Hantera fakturering Q

För information om hur man hanterar/ändrar PENGVIN Explorer-fönster, se avsnitt Anpassa skärmutseende

Obs!

I faktureringen är det numera krav på organisationsnummer, med tre undantag:
- Att kunden är markerad som "ej juridisk person"

- Att man inte skapar XML-bilagor

- Att det finns ett giltigt GLN-nummer som EDI-referens på kunden

 

Organisationsnumret anges med 10 siffror utan bindestreck.

Lagerid som fakturaavskiljare

Skall Lager vara fakturaavskiljare

UTGÅR MV2020:7

Det finns en funktion som gör det möjligt att få unika fakturor per lager. Om systemflaggan "Skall Lager vara fakturaavskiljare" är aktiverad, är lagerid  fakturaavskiljare och fakturor grupperas per lagerid före gruppering sker på fakturatypen. Fakturalayouten hämtar logotype från lagerregistret vid utskrift.

 

(MV2020:2) Gör det möjligt att även få unika krav och räntefakturor per lager. Om systemflaggan "Skall Lager vara fakturaavskiljare" är aktiverad, och ursprungsfakturan tidigare är hanterad enligt denna inställning, kommer ev krav och räntefakturor som skrivs ut också att hämta logotype från lagerregistret vid utskrift

 

Gruppera fakturering per lager

(MV2020:7)

Fakturera lager tillsammans

 

#HLFAK

Via nycklar är det möjligt att på lager kunna gruppera vilka lager som ska faktureras tillsammans.

Nycklar (#HLFAK) läggs upp på resp. lager med hänvisning till vilket lager som gruppering skall göras på.

De lager som saknar aktuell nyckel får ingen lager-gruppering.

 

Gruppering sker även med krav och räntefakturor enligt samma gruppering och följer den tidigare gjorda grupperingen på de fakturor som kraven/räntefakturorna består av/utgår ifrån.

 

#LAGFA

Updatering av befintliga nyckelvärden (#LAGFA) görs efter att man satt upp lagernycklarna (#HLFAK)

 

Ändrad valutakurs

(MV2020:8)

Om valutakursen ändrats efter det att fakturaunderlaget skapats men innan det blir en faktura, omsummeras momsen i de fall valutakurs skiljer sig från den valutakurs som ligger lagrad på fakturaunderlaget. Valutadatum = fakturadatum. Detta skedde inte tidigare men numera sker en kontroll om valutakurs har ändrats och uppdaterar i sådant fall momspliktigt och momsbelopp mot den nya valutakursen.

Se våra guider

Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man fakturerar:

Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man krediterar en hel faktura:

Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man backar en faktura tillbaka till följesedel (steg 2 och 3):

Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man lägger interna anteckningar på en faktura:

Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man ändrar vissa uppgifter (t ex kravantal och förfallo- eller kravdatum) på faktura:

Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur ändrar referens/beteckning:

 

Det har tillkommit en ny Explorer-dialog som kommer att ersätta den gamla accessdialogen "Hantera fakturor". I dagsläget finns båda två.

För information om hur man hanterar/ändrar PENGVIN Explorer-fönster, se avsnitt Anpassa skärmutseende

Knappar

Alla knappar visas inte i alla avsnitt/dialoger/fönster

Dölj. Stänger aktuellt fönster/avsnitt.

(MV2020:3)

Om huvudfönster ligger som flik öppnas det och få fokus när man stänger sidofönstret. Stängning sker med knapp eller tangentbordskombination [Alt][X].

Gör skjutbar. Genom att trycka på knappen skjuter man ihop föregående fönster så att detta visas till vänster i funktionsramen.

(MV2020:3)

För att skjuta undan/ta fram ett huvud- eller sidofönster klickar man på knappen eller använder tangentbordskombinationen [Ctrl][tab].

Kallas ofta play-knapp. Utför/exekverar flerfunktionsval. Används för att utföra det kommando som visas i listboxen, t ex starta en sökning. Kommandot öppnar ett nytt fönster för tillägg/borttagning av egna alternativ kopplade till huvudposten.

