(Huvudmeny - Referensregister - Övrigt - Nyckeltyper)
Dialogen är till för underhåll av nyckeltyper kopplade till avräkningsmodell, kontaktperson, kund, kundorder, lager, leveranskontrakt, leverantör, maskin, orderrad, produkt, produktgrupp och ärende. De nycklar man skapar här kommer att dyka upp som nyckelval vid klassificering/sökning av dessa register. Exempelvis i leverantörsregistret kan man skapa ett urval baserat på ett antal kriterier, varefter man kan tilldela hela urvalet en viss nyckeltyp.
För information om hur man hanterar/ändrar PENGVIN Explorer-fönster, se avsnitt Anpassa skärmutseende
Anger vilka register nyckeln skall användas till (t ex leverantör, kundorder eller produktgrupp).
Lager - Nycklar kopplade till lager. Syftet med detta är bl. a. att kunna använda dessa i konteringsregelverket
När man markerar den referenstyp man vill arbeta med visas den/de nycklar som är upplagda för aktuell referenstyp.
En kod som unikt identifierar den aktuella nyckeltypen
En beskrivande text som beskriver nyckeln. Denna kommer att visas som ett val i de listrutor där man vill klassificera en eller flera poster från ett register.
Denna ruta skall markeras om man vill att det skall vara obligatoriskt med att ange ett värde för nyckeldata.
Denna ruta markeras om man vill kunna välja flera nyckeltyper kopplat till en post i ett register.
Genom att markera rutan ingår aktuell produktnyckel i fritextsökning av produkter. Vid inläsning av nya produkter via sortimentsunderhållet har man möjlighet att lägga upp ytterligare sökord som finns med i filen från leverantören eller registrera manuellt. Dessa läggs upp som produktnycklar enligt de systemreferenserna (Nyckeltyp för sökord 1, 2 osv) man angett. För mer info om frisökning, se avsnitt fritextsökning i produktsökningen.
Om rutan är markerad öppnas underformulär med automatik
när annan post markeras. Även datat/resultatet i underliggande flik uppdateras
med automatik när annan post markeras.
Om rutan inte är markerad måste man manuellt klicka på pilknappen för att starta underformulär alternativt klicka på refresh-knappen när man vill uppdatera datat.
Utför/exekverar flerfunktionsval. Används för att
utföra det kommando som visas i listboxen.
Dölj. Stänger aktuellt fönster/avsnitt.
Gör skjutbar.
Genom att trycka på knappen skjuter man ihop föregående fönster så
att detta visas till vänster i funktionsramen.
Refresh, hämtar data på nytt, dvs uppdatera resultatet/databladet.
Används för att spara ändringar som gjorts i datablad,
t ex om man flyttat kolumner eller grupperat uppgifter. Samma knapp används
också för att återställa grundinställningar om man ångrat sina ändringar.
När man sparat ändringar i datablad är knappen grön
och visar på så sätt tydligt att förändringar är gjorda.
Print. Skriver ut aktuellt resultat
Överför resultatet till Excel
Öppnar PENGVIN-manual. Om hjälpavsnitt saknas till
aktuell dialog öppnas hjälpen i huvudmenyn.
Öppnar detaljinfo för vald post för redigering av
densamma.
Används för att lägga till poster.
Används för att ta bort poster.
Öppnar detaljinfo för vald post för redigering av
densamma.
De alternativ som man skall kunna välja mellan då man tilldelar nyckeldata till vald nyckeltyp i de olika dialogerna.
Materialspecifikation
Materialspecifikationen skrivs ut i samband med fakturering. Denna används för att kunden ska kunna lämna en ”följsedel” (materialspecifikation) till sin slutkund, där inte kundens rabatter redovisas.
