(Huvudmeny - Systemregister - Systeminställningar - inventering)
Ange vilket pris som ska användas vid beräkning av lagervärde vid inventeringen.
Om vägt inpris saknas, dvs inte är över noll, används alltid kalkylpris som inventeringspris om systeminställning (referensen) ”Pris för lagervärdering vid inventering” är satt till 0, dvs vägt inpris.
Se också regelverk för hur inpris hämtas/räknas fram:
Om man inte vill att lagerjustering ska uppdatera inventeringsdatum i inventeringsfliken i produktregistret aktiverar man denna systeminställning (flagga).
Vid skapande av inventeringsunderlag kan man via denna systeminställning (flagga) sätt upp systemet så att filtrering på intervall av lagerplatser endast tar hänsyn till huvudlagerplats och inte reserv- resp. alternativlagerplats.
Dialogen för lagerjustering har kompletterats med en listruta innehållande fasta ändringsorsaker som hanteras i referensregistret för övriga referenser. Denna systeminställning (flagga) är till för att kunna kräva att användaren anger en orsak till lagerjustering. Den valda orsaken vid lagerjustering visas vid hantering av den löpande inventeringen och i produktfrågans lagertransaktionsflik.
Anger om tabellen för lagerplats uppdateras utifrån inventeringen vid uppdatering av lagersaldo med hänsyn till lagerförändringar. Specialfunktion - gäller ej ordinarie version av PENGVIN.
Flagan markeras om gällande lagersaldo skall skrivas ut på inventeringsunderlaget.
Det finns 2 vägar att gå vid inventering enligt nedan:
1. Man kan räkna medan butiken är öppen men då måste man registrera transaktionerna och uppdatera saldon efter det att butiken stängts. (Och man måste blir klar med detta innan man öppnar igen.)
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man inventerar med öppen butik:
2. Man kan även räkna när butiken är stängd och då kan man fortsätta att registrera inventeringstransaktioner även sedan butiken har öppnat. (Bara om produkter är räknade och listorna är ifyllda)
Länk till PENGVIN-guide som visar steg för steg hur man inventerar med stängd butik:
Skapa en inventering. (Välj om ni vill ha med gränsvärden eller ej.)
Skapa inventeringsunderlag. (Selektera eventuellt på det sortiment som skall inventeras.)
Skriv ut inventeringsunderlag. (Välj vilken listtyp ni vill ha utskriven.)
Generera jämförelsesaldo. (Saldot kan ha förändrats sedan inventeringsunderlaget skapades.) Detta moment ska göras när butiken är stängd.
Inventera era produkter så att dom i PENGVIN får statusen inventerad.
Kör ut ominventeringslista. (Denna lista innehåller de produkter som har rört sig under dagen förutsatt att produkterna har fått status inventerad i PENGVIN.)
Räkna (inventera) om de produkter som kommer ut på ominventeringslistan och registrera dessa i PENGVIN på inventeringsunderlaget.
Kör sedan kontrollera differenser. Tänk på att sätta relevanta gränsvärden innan detta moment körs.
Skriv ut en differenslista om ni har användning för en sådan.
Godkänn de differenser som har blivit om detta är riktigt.
Om differenserna är felaktiga så kan man ändra antalet genom att göra detta i registrering av inventeringstransaktioner. Tänk då på att ”uppdatera” ska vara ifyllt, inte addera.
Om ni har ändrat det inventerade antalet efter en differenskontroll så måste differenskontrollen köras en gång till. (Detta eftersom statusen ändras från differens till inventerad efter en sådan justering.)
Uppdatera lagersaldo med inventerat antal. (Produkterna får status färdigbehandlad.)
Skriv ut lagervärdeslista (detta kan man givetvis göra innan man öppnat)
Observera att man i detta läge måste bli färdig med hela kedjan. Uppdatering av saldon, innan butiken öppnar igen nästa morgon så att de inventerade produkterna har fått status färdigbehandlade (på de produkter som man under dagen har inventerat.)
Skulle inventeringen inte vara slutförd (det finns fortfarande produkter som inte är inventerade och alltså har status obehandlad i inventeringsunderlaget) så är det bara att börja om med dessa, från punkten ”Generera jämförelsesaldo”.
Skapa en inventering. (Välj om ni vill ha med gränsvärden eller ej.)
Skapa inventeringsunderlag. (Selektera eventuellt på det sortiment som skall inventeras.)
Skriv ut inventeringsunderlag. (Välj vilken listtyp ni vill ha utskriven.)
Generera jämförelsesaldo. (Saldot kan ha förändrats sedan inventeringsunderlaget skapades.) Butiken måste ha stängt inför inventeringen när detta moment körs.