Hämta data, dvs uppdatera resultatet/databladet.

Spara. Används för att skapa egen genväg på PengVins startsida.

Print. Skriver ut aktuellt resultat

Överför resultatet till Excel

Justera. Används för att ändra dialogens förutsättningar, t ex lägga till eller ta bort fält.

Spara inställning datablad - Sparar inställningar för enskild användare och påverkar ingen annans datablad.

Spara grundinställning datablad - Används om man på egna bolaget vill ha en grundinställning som skiljer sig från PengVins. Denna grundinställning gäller då för alla användare som inte själva sparat en egen inställning. Detta alternativ syns bara om man i användarregistret har behörighet att utföra dessa inställningar.

Standardinställning datablad - Återställer databladet till standard som kan vara antingen PengVins original eller företagsinställning.

Ta bort grundinställning datablad - Används om man på egna bolaget vill ta bort den grundinställning man gjort, som skiljer sig från PengVins. Detta alternativ syns bara om man i användarregistret har behörighet att utföra dessa inställningar.

 

 

När man sparat ändringar i datablad är knappen grön och visar på så sätt tydligt att förändringar är gjorda.

Används för att öppna alla undergrupper i huvuddialoger och i grupperade datablad.

Används för att stänga alla undergrupper i huvuddialoger och i grupperade datablad.

Kalender

Öppnar PENGVIN-manual. Om hjälpavsnitt saknas till aktuell dialog öppnas hjälpen i huvudmenyn.

Skapar fakturor av de underlag som fått ”Daglig fakturering” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen är märkta för intervall ”Daglig” och som uppnått aktuell beloppsgräns.

Skapar fakturor av de underlag som fått ”Daglig fakturering” och ”Veckofakturering” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen är märkta för intervall ”Daglig” och/eller ”Vecka” och som uppnått aktuell beloppsgräns.

Skapar fakturor av de underlag som fått ”Daglig fakturering”, ”Veckofakturering” och ”Tvåveckorsfakturering” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen är märkta för intervall ”Daglig” och/eller ”Vecka” och/eller ”Tvåveckors” och som uppnått aktuell beloppsgräns.

Skapar fakturor av de underlag som fått ”Daglig fakturering”, ”Veckofakturering”, ”Tvåveckorsfakturering” och ”Månadsfakturering” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen är märkta för intervall ”Daglig” och/eller ”Vecka” och/eller ”Tvåveckorsfakturering” och/eller ”Månad” och som uppnått aktuell beloppsgräns.

Skapar fakturor av de fakturor som fått ”Övriga fakturor” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen INTE är märkta för intervall ”Daglig”/”Vecka”/ ”Tvåveckorsfakturering”/”Månad” men som uppnått aktuell beloppsgräns.

I filtreringen kan man ange en egen beloppsgräns. Om fältet lämnas blankt styr den fakturagräns som angetts antingen på fakturatypen eller i systembeloppet. Om belopp anges i filtreringen överstyr detta värde samtliga andra beloppsgränser och fakturorna som uppnår denna gräns får i kolumnen fakturaintervall ”Övriga fakturor”.

Överför verifikationener till redovisningen. Finns i avsnitt "Verifikationer".

Knapp i datablad

Visar fakturajournal med möjlighet att skriva ut.

Filtrering

Filtrering kan ske på bolag, kundnummer, underlags- och fakturatyp.

Om man använder sig av filtrering är det bara de fakturaunderlag som visas i resultatet i "Faktureringsunderlag" som kommer att faktureras när man väljer att fakturera något av alternativen. De bortfiltrerade underlagen påverkas inte även om de har samma fakturaintervall som man fakturerar.

Kundsökning

Genom att skriva t ex kundnamn i fältet för ”Kundnr (Sökbegrepp)” och trycka TAB öppnas ordinarie kundsökningen. Man kan använda enter-tangenten istället för tab.

