Reskontran är en del av den lagstadgade bokföringen och skall alltid motsvara bokfört saldo på kontot för leverantörsskulder i Huvudboken.
Vi rekommenderar att ni lägger upp era nya leverantörsfakturor i PENGVIN och låter den gamla leverantörsreskontran vara kvar i det gamla programmet tills dess att samtliga fakturor är slutbetalda. För att hålla reda på de olika reskontrorna i bokföringen, lägg upp t ex konto 2441 för den ”gamla reskontran” och använd konto 2440 för reskontran i PENGVIN.
Skall leverantörsfakturorna betalas via BG/PG fil så bör man dessförinnan ta kontakt med er PENGVIN konsult. Detta behövs för att kontrollera att sökvägarna är upplagda så att överföringsprogrammet hittar vägen till utbetalningsfilen.
Är leverantörsfakturan i en främmande valuta sker redovisning i både den egna valutan samt i den främmande valutan. I journaler och bokföring används den egna valutan, den främmande valutan används vid betalning till leverantören.
Möjlighet finns att knyta inköpsorder och inleveranser till leverantörsfakturorna för att kontrollera att inleveransen stämmer överens med leverantörsfakturan.
Vid redovisning i PENGVIN överförs (integreras) både leverantörsfakturor och betalningar till bokföringen.
Kontering av leverantörsfakturor avseende varuinköp via inköpsorder/direktbeställning hämtas från produkten eller produktgruppen på respektive produkt. Kan vid behov ändras.
Man har via en systeminställning (flagga) möjlighet att välja om inleveransens datum eller bokföringsdatumet ska användas som verifikationsdatum.
Om bokförings- eller inleveransdatum ska användas är något man får diskutera fram tillsammans med sin revisor.
Ankomstkontering kan ske med automatik på leverantörsfakturor som är markerade för detta. När ankomstkontering är skapad loggas detta och fakturan flaggas om till preliminärkontering. När slutkontering skapas tas hänsyn till att ankomstkontering har skett så att slutkontering sker mot interimskonto.
När man har ankomstregistregistrerat leverantörsfakturor uppdaterar man dessa genom att välja ”Uppdatera bunt”. I detta moment får alla fakturor som ligger i urvalet samma buntnummer.
Attestatus är detsamma som betalningsstatus.
Ej godkänd för betalning - fakturan kan inte hamna som betalningsunderlag
Godkänd för betalning - krävs för att fakturan ska komma på betalningsförslaget under ”Hantera betalningsunderlag”
Invänta kreditfaktura - leverantörsfakturan visas inte i någon användares attesturval och går heller inte vidare till betalning.
Betalning återrapporterad - Betalningen för leverantörsfakturan är återrapporterad
Skall ej betalas - fakturor visas inte i dialogen för kontroll av fakturor och skrivs inte ut på reskontrajournaler. För att söka fram fakturorna går man in i dokumentsökning leverantörsfakturor och väljer ”Skall ej betalas” som betalningsstatus.
Fakturorna syns i den personens urval som är satt som attestansvarig på fakturan
Preliminärkonterad - Fakturan kommer inte att få något verifikationsnummer när bunten uppdateras
Ankomstkonterad -
Slutkonterad - När man godkänner kontering får fakturan ett verifikationsnummer, om fakturan ligger i "Kontroll av leverantörsfakturor", annars får den ett verifikationsnummer när man uppdaterar bunten.
I PENGVIN skapas en verifikation för de olika konteringstyperna innan de förs över till redovisningsprogrammet. Varje sådan verifikation får ett eget nummer som hämtas från PENGVINs nummerserie för verifikationer. För att en leverantörsfaktura skall få ett verifikationsnummer krävs att man har uppdaterat bunten i "Ankomstregistrering av leverantörsfakturor". En verifikation skapas också när man har återrapporterat betalningen i PENGVIN.