Inventera ert sortiment med butiken stängd! (Eftersom butiken är stängd så ändras inga saldon i systemet, och någon ominventeringslista behövs därmed inte. Observera att det i detta läge räcker med att ni har det inventerade antalet nedskrivet på era papperslistor.)
Registrera era inventerade produkter i inventeringsunderlaget från era inventeringslistor.
Kör sedan kontrollera differenser. Tänk på att ha lämpligt gränsvärde angivet.
Skriv ut en differenslista om ni har användning för en sådan.
Godkänn de differenser som har blivit om detta är riktigt.
Om differenserna är felaktiga så kan man ändra antalet genom att göra detta i registrering av inventeringstransaktioner. Tänk då på att ”uppdatera” ska vara ifyllt, inte addera.
Om ni har ändrat det inventerade antalet efter en differenskontroll så måste differenskontrollen köras en gång till. (Detta eftersom statusen ändras från differens till inventerad efter en sådan justering.)
Uppdatera lagersaldo med hänsyn till lagerförändringar. (Här tar systemet hänsyn till om det har skett både utleveranser och inleveranser sedan jämförelsesaldot skapades.)
Skriv ut lagervärdeslistor.
0 - Obehandlad
1 - Inventerad
2 - Differens
3 - Godkänd
4 - Färdigbehandlad
Tänk på att man måste skapa en inventering (för varje enskilt lager) som lagerjusteringar ska gå mot. Den lägger man upp under Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Lager i fältet inventering.
Om artikeln man inventerar även finns på flera lagerplatser måste man även köra ut ett inventeringsunderlag som är per alternativ lagerplats. Vid instansningen tar man sedan först den ordinarie listan i ”vanliga” bilden, sedan alternativlagerplatslistan via ”Registrering av inventeringstransaktioner” (Då måste man också se till att radioknappen ”Addera” är markerad.)
För att lagret skall värderas enligt företagets policy, kan man vid inventeringen ange vilket pris som skall gälla:
Ett framräknat medelvärde på inpriset Se vidare om inpris vid inleverans. Detta är det värde som är förinställt från början.
Det pris som det kostade vid senaste inköpstillfället.
Valet av vilket pris som man vill skall gälla anges i en systeminställning (referens.) Se beskrivning av referensen.
Filtrering
Användare som skapat inventeringen
Systemet föreslår det lager som man är inloggad mot
Om man vill leta fram en viss inventering kan man ange datum från och med och/eller till och med
Om man vill leta fram en viss inventering kan man ange datum från och med och/eller till och med
Systemet föreslår aktiva inventeringar, dvs alla som inte är färdigbehandlade
Egenskaper
Löpande nummerserie som sätts av systemet.
valfritt namn på inventeringen
Välj vilket lager som ska inventeras
Systemet föreslår dagens datum men detta kan ändras. Genom att klicka på knappen med två prickar öppnas en kalenderdialog.
Gränsvärde används för att godkänna raddifferenser till ett visst värde. Båda parametrarna måste vara angivna och systemet kombinerar dessa båda vid differenskontrollen. Värden kan ändras under inventeringens gång, ändringen sker före kontroll av differenser.
Används både vid inventering med PENGVIN handdator och vid registrering av inventeringstransaktioner. Det finns möjlighet att tillåta att produkter som inte finns med på inventeringsunderlaget läggs till vid inventeringstillfället. Detta måste då anges för inventeringsunderlaget när detta skapas i PENGVIN. Det finns tre val
- Tillägg ej möjligt
- Tillägg med automatik (produkten läggs automatiskt till utan kontrollfråga)
- Tillägg med fråga (produkten läggs till efter en kontrollfråga ja/nej)
Används vid uppdatering av underlag (arkiv – uppdatera underlag) i registrering av inventeringstransaktioner vid inmatning av samma produkt.
Det finns två val:
- Addera, som lägger till antalet du skrivit in till det antal som registrerats i inventeringsunderlaget tidigare.
- Uppdatera, som ersätter det tidigare registrerade inventerade antalet.
Visar hur många produkter (rader) som inventeringsunderlaget innehåller.
Visar den lägsta statusen som någon av raderna har
Fält för att lägga in egen text för information till övriga medarbetare
Inneliggande inventeringar
Visar alla registrerade inventeringar samt vilken status de har. ”Löpande inventering” fylls på varje gång någon gör en lagerjustering. Man knyter denna löpande inventering till lagerjusteringar i lagerregistret. (Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Lager). Löpande inventering ligger alltid som "färdigbehandlad" och syns därmed inte med automatik när man öppnar inventeringsdialogen. För att se löpande inventering, välj status "färdigbehandlad" i filtreringen överst i dialogen.