Vid skapa fakturor

Fakturadatum

Om fältet lämnas blankt sätts dagens datum till fakturadatum.

Sortering

Välj vilken sorteringsordning fakturorna skall ha när de skapas (kundnummer-, namn- eller postnummerordning). Om fältet lämnas blankt skapas fakturorna i kundnummerordning.

Kategori

Välj om arbete skall ske med vanliga fakturor eller räntefakturor. Om fältet lämnas tomt bearbetas samtliga.

Beloppsgräns

Om fältet lämnas blankt styr den fakturagräns som angetts antingen på fakturatypen eller i systembeloppet. Om belopp anges här överstyr detta värde samtliga andra beloppsgränser.

 

Funktioner

Följesedlar

Visa följesedel

Visar följesedeln som dokument, i bildskärmen. Det finns också möjlighet att skriva ut, spara som fil eller mejla den.

Skapa fakturaunderlag valda poster

Skapar underlag för valda poster. Man välja att skapa underlag på flera följesedlar på en och samma gång.

Välja rader i en följd
Klicka på första raden som skall väljas, hålla ner shift-tangenten och klicka sen på sista raden som skall väljas. Klicka på playknappen vid "Skapa fakturaunderlag valda poster".
Välja rader som inte ligger i en följd
Klicka på första raden som skall väljas, hålla ner ctrl och klicka på övriga rader som skall väljas. Klicka på playknappen vid "Skapa fakturaunderlag valda poster"

Skapa fakturaunderlag samtliga poster

Skapar fakturaunderlag på alla rader som är klara för fakturering, dvs har en grön symbol.

Symbol

Aktuell post klar för fakturering

Aktuell post är inte klar för fakturering, t ex beroende på att den är spärrad eller låst av annan användare. I fältet info visas anledning.

Följesedelsnr

Följesedelsnummer. Numret är länkat till dialogen för "Visa utleverans" (dubbelklick).

Ordernr

Ordernummer. Numret är länkat till dialogen för "Visa order" (dubbelklick).

Lev.datum

Följesedelsdatum.

Kundnr

Kundnummer. Numret är länkat till dialogen för "Visa kund" (dubbelklick).

Spärrad

Om rutan är markerad är utleveransen spärrad med dokumentspärren. Man kan direkt i denna dialog ta bort/markera spärr.

 

Namn

Kundens namn

Info

Information om varför följesedeln är spärrad

Motnr

Mottagarnummer

Er Beteckning

Kundens beteckning.

Mottagare

Namn på mottagaren

Er Referens

Kundens referens

Säljare

(MV2020:4)

Registrerad säljare på utleveransen

Betalningsvillkor

Betalningsvillkor. Betalningsvillkor kan läggas till/ändras direkt i denna dialog.

Belopp

Följesedelns totala nettobelopp (exkl moms)

Belopp inkl

Följesedelns totala bruttobelopp (inkl moms)

Valuta

Valuta

Fakturatyp

Fakturatyp. Fakturatyp kan läggas till/ändras direkt i denna dialog.

Lager

Visar det lager sedeln är registrerad på

Klientid

Visar det bolag sedeln är registrerad på

Faktureringsunderlag

Vid skapande av fakturor läggs även poster till PED för distribution av elektroniska fakturor. När distribution skall ske via epost sker det numera en kontroll att PED-poster som skapas innehåller en syntaxmässigt godkänd adress. Om epost inte är korrekt skapas inte fakturan utan ligger kvar som underlag med en feltext under info i dialogen. Det sker bl a kontroll att adressen innehåller @, att det finns en punkt samt två eller tre bokstäver efter @ samt att strängen inte börjar med @.

I dialogen är det grupperat per fakturaintervall

Intervallfakturering

Man kan välja att sätta upp en eller flera intervaller för fakturatypen. Anger man inget fungerar fakturatyperna precis som tidigare. Vid skapande av faktureringsunderlag tas hänsyn till de olika intervallerna och man kan därefter välja att fakturera ”Daglig”, ”Vecka”, ”Tvåveckors”, ”Månad” eller ”Övriga”.