I leverantörsreskontra är det fem olika arbetsuppgifter som skall genomföras innan leverantörsfakturan är helt klar i systemet. Dessa arbetsuppgifter bör fördelas och klargöras innan man startar med PENGVINs leverantörsreskontra.
Den roll som är ansvarig för att rätt grunduppgifter läggs på fakturan
Den roll som är ansvarig för att leverantörsfaktura matchas mot gjorda inleveranser
Den roll som är ansvarig för att leverantörsfaktura blir rätt konterad
Den roll som attesterar leverantörsfakturan
Den roll som är ansvarig för att leverantörsfakturan betalas
(Huvudmeny - Administration - Säkerhet - Användare)
Man anger vilka användare som skall arbeta med leverantörsreskontran i användarregistret genom att sätta denna funktion som aktiv. Effekten detta får är att endast de användare som har aktiverat funktionen "Attestera leverantörsfakturor" visas i de listboxar som finns i leverantörsreskontran.
(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Bolagsregister)
Kontrollera bolagets adressuppgifter samt bank-/plusgironummer
Flera attestpersoner på leverantörsfaktura
Se vår guide om attestansvariga
Det finns en funktion för att sätta upp krav på fler än en attesterare för att en leverantörsfaktura skall bli godkänd för betalning. Om man vill ha flera attesterare aktiveras detta per lager genom att man lägger upp lagernycklar.
Nycklar skall vara med nyckeltyp = "#LFA1" för extra attesterare nivå 1 och om man önskar två nivåer lägger man även till nyckeltyp "#LFA2". Som nyckeldata för respektive nivå lägger man in användarsignaturen för respektive attesteringsnivå.
Därefter knyts nycklar i lagerregistret för aktuellt lager
Logiken blir enligt följande:
När den "vanliga" attestören (oftast inköparen) godkänner en faktura för betalning loggas detta som ett meddelande (i fliken statusinformation) på fakturan som sedan automatiskt delegeras till den användaren som är angiven på nyckel som första extra attesterare. Status på fakturan är då fortfarande ”ej godkänd för betalning”.
När den extra attestören godkänner sker samma sak om det finns angivet en nivå 2.
När det saknas en nästa attestnivå blir fakturan godkänd för betalning.
För respektive steg i attestkedjan sker en loggning av meddelande på fakturan.
En och samma attestperson skall aldrig behöva godkänna fakturan mer än en gång.
Konteringsreferens Lager (01), (02) osv
Används för att sätta upp konteringsregelverk för tilläggskostnader på leverantörsfakturan så att resultatenhet hämtas från lagerregistret.
Kontering sker på de lager som i lagerregistret har nyckeln "#KR340", "#KR341" osv (Konteringsreferens Lager) angiven.
Använder man PENGVIN redovisning underhålls kontoplanen där, om annat redovisningsprogram används underhålls kontoplanen i PENGVIN kontoplan, se nedan.
(Huvudmeny - Ekonomi - Redovisning - Redovisning)
(Huvudmeny - Referensregister - Redovisning - Kontoplan)
Markera rutan "Används vid kontering av leverantörsfakturor" eftersom kontot skall vara tillgängligt vid kontering i leverantörsreskontran. I leverantörsregistret har man tillgång till samtliga konton oavsett om rutan markerats eller ej.
Det finns ett batchjobb (PV_REDOV_KONTOTABELL_BATCH) som känner av förändringar i konto- och koddelsplanen i Fenix och överför dessa till PENGVIN. Batchjobbet kan läggas i processervern.
Justera kontoplanen så att alla konton som används i leverantörsreskontran finns upplagda (skuldkonton, momskonton, likvidkonton (bank- och plusgiro) och kostnadskonton.
Markera rutan "Används vid kontering av leverantörsfakturor" eftersom kontot skall vara tillgängligt vid kontering i leverantörsreskontran. I leverantörsregistret har man tillgång till samtliga konton oavsett om rutan markerats eller ej.
