Detta dokument är en sammanställning av de olika register och dialoger som påverkar kreditspärrar, -utrymmen, -limitar och -gränser i PENGVIN. Om fakturakunden eller köparen har en kreditspärr spärras följesedeln.
Kreditspärrkoden anges i kundregistret vid "Kreditspärr".
Kreditlimit i kronor (inkl moms). Systemet varnar enligt uppsatt kreditspärregelverk om limiten överskridits.
Kreditlimit i dagar anger hur många dagar som en/flera fakturor skall vara förfallna för att systemet ska varna/spärra för köp enligt uppsättningarna för den spärrkod kunden har angiven. Förfallna kreditfakturor spärrar inte kunden för köp även om förfallodatum passerats med angivet antal dagar. Om en kund har fakturor som är förfallna med mer än det antal dagar man angett, blir kunden spärrad (enl spärrkodsregistret) även om kreditlimiten inte är uppnådd.
Det går att ange en tillfällig kreditlimit på kund där man också anger till vilket datum den tillfälliga/temporära kreditlimiten ska gälla. Vid limitkontroll tas hänsyn till den tillfälliga limiten fram till det angivna datumet. Om datum inte är angivet används inte den tillfälliga limiten.
Datum t o m som den temporära kreditlimiten skall gälla.
Limit för ej betalda fakturor
Limit för förfallna fakturor i procent av limit för ej betalda fakturor.
Funktionaliteten vid limitkontroll fungerar så att det sker kontroll av totalt utnyttjad limit men även limit för fakturerat och förfallet. I de fall någon av dessa tre gränser överskrids visas meddelande till användaren vilken limit det är som har överskridits utifrån den spärrkod som ligger på kunden. Om något av limitfälten lämnas tomt eller är noll sker ingen kontroll.
Ett rent textfält (5 tecken) för egna anteckningar om kundens kreditvärdighet.
Talar om hur kunden ska hanteras vid order- och utleveransregistrering, t ex vid överskriden limit. Hämtas från referensregister "Spärrkoder".
(Huvudmeny - Referensregister - Kunder - Spärrkoder)
För information om hur man hanterar/ändrar PENGVIN Explorer-fönster, se avsnitt Anpassa skärmutseende
Spärrkoder sätts på kunder för att systemet ska styra om en kund har rätt att handla på kredit eller inte. Om det skall gå att sälja kontant och göra returföljesedlar och returkvitton även på spärrade kunder markeras detta på avsedd plats i registret för spärrkoder.
Ett utleveransunderlag går att spara på kunden oavsett spärrkod, men detta kan i vissa fall bara göras om till kontantkvitto om spärrkoden inte tillåter kreditförsäljning. Tänk på att alltid ange rätt namn och telefonnummer om en utleverans sparas som ett utleveransunderlag och ett vanligt kontantkundnummer används!
Man anger hur kunden ska hanteras dels i order-, dels i utleveransregistreringen och kan alltså hantera kunden på olika sätt beroende på vilken registreringsdialog man jobbar med. En av fördelarna med detta är att man t ex kan tillåta kontantkunder att beställa varor (via orderregistreringen), men de måste sedan betala kontant när de hämtar varorna eftersom kreditförsäljning på kontantkunder inte tillåts.
Kreditlimit kan anges både i kronor och i antal dagar. Detta anges i kundregistret.
Identitet på spärrkoden
Beskrivande namn på spärrkoden
Generellt gäller att gröna och gula markeringar endast är till för att
upplysa säljaren om kundens kreditvärdighet och där den gula markeringen
är lite allvarligare. Röda markeringa stoppar alltid ordern så att den
inte går att spara.
Här anger man om och i så fall hur visningen av spärrkodsbeskrivningen
ska ske.
De alternativ som finns är
Visning (Grön) - visar beskrivningen av spärrkoden med en grön markering. Används för alternativ där kunden är godkänd.
Varning (Gul) - visar beskrivningen av spärrkoden med en gul markering. Används för alternativ där kunden är godkänd men säljaren bör upplysas om något som rör kundens kreditvärdighet. Order går att spara för vidare hantering i systemet.
Spärrad (Röd) - visar beskrivningen av spärrkoden med en röd markering. Används för alternativ där kunden inte är godkänd för att lägga order. Order går att lägga och spara för vidare hantering i systemet. Order går inte att spara.
Ingen hantering - visar ingen spärrkodsbeskrivning.
Här anger man om och i så fall hur och när visningen av kundens saldo ska ske.
De alternativ som finns är
Visa alltid varna vid överskriden - Visar alltid hur kunden saldo ser ut och varnar (gul markering) om limiten överskridits.
Limit ej överskriden 
Limit överskriden 
Visa alltid spärra vid överskriden - Visar alltid hur kundens saldo ser ut och spärrar (röd markering) om limiten överskridits.
Limit ej överskriden
Limit överskriden 
Visa överskriden varna - Visar och varnar (gul markering) endast kundens saldo om limiten överskridits.