Beloppsgräns

Det är endast de underlag som nått upp till beloppsgränsen som faktureras. De underlag som visas i skärmen, och där man ser beloppsgränsen för att den inte är uppnådd, blir inte fakturerad när man trycker på någon av fakturerings-knapparna. De underlag som inte nått upp till beloppsgränsen får ett fakturaintervall som säger"Intervall under gräns" eller "Övrig under gräns".

Filtrering

Om man använder sig av filtrering i första fönstret "Fakturering" är det bara de fakturaunderlag som visas i resultatet i "Faktureringsunderlag" som kommer att faktureras när man väljer att fakturera något av alternativen. De bortfiltrerade underlagen påverkas inte även om de har samma fakturaintervall som man fakturerar. Observera att filtrering måste ske i filtreringsdialogen och att man i underlaget (databladet) inte kan filtrera med hjälp av filtrering på kolumner. Det man ev filtrerar bort i databladet kommer ändå att påverkas när man fakturerar.

    

Funktioner/kommando

Fakturera Dag (1)

Skapar fakturor av de underlag som fått ”Daglig fakturering” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen är märkta för intervall ”Daglig” och som uppnått aktuell beloppsgräns.

Fakturera Vecka (1-2)

Skapar fakturor av de underlag som fått ”Daglig fakturering” och ”Veckofakturering” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen är märkta för intervall ”Daglig” och/eller ”Vecka” och som uppnått aktuell beloppsgräns.

Fakturera Tvåveckor (1-3)

Skapar fakturor av de underlag som fått ”Daglig fakturering”, ”Veckofakturering” och ”Tvåveckorsfakturering” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen är märkta för intervall ”Daglig” och/eller ”Vecka” och/eller ”Tvåveckors” och som uppnått aktuell beloppsgräns.

Fakturera Månad (1-4)

Skapar fakturor av de underlag som fått ”Daglig fakturering”, ”Veckofakturering”, ”Tvåveckorsfakturering” och ”Månadsfakturering” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen är märkta för intervall ”Daglig” och/eller ”Vecka” och/eller ”Tvåveckorsfakturering” och/eller ”Månad” och som uppnått aktuell beloppsgräns.

Fakturera Övrig

Skapar fakturor av de fakturor som fått ”Övriga fakturor” i kolumnen för fakturaintervall, dvs de fakturaunderlag som på fakturatypen INTE är märkta för intervall ”Daglig”/”Vecka”/ ”Tvåveckorsfakturering”/”Månad” men som uppnått aktuell beloppsgräns.

I filtreringen kan man ange en egen beloppsgräns. Om fältet lämnas blankt styr den fakturagräns som angetts antingen på fakturatypen eller i systembeloppet. Om belopp anges i filtreringen överstyr detta värde samtliga andra beloppsgränser och fakturorna som uppnår denna gräns får i kolumnen fakturaintervall ”Övriga fakturor”.

Fakturera allt

Om man skulle vilja fakturera allt, så är det alltså bara två knappar som man trycker på: "Fakturera Månad (1-4)” (som tar alla de med något angivet intervall) och ”Fakturera Övrig” (som tar resten). Då faktureras allt utom det som ligger som ”under gräns”. Vill man fakturerar verkligen allt måste man ändra beloppsgränsen i filtreringen till 0 kr, den överstyr alla andra beloppsgränser. Då hamnar alla som ”övrig” och det räcker med en knapptryckning på ”Fakturera Övrig”.

Summering

Det går att få en summering i databladet när man grupperar, men inte om dialogen öppnas från Access-klienten.

Kolumnbeskrivning

Id

Fakturadokumentnummer. Numret är länkat till dialogen för "Visa faktura" (dubbelklick).

Genom att högerklicka på idnumret får man möjlighet att förhandsgranska (och skriva ut) fakturaunderlaget på skärmen, skapa faktura på markerat underlag eller backa fakturan tillbaks till följesedel.