Sparar skapad inventering
Stänger dialogen för inventering
Öppnar dialog för att skapa inventeringsunderlag
Öppnar dialog där man bl. a. registrerar inventerat antal, gör differenskontroller osv
Öppnar dialog där man t ex registrera produkter som inte finns på inventeringsunderlaget. Man kan också registrera en produkt ytterligare en gång trots att man registrerat den i ”behandla underlag”. Man väljer då att addera antalet eller att uppdatera med det nya antalet.
Tar bort markerad inventering
Visar alla öppna dialoger/fönster. Klicka på det fönster som skall ligga överst.
Fönsterdialogen går att ändra i storlek och flytta till önskad plats i skärmen.
Här finns möjlighet att skapa underlag (inventeringsrader) på viss lagerplats, viss produktgrupp osv. Först skapar man en inventering (namnger och väljer lager), därefter skapar man ett underlag på produkterna via "Skapa inventeringsunderlag".
De fält som är möjliga att registrera i är vita (förutom urvalsfältet överst är det fälten antal och lagerplats). Fältet byter till gul färg för att visa var markören befinner sig.
Om ett radnummer är gulmarkerat visar detta att information från lagerjustering finns på aktuell produkt. Genom att sätta markören i radnummerfältet visas texten längst ner. Till vänster visar orsak och till höger anmärkning från lagerjusteringen. Det finns möjlighet att sätta en flagga som gör det obligatoriskt för användaren att ange en orsak till lagerjusteringen. Se avsnitt lagerjustering.
Urval
I övre delen av dialogen till vänster kan användas för att selektera urvalet i skärmen. Genom att ange t ex radnummer från och med - till och med kan man minska mängden rader att arbeta med och på så sätt få en mer överskådlig skärmbild.
Datum då inventeringen gjordes. Detta datum uppdateras till produktregistret (Lagerflikens inventeringsflik) i samband med uppdatering av lagersaldo.
Om sortering ska ske fallande istället för stigande markeras rutan
Inventeringens identitet
Visar det lager som inventeringen sker mot
Man kan välja att sortera produkterna efter de fyra begreppen (produktnr, radnr, lagerplats eller logiskt nr) genom att markera i ringen under rubriken "Sortering". Därefter klickar man på knappen "Visa rader".
I övre dialogen till höger väljer man vilka rader som ska visas i skärmen genom att klicka i markeringsrutorna för något/några av de fem olika valen (obehandlade, inventerade, differenser, godkända eller färdigbehandlade) och därefter klicka på knappen "Visa rader".
Knappar
Används för att uppdatera radvisningen när man gjort förändringar i skärmen, t ex ändrat sortering eller inventerat rader.
Loggning av inventeringshändelser. Det går genom loggning att spåra när en inventering är skapad samt när raderna är skapade. Det går dessutom att för respektive rad spåra händelser med förändring, signatur och datum. Vid ändring loggas gammalt och nytt värde. Loggning sker vid ändring av antal, lagerplats eller "status". Loggningshistoriken visas från ”Behandla inventeringsunderlag” där man klickar på knappen ”Ändringslogg”.
Rapporterna kan visas på skärm, skrivas ut på skrivare eller sparas som pdf-fil på disk med hjälp av knapparna under listboxen.
Skriver ut en lista på de produkter som har differens mellan lagersaldo och inventerat antal (om dessa ligger utanför angivna gränsvärden.)
Skriver ut en differenslista med sidbrytning per lagerplats.
Liggande rapport. Skriver ut inventeringsunderlag och bryter sida för varje ny alternativ lagerplats
Stående rapport. Skriver ut inventeringsunderlag och bryter sida för varje ny alternativ lagerplats
Liggande rapport. Skriver ut inventeringsunderlag och bryter sida för varje ny lagerplats
Liggande rapport. Skriver ut inventeringsunderlag baserat på reservlagerplats.
Stående rapport. Skriver ut inventeringsunderlag baserat på reservlagerplats.
Stående rapport. Skriver ut inventeringsunderlag och bryter sida för varje ny lagerplats
Liggande rapport. Skriver ut hela inventeringsunderlaget i den sorteringsordning man valt i skärmen
Stående rapport. Skriver ut hela inventeringsunderlaget i den sorteringsordning man valt i skärmen
Skriver ut en lista med lagervärdet på de färdiginventerade produkterna
Denna lista innehåller de produkter som har rört sig under dagen förutsatt att produkterna har fått status inventerad i PENGVIN (används om man inventerar enligt metoden "Öppen butik")
Det går att i inventeringen direkt skapa en följesedel på inventeringsdifferenser i kundlokaliserat lager när differenserna är godkända.
