I samband med att en orderrad registreras (leveranskod T eller D) läggs med automatik en inköpare på orderraden. Denna inköpare ligger kvar som inköpare på orderraden även om det på inköpsunderlaget/beställningen läggs en annan inköpare utifrån regelverket med systemflaggan ”Ansvarig inköpare från prod/lev vid transit/direkt”. Man kan se inköpare på orderraden om ansvarig inköpare mot kunden medan inköpare på beställning är ansvarig mot leverantören.
Visar det lager för vilket beställningen är avsedd
Visar beställningstypen, t. ex ”Normal” eller ”Snabb”.
Visar den beställningskod som den aktuella leverantören är kodad med i leverantörsregistret, t. ex ”Onsdagsbeställningar” eller ”Dagliga beställningar”.
Visar aktuellt beställningssätt, t ex EDI-beställning
Om man byter till ett beställningssätt som visar sig sakna en riktig profil (t ex mejladress) får man en varning om detta i inforutan.
Visar det datum beställningen skapades.
Om inget nytt leveransdatum bekräftats är detta datumfält tomt. Ett nytt datum kan registreras i detta fält och man kan därefter skriva ut ett nytt leveransbesked till kunden från dialogen för leveransbesked.
Om leveranspåminnelsedatum skickats till leverantören visas datum för detta.
Markerad ruta anger att det aktuella förslaget ska slås ihop med andra förslag på den aktuella leverantören, för att bilda en gemensam beställning. Sammanslagningen sker då man skapar beställning av förslaget beroende på vilken samlingsnivå man angivit i leverantörsregistret. Villkoret är att de poster som slås samman ska ha samma leverantör, beställningstyp, beställningssätt, lager, godsmottagare (mottagande lager) och i vissa fall samma leveranskod.
Leveranskoden på beställning lagras per rad istället för i beställningshuvudet. Inköpsunderlag skapas fortfarande separat per leveranskod men när ett inköpsunderlag godkänns som beställning kommer underlag att kunna adderas till tidigare ej effektuerad beställning oavsett om beställningen avser lager eller transitleveranser. På beställningshuvudet ligger leveranskod ”X” om det är en blandad beställning.
Text
Textinformation till beställningen. Texten skrivs löpande och systemet delar sen automatiskt upp den på lämpligt antal rader på beställningsdokumentet.
Visar avvikelser/informationsrader om beställningen (gröna, gula och röda texter) samt anteckningar från beställning som gjorts under fliken "6. Noteringar".
Används för att registrera nya beställningsrader
ProduktsökningÖppnar funktionen för att söka produkter.
När man öppnar produktsökningen i inköp är leverantörsnumret automatiskt ifyllt för att underlätta produktsökningen.
Knappar
Skriver ut inköpsunderlag, ej effektuerad beställning
och ej levererad beställning på skrivare. Utskriften använder den layout
som valts i dokumenthanteringen (Huvudmeny - Systemregister - Dokumenthatering
- Beställning), utan hänsyn till leverantörsunika uppsättningar. Leverantörsunika
uppsättningar ligger i leverantörsregistret och dessa används vid
effektuera beställning.
Används för att förhandsgranska inköpsunderlag,
ej effektuerad beställning och ej levererad beställning. Förhandsgranskningen
använder den layout som valts i dokumenthanteringen (Huvudmeny - Systemregister
- Dokumenthatering - Beställning), utan hänsyn till leverantörsunika uppsättningar.
Leverantörsunika uppsättningar ligger i leverantörsregistret och dessa
används vid effektuera beställning.
Från den generella visningsbilden (RS-Rapporter) finns det en funktion för att sända den aktuella rapporten som bifogad fil. Man kan ange en eller flera e-postadresser, ärenderubrik och ett meddelande till mottagaren. Filen namnsätts till rapportnamn och om aktuell rapport har ett dokumentnummer så kompletteras filnamnet med detta. Funktionen kan användas om man har normal e-posthantering (outlook/exchange).
Används för att koppla bilagor till beställningen.
Se avsnitt Bilagor för mer information.
Visar antal bilagor som är kopplade till aktuellt
inköpsunderlag/beställning
Knappen används för att låsa inköpsunderlaget/beställningen
så att den kan redigeras. Om an stänger dialogen för registrera beställning
utan att låsa upp beställningen får man en fråga, där man kan svara Ja
eller Nej, om man vill låsa upp beställningen.
Knappen används för att låsa upp inköpsunderlaget/beställningen
då redigeringen är klar.
Visar i klartext vilken användare som låst inköpsunderlaget/beställningen
Kommandot genererar ett nytt ärende som talar om att en prisavvikelse finns. Vissa systemuppsättningar krävs och i dessa kan man också ange vilken person som ska mottaga denna typ av ärende.