Se manual "Kontoplan" för mer information om dialogen.
(Huvudmeny - Referensregister - Redovisning - Konteringsregelverk)
Välj kontering "Leverantörsfaktura" och lägg upp konto för
Här anges det konto som skall användas vid interimskontering av leverantörsfaktura.
Ankomstkontering kan ske med automatik på leverantörsfakturor som är markerade för detta. När ankomstkontering är skapad loggas detta och fakturan flaggas om till preliminärkontering. När slutkontering skapas tas hänsyn till att ankomstkontering har skett så att slutkontering sker mot interimskonto.
Konteringsregelverket har utökats genom att konteringstypen ”Ankomstkontering interimskonto” har delats upp i två poster ”Ankomstkontering omkostnader” och ”Ankomskontering varor”. Funktionen för interimskontering är densamma men styrs numera genom dessa två konteringstyper beroende på vilken fakturatyp som avses. Om ingen fakturatyp är angiven på fakturan (hämtas från leverantörsregistret/registreras manuellt) blir den ankomstkonterad som omkostnad.
Ingående moms på leverantörsfaktura
Kostnadskonto för inköp av varor. Hämtas i första hand från produktgrupp, i andra hand från leverantör, i tredje hand från konteringsregelverket.
Differenser mellan leverantörsfaktura och matchande inleveranser. (Används bara vid automatisk inläsning av EDI. Vid manuell inmatning hanteras differenser manuellt.)
Konto för leverantörsskulder, hämtas i första hand från leverantörsregister, i andra hand från konteringsregelverket.
Används om man vill lägga upp tilläggskostnader på leverantörsfakturor. Detta ger då möjlighet att dela upp tilläggskostnader i flera koddelar. Om konton anges i konteringsregelverket behöver detta inte anges i leverantörsregistret. Leverantörens konto överstyr det som står i konteringsregelverket.
Används om man vill lägga upp tilläggskostnader på leverantörsfakturor. Detta ger då möjlighet att dela upp tilläggskostnader i flera koddelar. Om konton anges i konteringsregelverket behöver detta inte anges i leverantörsregistret. Leverantörens konto överstyr det som står i konteringsregelverket.
(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Utbetalningssätt)
Lägg upp de betalningssätt som är aktuella för leverantörsbetalningar.
Ange kontroll till "Betalningar till leverantör".
Här anges den dokumentprofil som ska användas för att skapa betalningsfil som ska skickas till exempelvis bankgirot.
Eget kontonummer varifrån pengarna dras vid leverantörsbetalningar. Detta kontonummer överstyr kontot i bolagsregistret.
Vilken typ av konto som avses i fältet "Bet.konto".
(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Valutatabeller)
Lägg upp/kontrollera valutor och konto för valutadifferenser. Eventuella differenser uppstår om kursen vid betalningstillfället avviker från den kurs som var aktuell när fakturan registrerades.
(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Momstabell)
Se till att de olika momsklasserna som används har korrekt ifylld information.
EU-moms styrs via landkoder och en systeminställningar.
(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Landskoder)
Om landet är ett EU-land markeras detta med en bock i avsedd ruta.
(Huvudmeny - Systemregister - Systeminställningar - Redovisning)
Konto för automatisk kontering av ingående moms vid registrering av leverantörsfaktura från annat EU-land
Konto för automatisk kontering av utgående moms vid registrering av leverantörsfaktura från annat EU-land.
Kontrollera att rätt bokföringskonton har angetts.
(Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier)
Numret på betalningsuppdraget som används vid betalning.
Det nummer som en nyregistrerad bunt får i PENGVIN
Löpande intern nummerserie som sätts på leverantörsfakturorna.
Löpande nummerserie som automatiskt sätts som leverantörsnummer om inget annat anges vid uppläggning av ny leverantör i leverantörsregistret.