Kundnummer och ev. mottagare för debiteringsunderlaget anges i lagerregistrets flik ”Webstock”. De följesedelsrader som skapas sätts till leveranskod E (dvs. ekonomisk transaktion) och påverkar således inte lagersaldot eftersom lagersaldopåverkan sker i samband med uppdatering av inventering.
Radnummer
Produktnummer. Numret är länkat till produktfrågan.
Produktens benämning 1 från produktregistret.
Enhet
I detta fält summeras det registrerade inventerade antalet
Aktuellt lagersaldo då inventeringsunderlag skapades eller då jämförelsesaldo genererades
Differens mellan inventerat antal och lagersaldo
Backa statusAnvänds för att backa statusen på en icke färdigbearbeta inventeringsrad. I samband med att man backar en inventeringsrad loggas detta i logghistoriken så att ändringen kan spåras. Backning av status kan endast göras på en rad i taget och ett steg i taget. Färdigbehandlad och obehandlad kan inte backas.
Ny status efter backning blir enl. följande:
Inventerad -> Obehandlad
Differens -> Inventerad
Godkänd -> Inventerad
Godkänna raddifferensAnvänds för att godkänna ev raddifferens
Status för den enskilda raden
Ordinarie lagerplats
I detta fält registreras det inventerade antalet
Alternativ lagerplats
I detta fält registreras det inventerade antalet för den alternativa lagerplatsen
Reservlagerplats
I detta fält registreras det inventerade antalet för reservlagerplatsen
Visar det logiska nummer som finns upplagt på produkten (logisk artikelstruktur)
Samma funktion som knappen ”Visa rader”. Används vid selektering då man vill ha ett urval av det totala inventeringsunderlaget och jobba med, i skärmen.
Export-funktion för inventering med PENGVIN Palm handdator (används inte i den nyare applikationen PV Mobile (Windows CE/Windows mobile)
Stänger dialogen för behandla inventeringsunderlag
Körs efter att inventerat antal registrerats. Tänk på att sätta relevanta gränsvärden innan detta moment körs.
Används för att godkänna raddifferens på rad som ej godkänts automatiskt enligt de gränsvärde (kronor och antal) man satt upp. Man kan också klicka på knappen med två prickar bredvid varje enskild rad i underlaget.
Används om man inventerar enligt variant 1, d v s med öppen butik.
Används om man inventerar enligt variant 2, d v s med stängd butik.
Uppdaterar nya/ändrade lagerplatser till produktregistret
Generera jämförelsesaldo körs precis före själva fysiska inventeringen startas.
Visar dialog för lagerplatser med bl. a inventerat antal, referensantal (lagersaldo före inventering) och differensantal.
Visar dialog med totala differenser i den färdigbehandlade inventeringen
Följer office-standard
Ordnar fönster ovanför varandra så att alla fönster visas och så att de inte överlappar varandra.
Ordnar fönster bredvid varandra så att alla fönster visas och så att de inte överlappar varandra.
Ordnar fönster överlappande så att namnlisten på varje fönster visas.
Ordnar alla ikoner för minimerade fönster i rader längst ned i Access-fönstret.
Visar alla synliga fönster. Klicka på det fönster som skall ligga överst.
Se avsnitt "Registrering av inventeringstransaktioner"
(Huvudmeny - Stödrutiner - Lagerjusteringar)
I dialogen Lagerjusteringar registreras lagersaldoavvikelser. Dessa loggas sedan i den Löpande inventering man angivit i Lagerregistret, se ovan.
Produktnummer registreras eller söks fram.
Antal anges (negativt antal om minskning av lagersaldo ska ske, positivt om ökning) och därefter klickar man på Spara.
Om hela antalet ska justeras till 0 (noll) markeras rutan Saldo och därefter sparas posten genom att klicka på Spara.
Det finns en systeminställning (flagga) som kan aktiveras för att kräva att användaren anger en orsak till lagerjustering. Den heter ”Obligatorisk orsak vid lagerjustering”. Dialogen för lagerjustering innehåller en listruta med fasta ändringsorsaker som hanteras i referensregistret för övriga referenser. Om den systeminställningen (flaggan) är aktiverad är det krav på att en orsak är vald. Förutom listruta med val finns det även ett anmärkningsfält. Den valda orsaken vid lagerjustering visas vid hantering av den löpande inventeringen samt i produktfrågan.
(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Lager)
För varje lager läggs en löpande inventering upp i inventeringsrutinen och knyts sedan till respektive lager i referensregistret "Lager". Denna används av rutinen Lagerjustering