Visa underlag

Visar fakturaunderlaget i skärmen. Där man har också möjlighet att skriva ut det, t ex som en proformafaktura vid export.

Skapa faktura mark underlag

Skapar faktura av det markerade underlaget. Det skapas en faktura även om underlaget underskrider gränsen för fakturabelopp.

Backa markerat underlag

Det är genom denna funktion möjligt att markera ett fakturaunderlag och välja att man vill backa dokumentet. Att backa dokumentet innebär att faktureringsunderlag tas bort (makuleras) och berörda utleveranser öppnas upp för redigering.

Typ

Visar vilken underlagstyp det är, t ex faktura eller räntefaktura.

Kundnr

Kundnummer. Numret är länkat till dialogen för "Visa kund" (dubbelklick).

Namn

Kundnamn

Belopp

Belopp i kundens valuta

Valutakod

Valutakod

Belopp SEK

Belopp i basvaluta

Fakt.gräns

Visar gränsvärde om underlaget underskrider aktuell faktureringsgräns. Om underlaget nått upp till fakturagränsen är fältet tomt.

Fakturaintervall

Visar vilket intervall fakturan uppnått, dvs vid vilken intervallfakturering fakturaunderlaget kommer att gå till fakturering.

Motnr

Mottagarnummer

Mottagarnamn

Mottagarens namn

Fakturatyp

Fakturatypen kan ändras fram tills att fakturan är skapad.

Betalningsvillkor

Betalningsvillkor kan ändras fram tills att fakturan är skapad.

Telefon

Telefonnummer

Levdat fr.o.m

Äldsta leveransdatum bland de följesedlar som ligger på fakturaunderlaget.

Levdat t.o.m

Nyaste leveransdatum bland de följesedlar som ligger på fakturaunderlaget.

Antal sedlar

Antal följesedlar som ligger på aktuellt fakturaunderlag.

Bolag

Bolagstillhörighet på fakturaunderlaget.

Info

Fält används för att redovisa information om felaktig e-postadress, organisationsnummer saknas mm. Underlaget kan inte fakturerats förrän uppgiften åtgärdats. (på kund/kontaktpersonen).

Ej bokförda fakturor

Visar de fakturor som är skapade men ännu inte bokförda, dvs inte överförda till kundreskontran.

Funktion/kommando

Bokför fakturor

Uppdaterar kundreskontran och skriver ut faktura- och bokföringsjournal.

Kolumnbeskrivning

Fakturanr

Fakturanummer. Numret är länkat till dialogen för "Visa faktura" (dubbelklick).

Genom att högerklicka på fakturanumret får man möjlighet att backa fakturan tillbaks till följesedel, alternativt förhandsgranska (och skriva ut) fakturan på skärmen.

Backa markerad faktura

Det är genom denna funktion möjligt att backa en faktura. Att backa fakturan innebär att faktura/faktureringsunderlag tas bort (makuleras) och berörda utleveranser öppnas upp för redigering. Om det finns en PED-faktura skapad måste man först ta bort posten i PED. Det gör man genom att högerklicka på numret i fältet "Mlogg" och välja "Ta bort post i PED"

Visa faktura

Visar fakturan i skärmen. Där man har också möjlighet att skriva ut den. Dialogen visar kundspecifik rapport om sådan finns, i annat fall standardrapport.

Typ

Visar vilken underlagstyp det är, t ex faktura eller räntefaktura.

Kundnr

Kundnummer. Numret är länkat till dialogen för "Visa kund" (dubbelklick).

Namn

Kundnamn

Belopp

Belopp i kundens valuta

Valutakod

Valutakod

Belopp SEK

Belopp i basvaluta

Motnr

Mottagarnummer

Mottagarnamn

Mottagarens namn

Fakturatyp

Fakturatyp

Betalningsvillkor

Betalningsvillkor

Telefon

Telefonnummer

Fakt.datum

Fakturadatum kan ändras fram tills att fakturan är bokförd. Glöm inte att skriva ut fakturan på nytt om datum ändras.