Max 10 kundnycklar kan läggas upp för kontering (#R0-#R9)
Kontering sker på de kunder som i kundregistret har den kundnyckel angiven som heter #R0
Kontering sker på de kunder som i kundregistret har den kundnyckel angiven som heter #R1 osv
Kundkontering kan också användas så att summering sker per mottagarnummer istället för produktgrupp. Funktionen är användbar då slutkunden t ex vill kontera per kostnadsställe.
Lägg upp en ny kundnyckeltyp med id #FK och döp den t ex till "Fakturakontering per mott."
Markera rutan ”Konteras” på de kunder som skall ha kontering på sin faktura.
Ange kundnyckel (#FK Fakturakontering per mott).
Om kunden har uppsatt att kontering på faktura ska ske kommer konteringen att grupperas per mottagare när denna nyckel finns på kunden.
Det är dock ingen kontering per konto som sker på mottagare om man har angett denna kundnyckel, utan en gruppering/summering av värdet som just den godsmottagaren handlat för. I samband med att man sätter denna kundnyckel upphör funktionen att kontera faktura per produktgrupp på just den kunden.
Om en kund kräver information på specifika produkter (t ex batchnummer) i samband med försäljning kan man förse kunden med detta med hjälp av en produkt- och en kundnyckeltyp. Nyckeltypen kodas #EF i både kund- och produktregistret. Se ytterligare information i avsnitt Extra info vid försäljning.
Kodas #CR
Man har möjlighet att i systemet sätta upp varningar och/eller spärrar för att vissa produkter inte skall säljas till en viss kund. Det kan t ex ha med kundens miljöpolicy att göra att de exempelvis inte fåt köpa klorin. För att kunden själv inte skall behöva hålla reda på detta sätter man i PENGVIN-systemet upp nycklar på aktuella kunder och produkter och får vid försäljningstillfället information om att produkterna inte får köpas av kunden.
De produkter som skall spärras/varnas förses med en särskild produktnyckeltyp med nyckeltypen "#PK" som står för "Produktklassning". En och samma produkt kan ha flera klassningsbegrepp. Nyckeltypen levereras inte med automatik utan läggs upp i kundens miljö. Denna nyckeltyp går också att lägga upp som produktgruppsnyckel.
De kunder som skall spärras/varnas förses med en särskild kundnyckeltyp med nyckeltypen #PS (Produktspärr) och/eller #PV (Produktvarning). Resultatet blir att om man lagt upp PS-nyckeln "Klor" på kunden blir produkter märkta med PK-nyckeln "Klor" spärrade. Vid försäljningsregistrering i kundorder och utleverans kommer rött spärrmeddelande upp om produkten är spärrad för kunden och gult varningsmeddelande om produkten bara skall ha en varning. För ytterligare info se avsnitt "Spärr/varning mot..."
I kundregistret knyts/underhålls nycklar på kunderna. Det finns också möjlighet att knyta nycklar på kunderna via kundsökningen, se avsnitt nedan.
Flik Nycklar
Väljs ur listboxen. Samma nyckeltyp kan förekomma flera gånger per kund eller spärras så att den endast får finnas en gång beroende på hur det är uppsatt i referensregistret kundnycklar.
Den undergrupp av nyckeltypen som kunden tilldelats. Väljs ur listboxen eller fritt textfält beroende på hur man satt upp nyckeltypen i referensregistret.
Nyckelsökning
Används som extra sökbegrepp
Nyckeltyp väljs ur listboxen (
).
Nyckelord väljs ur listboxen ()
Adressetiketter
Via produktsökningen har man möjlighet att tilldela nycklar till eget urval. Först skapar man en nyckeltyp som man döper till exempelvis "Utskick". Därefter skapar man sitt specifika urval och döper det till ett lämpligt nyckelvärde. Man kan också rensa nycklar på visst urval i denna flik i produktsökningen.
När man lagt de produkter man vill tilldela nycklar i sitt urval anger man den Nyckeltyp och ev Nyckelord man vill ge produkterna. Klicka sedan på Skapa nycklar. Vill man lägga till ytterligare nyckel gör man om momentet.