Löpnumret på leverantörsfakturan. Oftast samma nummer som det interna leverantörsfakturanumret.
För att automatiskt tilldela löpnummer på leverantörsfaktura kan olika nummerserier användas vid uppläggning baserat på bolag (KLIENTID).
Nummerserier
Definiera olika serier för leverantörsfakturanummer i systemregister för nummerserier.
Bolagsregister
Sätt upp olika serier för olika bolag i bolagsregister. (Anges under rubriken Nummerserie löpnr (LevFakt).
(Huvudmeny - Referensregister - Fakturering - Betalningsvillkor)
Lägg upp/kontrollera de betalningsvillkor som är aktuella för olika leverantörer.
Avser automatmatchning
Vid automatisk uppdatering i ankomstregistrering av leverantörsfakturor kontrolleras att datum för när fakturan registrerats/lästs in har passerats med det antal dagar som man angett i systembeloppet, innan automatmatchning görs.
Vid automatisk uppdatering i ankomstregistrering av leverantörsfakturor tar systemet dessutom hänsyn till två systembelopp som i kombination med varandra måste uppfyllas. Om differensen är mindre än angivna värden sätts leverantörsfakturans status till "Slutkonterad". Om differenserna är större flaggas fakturan automatiskt om till manuell inleveranskontroll. Fältet "attesteras av" fylls i och uppgiften hämtas från leverantörsregistret.
Antalet dagar som systemet försöker automatmatcha innan leverantörsfakturan flaggas om till manuell matchning. Systembeloppet avser bara EDI-fakturor (inte Readsoft)
I dialogen för kontroll av leverantörsfakturor, i fältet "Datum fr.o.m", sätts automatiskt till ett datum bakåt i tiden, som räknas fram genom att ta dagens datum och backa det antal dagar som anges i detta systembelopp.
Antal dagar som systemet väntar med att leverantörsfakturan ska gå med i automatmatchningen. Det går via detta systembelopp att styra hur många dagar som systemet skall vänta från uppläggningsdatum till att automatisk kontroll (via batchjobb) sker av leverantörsfaktura. Detta betyder i praktiken att man kan läsa in leverantörsfakturan direkt när den kommer men systemet väntar ovan angivet antal dagar innan kontroll sker mot inleveranser.
Värde som föreslås som ansvarig attestperson i leverantörsreskontran vid uppläggning av fakturor där denna uppgift saknas på leverantören.
Det finns möjlighet att via denna systeminställning (flagga) styra att behörigheten att se leverantörsfakturor av olika fakturatyper även skall gälla träff vid sökning av leverantörsfakturor.
Anger om betalningsuppdrag skall bokföras direkt vid skapande istället för att vänta på återrapportering, dvs det skapas ett bokföringsunderlag och återrapportering sker direkt. (Betalningsstatus sätts till 5.)
Om flaggan är aktiverad avbryts automatmatchning i de fall det visar sig att matchad beställning är av typen DIREKT, faktura flaggas om till manuell matchning (dvs det skapas ingen inleverans/utleverans).
Om flaggan är aktiverad så flaggas KREDIT-leverantörsfakturor om från automatmatchning till Manuell matchning.
Vid fakturamatchning i leverantörsreskontran kommer inleveransens datum att föreslås som bokföringsdatum om flagga är aktiverad. Om man tar bort alla rader på en faktura sätts bokföringsdatum tillbaka till ankomstdatum under förutsättning att verifikationen inte redan är bokförd (vernr = 0).
Vid automatisk fakturakontroll kommer fakturor med differens upp till och med denna procentsats att godkännas
Vid automatisk fakturakontroll kommer differenser upp till och med detta belopp att godkännas
Anger om betalningsförslag skall skapa betalningsuppdrag med automatik direkt i samband med att förslaget skapas.
Godkänd diff på pris mellan leverantörsfakturarad och inleveransrad innan raden markeras med rött i kontrolldialogen.