Via produktsökningens filtersökning kan man selektera fram de produkter vars pris ändrats i inköp, flytta dem till sortimentsunderhåll eller produktregisteroch bearbeta dem vidare (kalkylera om utpris t ex).
Via kommandot ”Beräkna nya leveranstider” kan man generera nya leveranstider på beställningsraderna.
Detta kan t ex vara användbart om man har man mycket skaff-rader som är gjorda på slasknummer då raderna ofta får samma leveransdatum som orderdatum. När man då genererar ny leveranstid sker beräkning på aktuellt dokument (på underlag samt ej effektuerade beställningar).
Beräkning vid lagerpåfyllnad
Dagens datum plus antal dagar till nästa beställningsdag plus ledtid på leverantör (det är endast ledtid på leverantör som tar hänsyn till helgdagar).
Beräkningen vid orderkopplad beställning
Samma grundberäkning som vid lagerpåfyllnad, men om orderradens leveransdatum ligger längre fram i tiden tas detta levdatum minus intern ledtid.
Endast locksign/låsning för egen användare kan släppas. Används främst i ärendehanteringen, då man skapat ersättningsbeställning till leverantören, så att ordinarie inköpspersonal har möjlighet att hantera inköpsunderlaget.
Funktionen används främst i ärendehanteringen då man skapat ersättningsbeställning till leverantören. Kommandot skapar en beställning av inköpsunderlaget och släpper den locksign som låg på inköpsunderlaget så att beställningen kan gå vidare i systemet med övriga beställningar.
Ändrar leveransdatum på samtliga beställningsrader. Det datum som läggs på beställningsraderna är det datum man angett som leveransdatum i avsnitt ”Leverans” i fliken Beställningshuvud.
Detta alternativ tar radrabatt från aktiv rad och lägger på beställningens samtliga rader.
Funktionen används för att aktivera reservationer på en hel beställning, dvs samtliga rader. Tidigare gick det bara att göra på en rad i taget. Dessutom ser man på radnivå om reservationen är aktiv (JA) eller inte (NEJ).
Funktionen används för att aktivera reservationer på en hel beställning, dvs samtliga rader. Tidigare gick det bara att göra på en rad i taget. Dessutom ser man på radnivå om reservationen är aktiv (JA) eller inte (NE
I samband med manuell registrering av beställningsrad, om antal anges till 0, får man ett spärrande fel att antal inte får vara 0.
Beställningsrad
Varuradens positionsnummer på inköpsunderlaget.
Produktens produktnummer (vårt produktnummer). Produktnumret är länkat till produktfrågan.
Visar leverantörens produktnummer för den aktuella produkten.
Produktens benämning. Är redigeringsbart.
Produktens benämning 2 är också tillgänglig för kontroll/redigering
Visar den enhet som inköpskvantiteten avser (=vår lagersaldoenhet).
Visar leverantörens enhet.
Skapa beställning lager
Vid lagerbeställning hämtas enhet från inköpsfliken i produktregistret på den aktuella produkten.
Skapa beställning skaff/special
Vid skapa beställning från kundorder på produkter kodade med produkttyp ”skaff/special” tas enheten med från orderraden och läggs som beställningsenhet.
Skapa beställning Transit/Direkt
Regelverket för den beställningsenhet som beställningsraden får är enligt följande prioritetsordning:
1. bestenhet från inköpsfliken
2. enhet från orderrad
3. försäljningsenhet från produktregister
Dvs beställningsenheten blir bara densamma som orderradens försäljningsenhet om det saknas beställningsenhet i inköpsfliken, eller om produkten är kodad som skaff/special.
Föreslagen inköpskvantitet. Är redigeringsbart. I samband med manuell registrering av beställningsrad, om antal anges till 0, får man ett spärrande fel att antal inte får vara 0.
Om antal ändras på en T- eller D-rad får man en fråga om orderantal ska uppdateras och kan då välja Ja eller Nej. Om man väljer att uppdatera orderantal sätts orderradens utpris till fast så att det ändrade antalet inte påverkar prissättningen.
Det gröna fältet till höger om antalsfältet visar antal uttryckt i leverantörens enhet.
Visar den aktuella produktens inpris på beställningen. Priset är ändringsbart. Om inköpsförslaget härrör från en order (d v s leveranskod T eller D) ändras inpriset även på orderraden detta oavsett om orderradens pris är preliminärprissatt eller ej. Via produktsökningens filtersökning kan man selektera fram de produkter vars pris ändrats i inköp, flytta dem till sortimentsunderhåll eller produktregisteroch bearbeta dem vidare (kalkylera om utpris t ex)
Om inpris ändras på en beställning, inleverans eller leverantörsfaktura finns det en systemreferens som styr hur inpriset på ordern skall hanteras. Denna systemreferens heter "Orderns inpris uppdateras vid ändring".