När man lagt de produkter, på vilka man vill rensa bort nycklar, i sitt urval anger man i Nyckeltyp den nyckel man vill ta bort från produkterna. Klicka sedan på Rensa nycklar. Vill man ta bort till ytterligare nyckel gör man om momentet.
Adressetiketter från urval innebär att man kan skriva ut etiketter till de kunder eller kontaktpersoner som finns underhållna i PENGVINs kund- och kontaktpersonsregister. Man har möjlighet att utnyttja samtliga PENGVINs selekteringsbegrepp inklusive kundnycklar för kundsökning.
(Kreditvärdighet osv.) Den huvudgrupp av nyckel som produkten tilldelats
(AA+ osv.) Den undergrupp av nyckeltypen som produkten tilldelats
Det finns möjlighet att statistiken endast skall omfatta kunder/produkter/leverantörer som har angivna nycklar eller kombinationen nyckel och nyckelord.
Används för att skapa ett urval som tilldelas en kundnyckel. Kundnyckeln väljs sedan som mottagare av utskicket och omedelbart kan man se resultatet av de som skall få utskicket under fliken berörda kunder. Målgrupp kan användas för att för att klassa kunder.
Används vid behov av alternativa edi-referenser på lager. Den alternativa EDI-referensen anges i lagerregistrets flik ”Nycklar” och används vid inläsning av import av leverantörsfakturor. Detta innebär att man kan ha flera olika edi-referenser på varje lager.
Konteringsansvarig
En nyckeltyp kan läggas till för att knyta en viss användare som attestansvarig för visst lagers leverantörsfakturor. Nyckeltypen skall heta #LFA34.
Konteringsansvarig på leverantörsfakturan hämtas enligt följande prioritetsordning:
1 – Leverantörsregistrets lagerflik
2 – Leverantörsregistrets reskontraflik
3 – Lagerregistrets nyckelflik
4 - Attestansvarig från användarregistret (roll Attestansvarig leverantörsfakturor klient)
Systemflaggan "Automatisk tilldelning till order vid inleverans" kan överstyras för enskilt lager. Detta görs genom en speciell lagernyckel (upplagd med automatik i systemet) där man kan ange ett avvikande värde. På de lager denna nyckel saknas gäller systemflaggan.
Med systemflaggan "Exkludera Levkod (L) vid tilldelning kan man exkludera inleveransrader kodade som lagervaror (levkod=L) vid tilldelning. Det finns möjlighet att överstyra flaggan via lagernyckel (upplagd mad automatik i systemet) där man kan ange ett avvikande värde. På de lager denna nyckel saknas gäller systemflaggan.
Används vid beställning till Intepares-portalen om man har flerbolagshantering
Används vid beställning till Intepares-portalen om man har flerbolagshantering
Används för att sätta upp konteringsregelverk för tilläggskostnader på leverantörsfakturan så att resultatenhet hämtas från lagerregistret. Kontering sker på de lager som i lagerregistret har nyckeln "#KR340", "#KR341" osv (Konteringsreferens Lager) angiven.
En nyckeltyp kan läggas till för att knyta en viss användare som attestansvarig för visst lagers leverantörsfakturor. Nyckeltypen skall heta #LFA34.
Konteringsansvarig på leverantörsfakturan hämtas enligt följande prioritetsordning:
1 – Leverantörsregistrets lagerflik
2 – Leverantörsregistrets reskontraflik
3 – Lagerregistrets nyckelflik
4 - Attestansvarig från användarregistret (roll Attestansvarig leverantörsfakturor klient)
Funktionen
används för att snabbt kunna se lagersaldot hos Bergman & Beving-företagen.