Limit ej överskriden
Limit överskriden
Visa överskriden spärra - Visar och spärrar (röd markering) endast kundens saldo om limiten överskridits.
Limit ej överskriden
Limit överskriden
Visa ej - Ingen visning av kundsaldo sker oavsett om limiten överskridits eller ej.
Rutan markeras om kunder med aktuell spärrkod måste debiteras handpenning vid orderläggning. Handpenningsrutan kan avmarkeras vid enskilt ordertillfälle. Funktionen kräver att systemflaggan "Användande av handpenning i order" är aktiverad.
Kreditinformationen visas i ett separat fönster i samband med att kundnumret registrerats, om man angivit att visning ska ske. Man måste då aktivt godkänna detta fönster med [enter] eller genom att klicka på [OK]. Om man vill se kreditinformationen igen gör man det via Visa-menyn, "Visa kreditinformation".
De alternativ som finns är
Ingen visning - Ingen visning av kundsaldo sker oavsett om limiten överskridits eller ej.
Visa alltid - Kreditinformationen visas alltid oavsett om limiten överskridits eller ej. Man godkänner att man sett informationen genom att trycka [enter] eller klicka på [OK].
Visa vid överskriden limit - Kreditinformationen visas endast om limiten överskridits. Man godkänner att man sett informationen genom att trycka [enter] eller klicka [OK].
Kreditinformationen visas i ett separat fönster i samband med att följesedeln sparas, om man angivit visning/spärr ska ske. Man måste då aktivt godkänna detta fönster med [enter] eller genom att klicka på [OK].
De alternativ som finns är
Ingen visning - Ingen visning av kundsaldo sker oavsett om limiten överskridits eller ej.
Visning med spärr - Visar alltid information om att kunden är spärrad, d v s endast kontantköp kan godkännas. En följesedel kan inte sparas på angivet kundnummer. Man godkänner att man sett informationen genom att trycka [enter] eller klicka på [OK]".
Visning utan spärr - Visar alltid information om kundens kreditlimit och saldon men kunden är inte spärrad för köp på kredit, d v s en följesedel kan sparas på angivet kundnummer.
Visning vid överskriden limit med spärr - Visar endast information om kundens limit ör överskriden och spärrar för kreditköp, d v s endast kontantköp kan godkännas. En följesedel kan inte sparas på angivet kundnummer. Man godkänner att man sett informationen genom att trycka [enter] eller klicka på [OK].
Visning vid överskriden limit utan spärr J/N - Visar endast information om kundens limit ör överskriden och säljaren får vid registreringstillfället ta ställning till om köpet ska godkännas eller ej genom att svara Ja (Yes)/Nej (No). Svarar man Nej/No kan en följesedel inte sparas på angivet kundnummer.
Rutan markeras om kontantförsäljning skall
tillåtas på kunder med denna spärrkodstyp. Om rutan inte är markerad kan
kontantköp inte genomföras.
Detta kan vara användbart t ex för att hindra att privatkunder handlar
på ett fakturakundnummer för att åtnjuta otillbörliga rabatter.
Rutan markeras om det skall vara tillåtet
att skapa kreditföljesedlar på kunder med denna spärrkodstyp. Om rutan
inte är markerad kan kreditföljesedlar inte sparas.
Detta kan t ex vara användbart på kontantkundnummer om man där inte vill
tillåta kreditföljesedlar men däremot på kunder som är spärrade på grund
av överskriden limit.
Anger om kund skall kreditspärras efter försäljningen som resulterar i att kreditlimiten överskrids. Spärrkoden som kunden får hämtas från systemreferensen "Spärrkod vid automatisk kreditspärr".
Beroende på hur spärrkoderna är uppsatta visas aktuell information i orderregistreringen.
Beroende på hur spärrkoderna är uppsatta visas aktuell information i utleveransregistreringen.
I vissa fall visas informationen när kundnummer anges, men man har alltid möjlighet att titta på informationen i efterhand genom att i Visa-menyn välja "Visa kreditinformation".
Det som visas i hantera kundreskontrans flikar "Kunder" och "Fakturor" under kolumnerna ”Belopp”, ”Bokfört SEK” och ”Vernr” härstammar från faktureringstillfället. Eftersom en a conto-inbetalning inte är en faktura i vanlig bemärkelse finns inga uppgifter i dessa kolumner. A conto-”kontot” kan dessutom innehålla flera olika a contoinbetalningar som skett vid flera olika tillfällen och då finns det t ex inte ett gemensamt vernr att visa. Ett a conto ”stängs” aldrig, om en kund betalar in flera gånger eller utnyttjar innestående pengar bokas detta alltid mot samma ”faktura”-nummer som a contot fick första gången det skapades. Om man däremot tittar i kolumnen ”Saldo” (till höger om kravdatum) så ser man där hur a conto-saldot ser ut. Det är detta värde som påverkas vid inbetalningar och utnyttjande.