Det gröna fältet till höger om inprisfältet visar pris uttryckt i leverantörens enhet.
Den "pris-per-enhet" som inpriset avser, t ex pris per 100.
Används för att manuellt kunna lägga rabatt på beställningsrader. Detta fält visas också i inleveransregistreringen och i inleveranssökningen.
Totala värdet på beställningsraden, visas i leverantörens valuta (valutakod visas bredvid)
Totala värdet på beställningsraden, visas i basvaluta (valutakod visas bredvid)
Ursprungligt leveransdatum
Om inget nytt leveransdatum bekräftats är detta datum samma som ursprungligt leveransdatum. Ett nytt datum kan registreras i detta fält och man kan därefter skriva ut ett nytt leveransbesked till kunden från dialogen för leveransbesked.
Systemet föreslår dagens datum som bekräftelsedatum för ändrat leveransdatum.
Textinformation till beställningsraden/produkten. Texten skrivs löpande och systemet delar sen automatiskt upp den på lämpligt antal rader på beställningsdokumentet.
Radinformation
Varuradens positionsnummer på inköpsunderlaget. Visar, genom att rutan är färgmarkerad i rött eller gult, om det finns någon viktig inköpsinfpormation om rader, t ex att leverantörens produktnummer saknas eller att produkten skall utgå ur sortimentet.
Visar, genom att rutan är gulmarkerad, om det finns någon textinformation kopplad till den aktuella produkten. Textinformationen som avses, är sådan text som knutits till produkten via produktregistrets infoflik med typen "Visas i inköp"
Produktens produktnummer (vårt produktnummer). Produktnumret är länkat till produktfrågan.
Produktens benämning.
Visar den enhet som inköpskvantiteten avser (=vår lagersaldoenhet).
Föreslagen inköpskvantitet
Levererat antal
Visar beställt antal om det är en lagerbeställning. Uppgiften hämtas från produktens lagerflik.
Leveranskod
Visar disponibelt antal (lagersaldo minus antal i order)
Visar den aktuella produktens inpris på beställningen.
Inköpspris från produktregistret. Om fältet är gulmarkerat skiljer sig priset från beställningsradens pris.
Visar ev radrabatt som manuellt lagts på beställningsrader.
Totala värdet på beställningsraden.
Visar leverantörens produktnummer för den aktuella produkten.
Visar numret på den order för vilken varuraden är öronmärkt. Ordernummer visas bara på poster med leveranskod T eller D, då det bara är dessa leveranskoder som avser öronmärkt beställning åt kund. Ordernumret är länkat till dialogen för ordervisning
Kundnumret är länkat till dialogen för kundfråga
Kundens namn
Produktgrupp
Beställningspunkt
Styrning av beställnings påverkan på inköp. Markerar om raden skall påverka automatiska lagerinköp eller inte (Ja/Nej). De rader som är markerade att inte påverka lagerinköp kommer med automatik att flaggas om till att vara påverkande när leveransdatum är inom ett visst antal dagar framåt. Antalet dagar styrs av systembeloppet ”Antal dagar för reservation av order”. (Batchjobbet som körs för att känna av antal dagar är ”Artiklar_Skapa_Saldon”.) Om flaggan inte är markerad kommer systemet att beställa hem lagervaror (om lagret är slut) trots att det finns en beställning på samma vara långt fram i tiden.
Vill man ändra samtliga rader väljer man något av kommandona i listboxen nederst i dialogen:
Vill man ändra manuellt på enstaka rad gör man detta från inköpsunderlagets rad:
Används för att uppdatera radinformationen (till höger) med de förändringar som gjorts i detaljbilden. Systemet uppdaterar inte radinformationen automatiskt vid varje enskild förändring.
Knappen används för att ta bort eller ändra inköpsrad.
Tar bort aktuell rad från beställningsdokumentet under förutsättning att den inte är del- eller slutlevererad. Om kundordern är upptagen av en annan användare får man en extra kontrollfråga om beställningsraden trots detta skall tas bort.
När raden tagits bort öppnas fälten och knapparna upp för vidare bearbetning.
Tar bort aktuell orderrad under förutsättning att denna inte dellevererats eller finns på ett aktivt plockunderlag.
Backar status på orderraden och skapar nytt inköpsunderlag nästa gång det batchjobbet körs. Ändra vid behov inköpsuppgifter.
Stänger dialogen för inköpsinformation på orderrad
Produktregister
Inköpspris från produktregistret. Om fältet är gulmarkerat skiljer sig priset från beställningsradens pris.