Vid orderläggning av produkt, med någon av de leverantörer som är kopplade
mot saldoförfrågan, visas en extra rad i detaljinforutan. Raden visas
bara för transit- och direktrader samt för lagervaror om orderns saldo
överstiger eget lagersaldo, dvs att full leverans ej kan ske. Denna rad
presenterar leverantörens saldo samt nästa datum som leverantören räknar
med att få hem varan igen och förväntat antal för denna leverans om leverantören
har dessa uppgifter inlagd. I annat fall visas ”Ingen nästa leverans är
klar”.
Nyckeltypen skall i detta fall heta #TLSNR.
Informationen går också at få via en mobilapplikation.
Kodas #CR
För att kunna söka på flera produktnycklar i kombination med varandra läggs dessa nycklar upp med koden #S1, #S2, #S3 och #S4. Dessa fyra nyckeltyper visas i den separata kombinationsruta med egna rubriker, utifrån vad man döpt produktnycklarna till. Sökning på produktnycklar kan kombineras med övriga sökbegrepp, t ex benämning.
Används för att definiera den egna butikens sortiment på Bolists hemsida. De produkter man vill ska finnas med som sortiment, för den egna butiken, på Bolists hemsida märks #BA. Utifrån denna nyckel kan man sedan skapa en fil som man sänder till Bolist centralt och som de lägger upp som det sortiment som presenteras för slutkund på Bolists hemsida.
Avräkning alt. artikel 1
Avräkning alt. artikel 2
Avräkning alt. artikel 3
Avräkning alt. artikel 4
Avräkning alt. artikel 5
Används då inlevererat spannmål inte når upp till minimikraven enligt analysmodellen. Varan klassas då ner (lägre pris). Detta sker genom att man hämtar pris från en alternativ artikel.
Vid skapande av lego-avräkning så används värdet av denna produktnyckel som produktnummer istället för insedelns produktnummer.
Används för att ange vilken avräkningsmodell som gäller för produkten.
Ej inläsning foderorder
Legoförbund
Mottagning inköp
Mottagning lego
Foderprodukt (alternativ: std/spec)
Råvara (alternativ: sant/falskt)
Vid debitering av legolagerhyra läggs hyran in som en produkt. Denna produkt ska ha grundenhet dtm (DeciTonMånad) och priset läggs i Grundpris. Man kan alltså ha olika lagerhyra på olika spannmålssorter genom att lägga olika produktnummer på denna nyckel på spannmålsprodukterna.
Legokredit
Max 10 produktnycklar kan läggas upp för kontering på produktnyckel (#R0-#R9)
Kontering sker på de produkter som i produktregistret har den produktnyckel angiven som heter #R0 osv
Kontering sker på de produkter som i produktregistret har den produktnyckel angiven som heter #R1 osv
(MV2018:3)
Kontering sker på de leverantörer som i leverantörsregistret har nyckeln #KR020", "#KR021" osv (Konteringsreferens Leverantör) angiven.
Flera attestpersoner på leverantörsfaktura
Det finns en funktion för att sätta upp krav på fler än en attesterare för att en leverantörsfaktura skall bli godkänd för betalning. Om man vill ha flera attesterare aktiveras detta per lager genom att man lägger upp lagernycklar.
Nycklar skall vara med nyckeltyp = "#LFA1" för extra attesterare nivå 1 och om man önskar två nivåer lägger man även till nyckeltyp "#LFA2". Som nyckeldata för respektive nivå lägger man in användarsignaturen för respektive attesteringsnivå.
Därefter knyts nycklar i lagerregistret för aktuellt lager
Logiken blir enligt följande:
När den "vanliga" attestören (oftast inköparen) godkänner en faktura för betalning loggas detta som ett meddelande (i fliken statusinformation) på fakturan som sedan automatiskt delegeras till den användaren som är angiven på nyckel som första extra attesterare. Status på fakturan är då fortfarande ”ej godkänd för betalning”.
När den extra attestören godkänner sker samma sak om det finns angivet en nivå 2.