Godkänd diff på radbelopp mellan leverantörsfakturarad och inleveransrad innan raden markeras med rött i kontrolldialogen.
Godkännd diff på hur mycket lägre radbelopp får vara på leverantörsfakturarad jämfört med inleveransrad. För att en leverantörsfaktura skall automatgodkännas sker kontroll av differens mellan fakturarad och inleveransrad. Med detta systembelopp finns det möjlighet att ange en procentsats för om leverantören debiterar för lite och då få meddelande om detta.
Systembeloppet styr hur gamla Inleveranser som inte skall var med vid automatisk matchning mot leverantörsfakturor.
Systembeloppet anges i antal dagar och inleveranser med ett inleveransdatum äldre än detta antal dagar inte tas med.
Systembeloppet styr hur gamla Inleveranser som skall visas vid maanuell inleveranskontroll av leverantörsfakturor.
Systembeloppet anges i antal dagar och inleveranser med ett inleveransdatum äldre än detta antal dagar inte tas med.
Uppgiften styr hur kreditnotor skall hanteras när betalningsunderlag skapas.
Om man anger 0 får betalfilen kod (16) som står för att bansken ska bevaka kreditfakturan till och med ett visst datum. Detta datum måste man manuellt ange som betalningsdatum när man har skapat betalningsunderlag. Det angivna betalningsdatumet styr hur länge man vill att bankgirot ska bevaka kreditfakturan, t ex 3, 6 eller 12 månader framåt.
När man godkänner en faktura (attest, kontering eller båda delarna), sätts fokus med automatik på nästa faktura om inte denna flagga är markerad.
Styrning av attestperson via varuleverantör. Vid uppläggning av ny leverantörsfaktura kan förvald attestperson styras med hjälp av varuleverantör. Denna möjlighet styrs av systeminställning (flaggan) ”Hämta Attestsignatur från varuleverantör”. Om systeminställningen (flaggan) är aktiverad hämtas attestansvarig från leverantörsposten för varuleverantören. Om uppgift saknas på varuleverantör hämtas attestansvarig från fakturaleverantörens leverantörspost.
Värde som föreslås som ansvarig för kontering i leverantörsreskontran vid uppläggning av fakturor där denna uppgift saknas på leverantören.
Anger om det skall vara ett krav att leverantörsfakturan är bokförd innan den kan betalas (skapa betalningsförslag)
Kontrollerar om leverantörsfaktura finns innan uppläggning via PENGVIN Elektroniska Dokument Import (PED Import).
Om flaggan är aktiverad läggs leverantörsnamn med som verifikationstext vid påbokning av leverantörsreskontra. Detta förutsätter att systemet är uppsatt så att det blir ett verifikat per leverantörsfaktura.
Sökväg till den mapp där importerade fakturabilagor (PDF/TIFF) lagras. Vid inläsning av svefaktura SFTI sker en kontroll om xml-filen innehåller en inbäddad fil, t ex PDF, TIFF eller Excel. Om så är fallet avkodas dokumentet och lagras som en fil på disk i den mapp som finns angiven i denna systeminställning.
I systembeloppet anger man önskat lägsta belopp för när man vill att leverantörsbetalningar ska skapas. Beloppet gäller både för debet- och kreditfakturor, dvs anger man 50 öre tar systemet hänsyn till leverantörsfakturor med belopp över 50 öre och under -50 öre.
Anger betalningsförslag skall skapas med automatik direkt i samband med attest av fakturan.
Flaggan aktiveras för att välja bort meddelande vid attestanmodan i leverantörsfakturaregistreringen/inläsningen av fakturor till PENGVIN.
Genom att markera denna systeminställning (flagga) anger att man skall
få leverantörsskuldskonto överst, momskontot som andra rad, därefter och
kostnadskonton och därunder eventuella tilläggskonton. Inom varje grupp
sker sortering i kontonummerordning (lägst nummer överst).