Förf.datum

Förfallodatum kan ändras fram tills att fakturan är bokförd. Glöm inte att skriva ut fakturan på nytt om datum ändras.

Bolag

Bolagstillhörighet på fakturaunderlaget.

Utskriven

Visar datum då fakturan skrevs ut.

Utskriven av

Visar vilken PENGVIN-användare som skrev ut fakturan.

Mlogg

Innehåller ett nummer om PED-faktura är skapad. När man backar en faktura som har skapat en post för elektronisk faktura (i EDIMEDDELANDEN_LOGG) måste man först ta bort posten (ur EDIMEDDELANDEN_LOGG) innan backning av faktura kan ske. I faktureringsdialogen hittar man "Mlogg" i fönstret "Ej bokförda fakturor". Högerklicka på numret och välj "Ta bort post i PED).

Info

Fält förberett för att redovisa information om ev uppgift som saknas som gör att fakturan inte går att bokföra. Ej i bruk ännu.

Utskriftskö

Visar de skapade fakturor som ännu inte skrivits ut (samt de redan tidigare utskrivna fakturor som lagts till utskriftskö för omutskrift).

Fakturanr

Fakturanummer. Numret är länkat (dubbelklick) till dialogen för "Visa faktura".

Genom att högerklicka på fakturanumret får man möjlighet att förhandsgranska och/eller skriva ut) fakturan.

Förhandsgranska faktura

Visar fakturan i skärmen. Där man har också möjlighet att skriva ut den. Dialogen visar kundspecifik rapport om sådan finns, i annat fall standardrapport.

Skriv ut faktura

Skriver ut aktuell faktura.

Typ

Visar vilken underlagstyp det är, t ex faktura eller räntefaktura.

Fakt.datum

Fakturadatum kan ändras fram tills att fakturan är bokförd. Glöm bara inte att skriva ut fakturan på nytt om datum ändras.

Belopp

Belopp i kundens valuta

Valutakod

Valutakod

Belopp SEK

Belopp i basvaluta

Vernr

Verifikationsnumret är länkat (dubbelklick) till visningsdialog för verifikationer där man också kan välja att göra en utskrift av fakturajournalen.

Kundnr

Kundnummer. Numret är länkat till dialogen för "Visa kund" (dubbelklick).

Namn

Kundnamn

Utskriven

Visar datum då fakturan skrevs ut om fakturan är utskriven tidigare.

Utskriven av

Visar vilken PENGVIN-användare som skrev ut fakturan om fakturan är utskriven tidigare.

Listlayout

Visar aktuell listlayout för fakturan. Listlayouten kan ändras före utskrift.

Rapport

Visar vilken rapport som kommer att användas vid utskrift (den rapport som lustlayouten är knuten till).

Skrivare

Visar vilken skrivare som kommer att skriva ut fakturan.

Info

Fält förberett för att redovisa information om ev uppgift som saknas som gör att fakturan inte går att skriva ut. Ej i bruk ännu.

Processerver

I processervern finns det  jobb för intervallfakturering där grundinställningen är angiven till underlagstyp 001 som motsvarar fakturor. Vardera processen har sedan aktuell intervalltyp som parameter (D-Dag, V-Vecka, 2V-Tvåveckors, M-Månad).

Internförbrukning

(MV2020:11)

Här kan man se underlagen innan man bokför dem. Tanken med internförbrukning är att man ur sitt sortiment (artiklar) ”tar” varor för användning internt inom företaget, t ex kaffe, kakor och papper. Då varorna som tas ut på detta sätt vanligtvis ingår i det normala sortimentet, vill man ju ha kontroll på dess lagersaldo. Däremot vill man ju inte fakturera ”sig själv”.

Skapa internförbrukningsverifikat

När man väljer internförbrukning visas de internförbrukningsunderlag (följesedlar) där det inte har skapats något verifikat. Där kan man sedan välja "Bokför internförbrukning" och det skapas då verifikation(er).