När det saknas en nästa attestnivå blir fakturan godkänd för betalning.
För respektive steg i attestkedjan sker en loggning av meddelande på fakturan.
En och samma attestperson skall aldrig behöva godkänna fakturan mer än en gång.
Attestansvarig för visst lager
En nyckeltyp kan läggas till för att knyta en viss användare som attestansvarig för visst lagers leverantörsfakturor. Nyckeltypen skall heta #LFA34.
Konteringsansvarig på leverantörsfakturan hämtas enligt följande prioritetsordning:
1 – Leverantörsregistrets lagerflik
2 – Leverantörsregistrets reskontraflik
3 – Lagerregistrets nyckelflik
4 - Attestansvarig från användarregistret (roll Attestansvarig leverantörsfakturor klient)
Används för att sätta upp konteringsregelverk för tilläggskostnader på leverantörsfakturan så att resultatenhet hämtas från lagerregistret.
@01 Pasta, initieras med värdena 100 till 114
@02 Inomhus/utomhus, initieras med värden 1000 och 9000
@03 BAS-FÄRG, initieras med värdena A, STUGRÖD, KLAR, C, GUL
@04 Antal liter Basfärg, initieras med värdena 1, 2, 2.5, 3, 5, 7, 10, 12, 15, 20, 25
@05 TINT-ID, det ID som identifierar färgtypen (ex Projekt 7). Kommer från brytmaskinen och används i receptfilen. Denna nyckel i kombination med produkttyp "struktur flexibel" triggar igång recepthanteringen i orderregistreringen.
@06 Receptfaktor. Den faktor som används för att räkna ut exakt mängd brytpasta per färgtyp.
Vid försäljning av en produkt som kodats med denna produktnyckel och det på kunden är uppsatt krav att information måste anges får man automatiskt upp en dialog där man registrerar efterfrågade uppgifter. Dialogen för registrering av information öppnas genom att högerklicka på varuraden och välja ”Hantera längdfördelning/Extra info”. Om det på kunden inte finns motsvarande kundnyckel visas, i utleveransregistreringen, ett gulmarkerat meddelande om att uppgift på produkten saknas.
(Om denna nyckel finns upplagd på kunden går det inte att spara en utleverans utan att uppgift anges.)
Se ytterligare information i avsnitt Extra info vid försäljning.
Kodas #CR
Man har möjlighet att i systemet sätta upp varningar och/eller spärrar för att vissa produkter inte skall säljas till en viss kund. Det kan t ex ha med kundens miljöpolicy att göra att de exempelvis inte fåt köpa klorin. För att kunden själv inte skall behöva hålla reda på detta sätter man i PENGVIN-systemet upp nycklar på aktuella kunder och produkter och får vid försäljningstillfället information om att produkterna inte får köpas av kunden.
De produkter som skall spärras/varnas förses med en särskild produktnyckeltyp med nyckeltypen "#PK" som står för "Produktklassning". En och samma produkt kan ha flera klassningsbegrepp. Nyckeltypen levereras inte med automatik utan läggs upp i kundens miljö. Denna nyckeltyp går också att lägga upp som produktgruppsnyckel.
De kunder som skall spärras/varnas förses med en särskild kundnyckeltyp med nyckeltypen #PS (Produktspärr) och/eller #PV (Produktvarning). Resultatet blir att om man lagt upp PS-nyckeln "Klor" på kunden blir produkter märkta med PK-nyckeln "Klor" spärrade. Vid försäljningsregistrering i kundorder och utleverans kommer rött spärrmeddelande upp om produkten är spärrad för kunden och gult varningsmeddelande om produkten bara skall ha en varning. För ytterligare info se avsnitt "Spärr/varning mot..."
Används för att hantera startkostnad, försäkring och mängdrabatt vid långtidsuthyrning.