Om flaggan inte aktiveras sorteras kontoraderna i nummerordning (lägst
kontnummer överst).
Skapar verifikationer till leverantörsfakturor med status slutkonterad i samband med automatiskt godkännande.
Anger den leverantör som skall användas när systemet inte får träff vid sökning. Används vid import av leverantörsfakturor (xml)
Det finns en systeminställning (flagga) för att kunna styra om manuella konteringar skall summeras ihop eller inte. Om flaggan är aktiverad summeras inte beloppen ihop även om det är samma kontonummer som angetts på de olika raderna.
Man kan ändra en redan konterad leverantörsfaktura, utan att behöva makulera konteringen, genom att aktivera denna systeminställning (flagga). Om flaggan är markerad tillåter systemet att man tar bort eller redigerar matchade varurader på en redan bokförd leverantörsfaktura. Obs! Tänk på att ändringarna INTE påverkar konteringen! Om flaggan är satt tillåter systemet att man tar bort eller redigerar matchade varurader på en redan bokförd leverantörsfaktura.
Det är möjligt att ta bort och/eller ändra rader från en leverantörsfaktura som är inlästa från en EDI-fil. Den tidigare spärren mot detta kan upphävas genom systeminställningen (flaggan) ”Tillåt ändring av rader från EDI-faktura”. Om flaggan är aktiverad tillåter systemet att man tar bort eller redigerar originalinformation från importerade EDI-fakturor.
För att kunna registrera en faktura måste leverantören vara upplagd i leverantörsregistret. Ju fler uppgifter som registrerats på leverantören i leverantörsregistret, desto mindre arbete blir det vid ankomstregistrering av faktura.
(Huvudmeny - Grundregister - Leverantörer)
Ange leverantörens valuta
Inköpsvaluta från leverantören. De produkter som köps av den aktuella leverantören måste också ha inköpsuppgifterna kodade med samma valuta i produktregistret.
Faktureringsvalutan styr valutan på leverantörsfakturan. Används vid registrering av leverantörsfakturor. Valutan föreslås automatiskt vid uppläggning av ny leverantörsfakturapost.
Detta nummer måste vara ifyllt om man använder sig av ReadSoft fakturainläsning. Om PENGVIN redovisning körs skall detta refid-nummer vara samma som leverantörsnumret.
Refid-numret används också vid gränssnitt mot XOR-leverantörsreskontra.
För övriga fält, se Leverantörsregister
I denna flik anges uppgifter som används bl a vid registrering av ankommande leverantörsfakturor. Ju fler uppgifter som registrerats på leverantören, desto mindre arbete blir det vid ankomstregistrering av faktura.
Ange betalningsvillkor, betalningssätt, momskod och bankgironummer och om fakturor skall samkonteras eller ej för alla leverantörer.
Ange vem som skall föreslås att attestera fakturorna från leverantören. Det finns möjlighet att sätta upp, per lager, att flera personer skall attestera leverantörsfakturan innan den godkänns. Se avsnitt "Flera attestpersoner...".
Rekommendationen är att ange "Godkänd för betalning"
Om fakturor skall matchas mot inleveranser skall man i leverantörsregistret ange att leverantör har inleveranskontroll "manuell". Använder man automatiskt inläsning (ReadSoft el dyl) skall inlevkontroll sättas till "Automatisk".
Om leverantör ej levererar varor utan är en sk omkostnadsleverantör skall inlevkontroll sättas till "Ingen".
På leverantören skall också fakturatyp sättas till "varuinköp".
Om leverantör ej levererar varor utan är en sk omkostnadsleverantör skall fakturatyp sättas till "Omkostnader".
Rekommendationen är att ange "Slutkonterad"
Ange vem som skall vara ansvarig för kontering.