Uppdaterar
pris, uppdateringsdatum och signatur i produktregistret. Systemreferensen
"Hantering av nytt pris vid inköp" styr om även kalkylpris ska
uppdateras (i produktregistret) när inköpspriset uppdateras. Prisuppdatering
avser endast om leverantören är prio 1-leverantör.
Funktionen för att uppdatera inpriser i produktregistret (från beställning) är styrd av samma behörighet som ligger på inpriset i produktregistret. Rollen heter ”Behörighet att uppdatera inpris i produktregistret” och anges i användar-/användargruppsregistret. Behörigheten/rollen hanteras per lager.
Valuta från produktregistrets inköpsflik.
Prioritet på produkten för aktuell beställnings leverantör. Systemreferensen "Hantering av nytt pris vid inköp" styr om även kalkylpris ska uppdateras (i produktregistret) när inköpspriset uppdateras. Prisuppdatering avser endast om leverantören är prio 1-leverantör.
Kalkylpris från produktregistret. Om fältet är gulmarkerat skiljer sig priset från beställningsradens pris.
Den ny typ av info som i produktregistrets flik ”Info” heter ”Visas i inköp” visas här och på radnivå i hantera inköp.
I produktregistrets inköpsflik finns funktion för att underhålla mängdpriser. När det finns mängdpris på en produkt visas detta under radinformation på inköpsunderlag/beställning. Det är den lägsta mängdgränsen som visas och man kan genom att klicka på listrutan visas samtliga nivåer.
Mängdpriser sätts automatiskt vid skapande eller ändring av beställning samt för inköpspriset på en kundorderrad vid transit- eller direktleverans.
Kundorder
Visar numret på den order för vilken varuraden är öronmärkt. Ordernummer visas bara på poster med leveranskod T eller D, då det bara är dessa leveranskoder som avser öronmärkt beställning åt kund. Ordernumret är länkat till dialogen för ordervisning.
Kundnumret är länkat till dialogen för kundfråga
Kundens namn
Säljaridentiteten
Säljarens namn
Pris från orderraden. Om inköpspriset ändras (på beställningsraden) och leveranskoden är T eller D, ändras inpriset även på orderraden, detta oavsett om orderradens pris är preliminärprissatt eller ej.
Ursprungligt leveransdatum
Om inget nytt leveransdatum bekräftats är detta datum samma som ursprungligt leveransdatum. Om fältet är gult skiljer sig beräknat leveransdatum från ursprungligt, dvs ett nytt leveransdatum är registrerat. Nytt leveransdatum kan anges antingen i under avsnittet "Beställningsrad", fält "Bekräftat leveransdatum" ovan eller i leveransbevakningen.
Här visas den eventuella textinformation som är knuten till orderraden.
Info
Visar information m markerad produktrad, t ex om leverantörens produktnummer saknas eller om produkten inte finns på angivet lager.
Fliken visar information om vilka dokument som gått iväg till leverantören (beställning, leveranspåminnelse) samt på vilket sätt de skickats.
Fliken visar ärende so är kopplade till aktuell beställning. Ärenden kan vara manuellt tillagda på denna beställningen, härröra från reklamationshanteringen eller ärende som skapats genom "Prisavvikelse beställning".
Ärendenumret är länkat och genom att dubbelklicka på det får man upp ärendet i en egen dialog och kan där arbeta vidare med det/se fler uppgifter.
En inköpare som inte får ändra inpris i produktregistret kan använda sig av funktionen att skicka meddelande till den användare som är behörig att ändra priser.
En inköpare som får ändra inpris i produktregistret men inte får kalkylera om utpriser kan använda sig av funktionen att skicka meddelande till den användare som är behörig att kalkylera priser. Via produktsökningens filtersökning kan man selektera fram de produkter vars pris ändrats i inköp, flytta dem till sortimentsunderhåll eller produktregisteroch bearbeta dem vidare (kalkylera om utpris t ex).
Här kan valfri information om beställningen registreras. Max 255 tecken. Fliken är tillgänglig på alla ställen där man kan välja att titta på beställning. Informationen visas också i fliken beställningshuvud.
(Huvumeny - Övrigt - Ärendehantering)
Lägg upp en ny huvudmapp (Arkiv - Nytt) som kallas t ex "Beställningar m fel pris"
(Huvudmeny - Referensregister - Ärendehantering - Ärendetyper)
Lägg upp en ärendetyp för beställningar med fel pris.
Om en viss användare ska ansvara för denna typ av ärenden ska det anges vid "Hanteras av".
Välj (ur listboxen) den mapp där denna ärendetyp ska läggas
Välj och markera de flikar som ska vara synliga på denna ärendetyp
Hanteringsflik anges till "Registretreferens"
(Huvudmeny - Systemregister - Systemreferenser - Beställning)
Välj den nyss upplagda ärendetypen för prisavvikelser på beställning