Denna produktnyckel läggs till med automatik. Om man i registret för hyresprodukter ändrar startkostnad slår detta igenom på de produkter som via uthyrningsregistret fått denna produktnyckel (automatiskt)
Denna produktnyckel läggs till med automatik. Om försäkring finns läggs en egen varurad upp med försäkringskostnaden. Produktnummer hämtas från systemreferensen "Prodnr för försäkring i samband med uthyrning". Om inget produktnummer finns som systemreferens läggs försäkringen upp på samma produktnummer som uthyrningsartikeln.
Denna produktnyckel läggs till med automatik. Beräkning görs på ursprungsraden och mot de olika intervallerna i rabattabellen. Summan slås samman till ett negativt pris som hamnar på en varurad med samma produktnummer som uthyrningsprodukten men med benämningen hämtad från rabattabellens beskrivning.
Flik Nycklar
Väljs ur listboxen. Samma nyckeltyp kan förekomma flera gånger per produkt eller spärras så att den endast får finnas en gång beroende på hur det är uppsatt i referensregistret produktnycklar.
Den undergrupp av nyckeltypen som produkten tilldelats. Väljs ur listboxen eller fritt textfält beroende på hur man satt upp nyckeltypen i referensregistret.
För att kunna söka på flera produktnycklar i kombination med varandra läggs dessa nycklar upp med koden #S1, #S2, #S3 och #S4. Dessa fyra nyckeltyper visas i denna separata kombinationsruta med egna rubriker, utifrån vad man döpt produktnycklarna till. Sökning på produktnycklar kan kombineras med övriga sökbegrepp, t ex benämning.
Används som extra sökbegrepp
Nyckeltyp väljs ur listboxen ().
Nyckelord väljs ur listboxen ()
Sökning på kombination av produktnycklar
För att kunna söka på flera (upp till 4) produktnycklar i kombination med varandra läggs dessa nycklar upp med speciell kod. Dessa fyra nyckeltyper visas i denna separata kombinationsruta med egna rubriker, utifrån vad man döpt produktnycklarna till. Sökning på produktnycklar kan kombineras med övriga sökbegrepp, t ex benämning.
Via produktsökningen har man möjlighet att tilldela nycklar till eget urval. Först skapar man en nyckeltyp som man döper till exempelvis "Lagerstyrning". Därefter skapar man sitt specifika urval och döper det till ett lämpligt nyckelvärde. Man kan också rensa nycklar på visst urval i denna flik i produktsökningen.
När man lagt de produkter man vill tilldela nycklar i sitt urval anger man den Nyckeltyp och ev Nyckelord man vill ge produkterna. Klicka sedan på Skapa nycklar. Vill man lägga till ytterligare nyckel gör man om momentet.
När man lagt de produkter, på vilka man vill rensa bort nycklar, i sitt urval anger man i Nyckeltyp den nyckel man vill ta bort från produkterna. Klicka sedan på Rensa nycklar. Vill man ta bort till ytterligare nyckel gör man om momentet.
Den huvudgrupp av nyckel som produkten tilldelats
Den undergrupp av nyckeltypen som produkten tilldelats
Det finns möjlighet att statistiken endast skall omfatta kunder/produkter/leverantörer som har angivna nycklar eller kombinationen nyckel och nyckelord.
Då man vill arbeta med att analysera och justera värden såsom BK eller BP, måste man först definiera ett urval och tilldela detta en nyckeltyp. Exempelvis om man är flera som jobbar med olika ansvarsområden, skapar man en nyckeltyp som man döper till exempelvis "Lagerstyrning". Därefter skapar man sitt specifika urval och döper det till ett lämpligt nyckelvärde.
I lagerstyrningen söker man därpå fram utvalda produkter med hjälp av nycklarna.
Systemflaggor
Anger om produktnycklar ska läggas med på utgående xml-faktura. Produktnycklar som inleds med ”#X” läggs upp på xml-faktura, på radnivå. Produktnyckeltypens benämning får inte innehålla mellanslag.