Betalning
Leverantörens betalningsvillkor, hämtas från referensregister (Referensregister - Fakturering - Betalningsvillkor)
Sättet som används för att betala leverantörens faktura, hämtas från referensregister (Referensregister - Övrigt - Betalningssätt)
Leverantörens bankgironummer
Leverantörens plusgironummer
Leverantörens IBAN-nummer som finns med i betalningsfilen till banken
Leverantörens swiftadress (BIC) som finns med i betalningsfilen till banken (används vid utlandsbetalningar)
Fri text för att ange t ex vilket bankkontor man använder
Ange den person som är betalningsansvarig. De personer som ska kunna väljas måste registreras och sparas i användarregistret (Huvudmeny - Administration - Säkerhet - Användare).
Om samma person attesterar fakturan eller om attestering sker utanför PENGVIN kan man ange att fakturor som standard är "godkända för betalning". Om annan person än den som registrerar faktura skall attestera den är det rekommenderbart att man anger "Ej godkänd för betalning". Vill man ha ytterligare säkerhet att inte godkänna fakturor för betalning bör systeminställningen (flaggan) "Kontroll att faktura är bokförd innan betalning" aktiveras.
Det finns möjlighet att sätta upp, per lager, att flera personer skall attestera leverantörsfakturan innan den godkänns. Se avsnitt "Flera attestpersoner...".
Det finns fem olika betalningsstatus att välja mellan
Ej godkänd för betalning - fakturan kan inte hamna som betalningsunderlag
Godkänd för betalning - krävs för att fakturan ska komma på betalningsförslaget under ”Hantera betalningsunderlag”
Invänta kreditfaktura - leverantörsfakturan visas inte i någon användares attesturval och går heller inte vidare till betalning.
Betalning återrapporterad - Betalningen för leverantörsfakturan är återrapporterad
Skall ej betalas - fakturor visas inte i dialogen för kontroll av fakturor och skrivs inte ut på reskontrajournaler. För att söka fram fakturorna går man in i dokumentsökning leverantörsfakturor och väljer ”Skall ej betalas” som betalningsstatus.
Ange om leverantörsfakturan skall matchas automatiskt eller manuellt mot inleverans, eller inte matchas alls. Om fakturor skall matchas mot inleveranser skall man ange inleveranskontroll "manuell". Använder man automatiskt inläsning skall inlevkontroll sättas till "automatisk".
Anges om leverantörsfakturan kommer från annan leverantör än varuleveransen. Man kan sedan i leverantörsfakturaregistreringen ange vilken leverantör varorna kommer ifrån.
Konto som används för kontering av varukostnader (om konto saknas på produkten/produktgruppen) och som omkostnadskonto i samband med leverantörsfakturahanteringen. Kontroll sker att kontot är upplagt i PENGVINs kontoplan.
(Ekonomi - Redovisning - Redovisning - Redovisning - Underhåll - Redovisningsregister - Kontoplan)
Om inköp av en viss produkt ska konteras annorlunda än det som angetts som varukostnadskonto på leverantören, eller som inköp av varor i konteringsregelverket, kan man ange produktgrupp på produkten och sedan ett konto på produktgruppen under fliken "Redovisning".
Möjlighet finns att lägga in upp till två tilläggskonton för ständigt återkommande kostnader på leverantörens fakturor (pall, frakt odyl). Belopp kan läggas in på respektive konto. Kontroll sker att kontot är upplagt i PENGVINs kontoplan.
(Ekonomi - Redovisning - Redovisning - Redovisning - Underhåll - Redovisningsregister - Kontoplan)
Fältet är kopplat till PENGVINs kontoplan/koddelar
(Ekonomi - Redovisning - Redovisning - Redovisning - Underhåll - Redovisningsregister - Koddelar)
Fältet är kopplat till PENGVINs kontoplan/projekt
(Ekonomi - Redovisning - Redovisning - Redovisning - Underhåll - Redovisningsregister - Projekt)
Konto för leverantörsskuld vid registrering/kontering av leverantörsfakturor. Kontroll sker att kontot är upplagt i PENGVINs kontoplan.