En a conto-inbetalning hamnar i reskontran och får ett vernummer i samband med inbetalningen, men inga verifikationsnummer från betalningar visas på några (delbetalda) fakturor i Hantera kundreskontra. Om man använder sig av ”Avbetalningar” blir det samma visning i hantera fakturor som för a conto-inbetalningar.
Kundnummer
Kundens namn
Aktuell kreditspärr på kunden
Kundens kreditlimit
Kreditlimit minus Ej fakturerat och Fakturerat
Följesedlar som ännu inte fakturerats
Totalt fakturerat
Värdet på ej förfallna fakturor
Värdet på fakturor som förfallit med mindre än 30 dagar
Värdet på fakturor som förfallit med mer än 30 men mindre än 60 dagar
Värdet på fakturor som förfallit med mer än 60 dagar
Värdet på samtliga förfallna fakturor
För ytterligare information om flikar och värden i kundreskontran - se avsnitt Hantera kundreskontra
Grönmarkerad ruta visar att dokumentet påverkar kundens kreditlimit. På-/avmarkering kan ske med tangenterna [ctrl]+[F7].
Knappar
Skapar debiteringsunderlag för markerat ärende/uthyrningsrad. Om kunden är kreditvärdig skapas en följesedel, i annat fall ett utleveransunderlag.
Skapar debiteringsunderlag på samtliga ärenden/uthyrningsrader under förutsättning att man valt en debiteringsform i dialoghuvudet. Har man inte valt en debiteringsform kan debiteringsunderlag inte skapas. Om kunden är kreditvärdig skapas en följesedel, i annat fall ett utleveransunderlag.
Det som visas i kundfrågan under kolumnerna ”Belopp”, ”Bokfört SEK” och ”Vernr” härstammar från faktureringstillfället. Eftersom en a conto-inbetalning inte är en faktura i vanlig bemärkelse finns inga uppgifter i dessa kolumnerna. A conto-”kontot” kan dessutom innehålla flera olika a contoinbetalningar som skett vid flera olika tillfällen och då finns det t ex inte ett gemensamt vernr att visa. Ett a conto ”stängs” aldrig, om en kund betalar in flera gånger eller utnyttjar innestående pengar bokas detta alltid mot samma ”faktura”-nummer som a contot fick första gången det skapades.
Om man däremot tittar i kolumnen ”Saldo” i kundfrågan så ser man där hur a conto-saldot ser ut. Det är detta värde som påverkas vid inbetalningar och utnyttjande.
En a conto-inbetalning hamnar i reskontran och får ett verifikationsnummer i samband med inbetalningen, men inga verifikationsnummer från betalningar visas på några (delbetalda) fakturor. Om man använder sig av ”Avbetalningar” blir det samma visning i kundfrågan som för a conto-inbetalningar.
Fält
Kreditlimit, hämtas från kundregistret
Summan av utleveranser och restbelopp på obetalda eller delbetalda fakturor. Värdet avser endast valt kundnummers utleveranser och/eller fakturor. Ev fakturor som fakturerats med valt kundnummer som fakturakundnummer ingår inte detta i saldot.
Summan av ordervärdena (inkl. moms) på valt kundnummer.
Summan av värdet (inkl. moms) på valt kundnummers utleveransunderlag.
Summan av värdet (inkl. moms) på valt kundnummers följesedlar.
Summan av ej förfallna fakturor. Ev fakturor som fakturerats med valt kundnummer som fakturakundnummer ingår också i detta saldot om fakturan ännu inte förfallit.
Summan av fakturor som förfallit för mindre än 30 dagar sedan. Ev fakturor som fakturerats med valt kundnummer som fakturakundnummer ingår också i detta saldot om fakturan förfallit för mindre än 30 dagar sedan.
Summan av fakturor som förfallit för längre än 30 dagar sedan. Ev fakturor som fakturerats med valt kundnummer som fakturakundnummer ingår också i detta saldot om fakturan förfallit för mer än 30 dagar sedan.
För ytterligare information om flikar och värden i kundreskontran - se avsnitt Kundfråga.
Som service till kunden kan man skicka samtliga fakturor till exempelvis huvudkontoret/moderbolaget oavsett vilken avdelning/enhet som köpt produkterna. Den fysiska fakturan går till det kundnummer som man angivit i fakturakundnummer i kundregistret och det är också på fakturakundnumret som ev. kravbrev och räntefakturor skapas. Den köpande kundens kreditlimit påverkas vid registrering av utleverans och i samband med fakturering.
I kundfrågans flik "Reskontra" visas fakturorna på det kundnummer som fakturerats.
I "Saldo totalt" visas endast valt kundnummers (i exemplet kundnummer 6069) saldo. Således ingår inte värdet för köpande kundnummers (i exemplet 4804) fakturor, men dessa värden visas i något av fälten "Ej förfallet", "Under 30 dagar" och "Över 30 dagar" beroende på om och hur många dagar fakturan förfallit.
Köpande kundnummers (i exemplet kundnummer 4804) reskontraflik visar inga fakturor utan endast ett värde i fältet "Saldo totalt"
För ytterligare information om fakturakundnummer, se avsnitt Fakturakundnummer