 

I övrigt fungerar det precis som i Classic: När man skapar faktureringsunderlag tas följesedlar med interna uttag med automatiskt. Skillnaden nu är att man kan se underlagen innan man bokför dem.

Verifikationer

Visar de olika verifikationer som är kopplade till faktureringen.

Det finns en ikon (enkelklick) som öppnar fakturajournalen. Verifikationsnumren är länkade (dubbelklick) till dialogen för visning av verifikation (detaljinfo).

Kolumnbeskrivning

Vernr

Verifikationsnumret är länkat (dubbelklick) till dialogen för visning av verifikationer.

Datum

Bokföringsdatum

Konteringstyp

Visar vilken typ av kontering som avses. Eftersom dialogen öppnas via faktureringen är det i detta läge bara verifikationer av typen fakturering som visas.

Verifikationstext

Text på verifikationen

VerRef

Verifikationsreferensnummer. Verifikationsreferensnummerserien kan vara en egen vald nummerserie som anges i nummerserieregistret (Huvudmeny - Systemregister - Nummerserier). Man kan också sätta upp verref-numret så att det används vid överföring till Fenix som en referens för ökad spårbarhet.

Öppnar (enkelklick) fakturajournalen.

Konteringsrader

Konteringsrader verifikation

Konterings-/verifikationsraderna innehåller olika fält (förutom konto, benämning och belopp) beroende på systemuppsättningar.

Sändningslogg

Påbörjad dialog för att visa resultatet av fakturasändning

Sändningslogg fakturor

Startat

Starttid för sändning

Sändningsnr

Sändningsnummer

Antal filer

Antal filer som omfattas av sändningen

Mottagna

Antal filer som är bekräftade som mottagna av distributören

Godkända

Antal filer som är kontrollerade och godkända av distributören

Felaktiga

Antal filer som är kontrollerade och men ej godkända av distributören

Hos kund

Antal filer som är bekräftade som mottagna av adressaten

Status

Aktuell post OK, dvs inget fel.

Aktuell post mild varning, processen har inte gått hela vägen.

Aktuell post varning. En eller flera fakturor har inte blivit godkända/inte nått adressaten.

Visar de filer som ingår i sändningen

Filer i sändning

Filnr

Filnumret är unikt för varje fil som sänds iväg.

Kundnr

Kundnumret är länkat (dubbelklick) till dialogen för visning av kund.

Namn

Kundens namn

Fakturanr

Fakturanumret är länkat dubbelklick) till dialogen för visning av fakturor.

Distribution

Distributionssätt

Markering

Aktuell post mottagen - OK

Aktuell post har inte nått hela vägen.

Aktuell post har inte blivit godkänd/inte nått adressaten.

Status

Filens sändningsstatus. Klartext vad som är fel/hur det har gått

 

Arbetsgång fakturering

  1. Huvudmeny - Försäljning - Fakturering- Följesedlar
    Selaktera/filtrera på de uppgifter som är aktuella vid denna faktureringsomgång och tryck på pil-knappen

  2. Skapa faktureringsunderlag på valda (gula) rader eller samtliga

  3. Huvudmeny - Försäljning - Fakturering - Fakturering
    Selaktera/filtrera på de uppgifter som är aktuella vid denna faktureringsomgång och tryck på pil-knappen

  4. Klicka på knappen för den fakturering som är aktuell, i exemplet "Fakturering Dag (1)"

  5. Gå tillbaka till faktureringsdialogen och välj "Utskriftskö", tryck på pil-knappen.

  6. Klicka på knappen "Utskrift samtliga" (man kan i denna dialog välja att byta utskriftslayout om man så önskar). Fakturor skrivs ut/skickas som fil.

  7. Gå tillbaka till faktureringsdialogen och välj "Ej bokförda fakturor", tryck på pil-knappen.

  8. Klicka på knappen "Bokför fakturor" (faktura- och bokföringsjournal skrivs ut och fakturorna hamna i kundreskontran).