(Ekonomi - Redovisning - Redovisning - Redovisning - Underhåll - Redovisningsregister - Kontoplan)
Fältet är kopplat till PENGVINs kontoplan.
(Ekonomi - Redovisning - Redovisning - Redovisning - Underhåll - Redovisningsregister - Kontoplan)
Anger vilken typ av faktura leverantören skickar, t ex varuinköp. Det
finns tre typer att välja mellan och systemet föreslår den typ som ligger
i leverantörsregistret. Används vid automatisk inläsning av fakturor och
matchning.
Använder man automatiskt inläsning skall inlevkontroll sättas till "automatisk"
och fakturatyp sättas till varuinköp.
Olika konteringsstatus finns att välja mellan (Preliminärkonterad, Ankomstkonterad, Slutkonterad)
Ankomstkonterad Används för att ankomstkontering skall ske med automatik på leverantörsfakturor. När ankomstkontering är skapad loggas detta och fakturan flaggas om till preliminärkontering. När slutkontering skapas tas hänsyn till att ankomstkontering har skett så att slutkontering sker mot interimskonto. Se avsnitt "Automatisk ankomstkontering" för mer information.
Om det är samma person som konterar fakturor som registrerar fakturor kan man ange "slutkonterad" som standard konteringsstatus. Om det är olika personer som registrerar fakturor som konterar fakturor bör konteringsstatus vara "Preliminärkonterad".
Ange den person som ansvarar för konteringen av leverantörens fakturor. De personer som ska kunna väljas måste registreras och sparas i användarregistret (Huvudmeny - Administration - Säkerhet - Användare).
Det finns möjlighet att kontera på ytterligare undernivåer i redovisningen utöver Resultatenhet och Projekt. dessa ligger till höger och är här döpta till Funktion och Säsong. Namnsättningen är valfri.
Kontroll sker att koddelen är upplagd i PENGVINs redovisning.
(Ekonomi - Redovisning - Redovisning - Redovisning - Underhåll - Redovisningsregister - Kontoplan)
Är leverantören momspliktig så läggs momskoden in. De olika momskoderna finns i momstabellen (Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Momstabell).
Det finns möjlighet att få leverantörsfakturorna samkonterade. När bunten uppdateras blir det ett verifikat per datum för samtliga fakturor om rutan är markerad.
Detta innebär att alla fakturor som är konterade på ett visst konto räknas ihop. T ex på 10 fakturor konteras varuinköpen på konto 4010, och då får man bara en konteringsrad på kontot med ett sammanräknat belopp.
Om rutan inte är markerad blir det en verifikation för varje leverantör. Om man låter systemet skapa en verifikation för varje leverantör, dvs inte markerar rutan för samkonteras, kan man via en systeminställning (flagga) ange att leverantörsnamnet skall skrivas med i verifikationstexten. Systeminställningen (flaggan) heter "Leverantörsnamn som verifikationstext" och ligger grupperad under "Redovisning".
(MV2018:3)
Kontering sker på de leverantörer som i leverantörsregistret har nyckeln #KR020", "#KR021" osv (Konteringsreferens Leverantör) angiven.
Om inköp av en viss produkt ska konteras annorlunda än det som angetts som varukostnadskonto på leverantören, eller som inköp av varor i konteringsregelverket, kan man ange produktgrupp på produkten och sedan ett konto på produktgruppen under fliken "Redovisning".
För att ställa in om leverantörsfakturor skall bli automatiskt godkända för betalning om varuradernas värde understiger båda de 2 systembeloppens gränsvärden.
För att faktura automatiskt skall bli slutkonterad och få ett verifikationsnummer anger man detta i systeminställningen (flaggan) "Skapar verifikation vid automatgodkännande"